Hallituksen muistilista isännöinnin kilpailutukseen

Isännöinnin kilpailutus ja isännöitsijän valinta kuuluvat taloyhtiön hallituksen tehtäviin, eikä näitä tehtäviä voi delegoida esimerkiksi yhtiökokoukselle. Kun taloyhtiölle halutaan uusi isännöitsijä, hallitus kilpailuttaa isännöintiyritykset sekä neuvottelee ja solmii isännöintisopimuksen.

Tiesitkö, että isännöitsijäksi on voitu 1.8.2014 alkaen valita myös isännöintiyritys? Enää ei siis tarvitse valita henkilöisännöitsijää isännöintiyrityksen henkilökunnasta, vaan isännöitsijäksi voidaan valita koko yritys.

Seuraavat asiat kannattaa muistaa isännöinnin kilpailutuksessa:

1. Harkitse kilpailutuspäätöstä huolella

• Isännöinnin kilpailutus on työlästä ja voi tulla taloyhtiölle kalliiksi. Selvitä siksi aina ensin, voitaisiinko yhteistyötä nykyisen isännöitsijän kanssa parantaa.
• Jos yhteistyötä nykyisen isännöitsijän kanssa ei saada toimimaan, kilpailuta isännöinti.
• Isännöinti kilpailutetaan myös silloin, kun taloyhtiölle valitaan ensimmäistä isännöitsijää.

2. Määrittele taloyhtiön tarpeet ja tavoitteet isännöinnille

• Asunto-osakeyhtiölain mukaan isännöitsijä mm. huolehtii kiinteistön ja rakennusten pidosta sekä hoitaa yhtiön päivittäistä hallintoa. Taloyhtiö voi tarvita isännöintiyritykseltä myös muita kuin lakisääteisiä palveluja.
• Määrittele aluksi, millaisia isännöintipalveluja taloyhtiö tarvitsee. Tarpeisiin vaikuttavat mm. taloyhtiön koko, ikä ja kunto.
• Mieti lisäksi, mitä hallitus ja osakkaat isännöinniltä odottavat ja mitä isännöinnistä ollaan valmiita maksamaan.
• Tavoitteet määritellään hallituksen kokouksessa ja kirjataan ylös. Samassa kokouksessa päätetään, kuka laatii ja lähettää tarjouspyynnöt (yleensä hallituksen puheenjohtaja).

3. Koosta ja lähetä tarjouspyyntö

• Kirjaa tarjouspyyntöön mm. taloyhtiön perustiedot, tavoitteet ja tarpeet isännöinnille sekä uuden yrityksen toivottu aloittamisajankohta.
• Tilattavaa isännöintipalvelua ei tarvitse määritellä tarkkarajaisesti.
• Lähetä tarjouspyyntö 3–5 yritykselle, joiden palvelut vaikuttavat sopivan taloyhtiön tarpeisiin.
• Kysy suosituksia hyvistä isännöintiyrityksistä myös naapuritaloyhtiöistä.
• Varaa isännöintiyrityksille kohtuullinen aika tarjousten tekemiseen.

4. Varaa aikaa tarjousten käsittelyyn ja vertailuun

• Saapuneet isännöintitarjoukset käydään läpi hallituksen kokouksessa.
• Tarkista ensin tarjousten asianmukaisuus; tarjouksesta pitää mm. käydä ilmi, millaisia palveluja isännöintiyritys taloyhtiölle tarjoaa ja millä hinnalla. Jos tarjouksen tiedot ovat puutteelliset, hylkää tarjous.
• Älä vertaa pelkkiä hintoja, vaan myös tarjottuja palveluja.
• Anna arvoa isännöintiyrityksen koko henkilökunnan osaamiselle ja koulutukselle. Muista, että taloyhtiön asioita ei nykyään enää hoida yksittäinen isännöitsijä.
• Pyydä isännöintiyrityksiltä tilaajavastuulain mukaiset selvitykset (mm. selvitys ennakkoperintä-, työnantaja- ja arvonlisäverovelvollisten rekisteriin kuulumisesta sekä kaupparekisteriote).

5. Haastattele lupaavimmat palveluntarjoajat ja käy sopimusneuvottelut

• Haastattelemalla tutustut palveluntarjoajaan ja varmistat tämän palveluiden sisällön.
• Kysy haastattelussa lisätietoja mm. isännöintiyrityksen henkilökunnasta, referensseistä, teknisestä asiantuntemuksesta, taloyhtiölle tarjottavista lisäpalveluista, kumppaniverkostosta sekä viestintäkäytännöistä.
• Kutsu sopimusneuvotteluihin isännöintiyritys, joka sopii haastattelujen perusteella parhaiten taloyhtiön tarpeisiin.
• Sopimusneuvotteluilla varmistetaan, että isännöintiyrityksellä ja taloyhtiöllä on yhteinen käsitys isännöintipalvelujen sisällöstä.
• Muista laatia sopimusneuvotteluista muistio – siitä voi olla hyötyä, jos tulee erimielisyyksiä.

6. Valitse isännöitsijä ja solmi isännöintisopimus

• Isännöintisopimus voidaan solmia, kun hallitus on tehnyt päätösvaltaisessa kokouksessaan päätöksen isännöitsijän valinnasta.
• Sopimuksessa määritellään mm. isännöitsijän päivittäiset tehtävät ja niiden hoitaminen, erillisveloitettavat tehtävät sekä mahdolliset lisäpalvelut. Sopimuksen allekirjoittavat taloyhtiön ja isännöintiyrityksen edustajat.
• Mikäli taloyhtiö valitsee isännöitsijäksi isännöintiyrityksen, isännöintiyritys ilmoittaa taloyhtiölle, kuka toimii päävastuullisena isännöitsijänä.