Taloyhtiön hallituksen tehtävät määräytyvät asunto-osakeyhtiölain ja muun lainsäädännön perusteella. Vuoden 2019 alussa hallitus sai vastuulleen uusia tehtäviä, joiden hoitamiseen on nyt ollut melkein vuosi aikaa totutella.
Vuoden alusta tuli voimaan laki huoneistotietojärjestelmästä. Sen myötä taloyhtiöissä on alettu siirtyä Maanmittauslaitoksen ylläpitämään sähköiseen Osakehuoneistorekisteriin. Tänä vuonna perustetut yhtiöt on perustettu rekisteriin alusta alkaen. Ennen vuotta 2019 perustetut yhtiöt siirtyvät rekisteriin pikkuhiljaa.
– On hallituksen tehtävä siirtää osakeluettelon ylläpito Maanmittauslaitokselle, kertoo Kiinteistöliiton päälakimies Jenni Hupli.
Huplin näkemyksen mukaan siirron kanssa ei ole lähdetty hötkyilemään taloyhtiöissä. Aikaa on vuoden 2022 loppuun saakka.
– Maanmittauslaitos on suosittanut, että osaluettelon siirto tehtäisiin aikaisintaan 2020, jolloin käytössä on sekä siirtopalvelu että rajapinnat isännöintijärjestelmiä varten, Hupli kertoo.
Monissa taloyhtiöissä on pohdittu, tarvitaanko osakeluettelon ylläpidon siirtoon yhtiökokouksen päätös.
– Ei tarvita, päätöksen siirrosta tekee hallitus, Hupli selventää.
Kiinteistöliiton lakineuvonnasta on kyselty myös, mitä tapahtuu kadonneille osakekirjoille siirryttäessä Osakehuoneistorekisteriin.
– Osakkaan tulee ensin kuolettaa kadonnut osakekirjansa käräjäoikeudessa. Jos osakeluettelon ylläpitoa ei ole vielä siirretty Maanmittauslaitokselle, yhtiön tulee antaa uusi osakekirja osakkaalle lainvoimaisen kuolettamispäätöksen jälkeen. Osakas vastaa kustannuksista, Hupli vastaa.
Vuoden alussa hallituksen vastuulle lankesi tietosuojavelvoitteiden täyttäminen taloyhtiön tarvitsemien henkilötietojen käsittelyssä. Käytännössä taloyhtiölle on laadittava tietosuojaseloste, jossa kerrotaan mm. mitä henkilötietoja yhtiö kerää ja miksi. Tähän velvoittavat EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) ja tietosuojalaki.
– Henkilötietoja sisältyy esim. osakeluetteloon. Tiedonantovelvoitteen voi täyttää käyttämällä Kiinteistöliiton ja Isännöintiliiton laatimaa mallia tietosuojaselosteesta. Se löytyy Kiinteistöliiton jäsensivuilta, Hupli vinkkaa.
Tietosuojakysymykset eivät ole leikin asia, ja hallituksen tulee suhtautua niihin vakavasti.
– Aiheeseen voi perehtyä lukemalla Kiinteistöliiton ja Isännöintiliiton laatimat vastaukset yleisimpiin tietosuojaan liittyviin kysymyksiin, Hupli toteaa.
Kysymykset ja vastaukset löytyvät osoitteesta https://www.kiinteistoliitto.fi/palvelut/tietosuoja/ukk/.
Taloyhtiön on pitänyt vuoden alusta saakka ilmoittaa maksamansa palkat ja palkkiot – esim. hallituksen kokouspalkkiot – Verohallinnon tulorekisteriin.
– Tulorekisteri-ilmoitukset on tehtävä 5 päivän kuluessa maksupäivästä, Hupli muistuttaa.
Ilmoitukset voi tehdä hallituksen puheenjohtaja tai isännöitsijä. Ilmoittajalla on oltava yhtiöjärjestyksen mukaan nimenkirjoitusoikeus ja hänen pitää olla merkittynä yhtiön tietoihin kaupparekisterissä.
Ilmoitukset on tehtävä ajallaan.
– Myöhästyneestä ilmoituksesta voi seurata taloyhtiölle myöhästymismaksu. Jos velvoite laiminlyödään kokonaan, mahdollisia muita seuraamuksia ovat veronkorotus ja laiminlyöntimaksu, Hupli sanoo.
Asunto-osakeyhtiölakiin tuli tänä vuonna uudet säännökset purkavasta uusrakentamisesta. Purkavan uusrakentamisen hankkeessa yhtiön asuinrakennus puretaan ja tilalle rakennetaan uusi rakennus.
Lakimuutoksen myötä hallitukselle tuli heinäkuun alusta uusi tehtävä: sen on ilmoitettava osakkaille, jos jonkun osakkaan omistusosuus yhtiöstä ylittää 9/10 osakekannasta.
– Tämä suojaa vähemmistöosakkaita, sillä 9/10 osakkeista omistavalla on oikeus lunastaa purkavan uusrakentamisen hankkeessa vähemmistöosakkaiden osakkeet itselleen. Osakkaiden on syytä tietää, jos omistus keskittyy, koska lunastusuhka voi vaikuttaa esim. haluun remontoida omaa asuntoa, Hupli selventää.
Hallituksella on merkittävä rooli, kun mahdollisuutta purkavaan uusrakentamiseen – ja yleensäkin lisä- tai täydennysrakentamiseen – lähdetään selvittämään.
– Hallituksen kannattaa pyytää jo varhain yhtiökokoukselta valtuudet tarvittavien selvitysten teettämiseen. Tällaiset hankkeet vaativat moniosaamista, eli taloyhtiön on turvauduttava kiinteistökehityshankkeisiin erikoistuneiden konsulttien apuun, Hupli toteaa.
Taloyhtiön hallitus hoitaa yleisten taloyhtiön asioiden lisäksi myös sille asunto-osakeyhtiölaissa säädettyjä tehtäviä. Siksi uuden hallituksen jäsenten on hyvä tutustua yhtiöjärjestykseen ja asunto-osakeyhtiölakiin, sekä taloyhtiön merkittävimpiin sopimuksiin.
Kun taloyhtiöön on valittu uusi hallitus, se kokoontuu järjestäytymiskokoukseen. Siellä kannattaa sopia pelisäännöistä, viestinnästä ja uusien jäsenten perehdyttämisestä.
Taloyhtiön korjaushankkeisiin osallistuu hallituksen ja isännöitsijän lisäksi monenmoista muutakin tekijää. Heillä kaikilla on tärkeä osa korjaushankkeessa, mutta miten osapuolten roolit ja tehtävät jakautuvat tarkemmin?
Raksystems
Yhtiökokoukset on pidetty ja taloyhtiön uusi hallitus valittu. Ennen toimiin ryhtymistä hallituksen kannattaa suunnitella toimintaansa. Se helpottaa päätöksentekoa ja isännöitsijän kanssa kommunikointia.
Haluatko kommentoida artikkelia? Luo tunnus ja kirjaudu sisään.
Luo tunnus Kirjaudu sisään