Taloyhtiön hallituksen tehtävät määräytyvät asunto-osakeyhtiölain ja muun lainsäädännön perusteella. Vuoden 2019 alussa hallitus sai vastuulleen uusia tehtäviä, joiden hoitamiseen on nyt ollut melkein vuosi aikaa totutella.
Vuoden alusta tuli voimaan laki huoneistotietojärjestelmästä. Sen myötä taloyhtiöissä on alettu siirtyä Maanmittauslaitoksen ylläpitämään sähköiseen Osakehuoneistorekisteriin. Tänä vuonna perustetut yhtiöt on perustettu rekisteriin alusta alkaen. Ennen vuotta 2019 perustetut yhtiöt siirtyvät rekisteriin pikkuhiljaa.
– On hallituksen tehtävä siirtää osakeluettelon ylläpito Maanmittauslaitokselle, kertoo Kiinteistöliiton päälakimies Jenni Hupli.
Huplin näkemyksen mukaan siirron kanssa ei ole lähdetty hötkyilemään taloyhtiöissä. Aikaa on vuoden 2022 loppuun saakka.
– Maanmittauslaitos on suosittanut, että osaluettelon siirto tehtäisiin aikaisintaan 2020, jolloin käytössä on sekä siirtopalvelu että rajapinnat isännöintijärjestelmiä varten, Hupli kertoo.
Monissa taloyhtiöissä on pohdittu, tarvitaanko osakeluettelon ylläpidon siirtoon yhtiökokouksen päätös.
– Ei tarvita, päätöksen siirrosta tekee hallitus, Hupli selventää.
Kiinteistöliiton lakineuvonnasta on kyselty myös, mitä tapahtuu kadonneille osakekirjoille siirryttäessä Osakehuoneistorekisteriin.
– Osakkaan tulee ensin kuolettaa kadonnut osakekirjansa käräjäoikeudessa. Jos osakeluettelon ylläpitoa ei ole vielä siirretty Maanmittauslaitokselle, yhtiön tulee antaa uusi osakekirja osakkaalle lainvoimaisen kuolettamispäätöksen jälkeen. Osakas vastaa kustannuksista, Hupli vastaa.
Vuoden alussa hallituksen vastuulle lankesi tietosuojavelvoitteiden täyttäminen taloyhtiön tarvitsemien henkilötietojen käsittelyssä. Käytännössä taloyhtiölle on laadittava tietosuojaseloste, jossa kerrotaan mm. mitä henkilötietoja yhtiö kerää ja miksi. Tähän velvoittavat EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) ja tietosuojalaki.
– Henkilötietoja sisältyy esim. osakeluetteloon. Tiedonantovelvoitteen voi täyttää käyttämällä Kiinteistöliiton ja Isännöintiliiton laatimaa mallia tietosuojaselosteesta. Se löytyy Kiinteistöliiton jäsensivuilta, Hupli vinkkaa.
Tietosuojakysymykset eivät ole leikin asia, ja hallituksen tulee suhtautua niihin vakavasti.
– Aiheeseen voi perehtyä lukemalla Kiinteistöliiton ja Isännöintiliiton laatimat vastaukset yleisimpiin tietosuojaan liittyviin kysymyksiin, Hupli toteaa.
Kysymykset ja vastaukset löytyvät osoitteesta https://www.kiinteistoliitto.fi/palvelut/tietosuoja/ukk/.
Taloyhtiön on pitänyt vuoden alusta saakka ilmoittaa maksamansa palkat ja palkkiot – esim. hallituksen kokouspalkkiot – Verohallinnon tulorekisteriin.
– Tulorekisteri-ilmoitukset on tehtävä 5 päivän kuluessa maksupäivästä, Hupli muistuttaa.
Ilmoitukset voi tehdä hallituksen puheenjohtaja tai isännöitsijä. Ilmoittajalla on oltava yhtiöjärjestyksen mukaan nimenkirjoitusoikeus ja hänen pitää olla merkittynä yhtiön tietoihin kaupparekisterissä.
Ilmoitukset on tehtävä ajallaan.
– Myöhästyneestä ilmoituksesta voi seurata taloyhtiölle myöhästymismaksu. Jos velvoite laiminlyödään kokonaan, mahdollisia muita seuraamuksia ovat veronkorotus ja laiminlyöntimaksu, Hupli sanoo.
Asunto-osakeyhtiölakiin tuli tänä vuonna uudet säännökset purkavasta uusrakentamisesta. Purkavan uusrakentamisen hankkeessa yhtiön asuinrakennus puretaan ja tilalle rakennetaan uusi rakennus.
Lakimuutoksen myötä hallitukselle tuli heinäkuun alusta uusi tehtävä: sen on ilmoitettava osakkaille, jos jonkun osakkaan omistusosuus yhtiöstä ylittää 9/10 osakekannasta.
– Tämä suojaa vähemmistöosakkaita, sillä 9/10 osakkeista omistavalla on oikeus lunastaa purkavan uusrakentamisen hankkeessa vähemmistöosakkaiden osakkeet itselleen. Osakkaiden on syytä tietää, jos omistus keskittyy, koska lunastusuhka voi vaikuttaa esim. haluun remontoida omaa asuntoa, Hupli selventää.
Hallituksella on merkittävä rooli, kun mahdollisuutta purkavaan uusrakentamiseen – ja yleensäkin lisä- tai täydennysrakentamiseen – lähdetään selvittämään.
– Hallituksen kannattaa pyytää jo varhain yhtiökokoukselta valtuudet tarvittavien selvitysten teettämiseen. Tällaiset hankkeet vaativat moniosaamista, eli taloyhtiön on turvauduttava kiinteistökehityshankkeisiin erikoistuneiden konsulttien apuun, Hupli toteaa.
Hallitus pitää yleensä järjestäytymiskokouksensa heti hallituksen valinneen yhtiökokouksen jälkeen. Tällöin tärkeintä on valita hallitukselle puheenjohtaja, ellei yhtiökokous ole valintaa tehnyt eikä yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin. Hallituksen jäsenenä voi toimia muukin kuin yhtiön osakkeenomistaja.
Tilaajille
Taloyhtiön hallituksen uusi toimikausi alkaa yhtiökokouksesta. Uudet jäsenet kannattaa perehdyttää hallitustyöhön. Tehtävien jakaminen ja yhteistyö muiden taloyhtiöiden kanssa voi tuoda hallitustyöhön uutta virtaa.
Vitsit ovat vähissä, kun taloyhtiöllä ei ole muuta kuin velkaa. Uusi hallitus sai vedettyä kemijärveläisen yhtiön suosta reilussa vuodessa. Puheenjohtaja Satu Karjalainen valittiin valtakunnallisesti vuoden hallituksen puheenjohtajaksi.
Tähtiartikkeli
Tilaajille
Taloyhtiön tietoverkkoja vastaan voidaan yrittää hyökätä, minkä vuoksi laitteet on hyvä suojata. Digiturvallisuudesta ovat vastuussa niin teleoperaattori, isännöitsijä, huoltoyhtiö, taloyhtiön hallitus kuin osakkaatkin. Rakennusteollisuus RT:n digitaalisen turvallisuuden asianhoitaja Ari Järvinen suosittelee tekemään taloyhtiölle digiturvallisuusohjeet.
Haluatko kommentoida artikkelia? Luo tunnus ja kirjaudu sisään.
Luo tunnus Kirjaudu sisään