Näin viestit osakkaille yhtiökokouksesta

Kevät on kiireisintä taloyhtiöiden yhtiökokousaikaa. Yhtiökokous tekee yhtiön merkittävimmät päätökset, kuten päätökset vastikkeiden suuruudesta ja korjaushankkeen aloittamisesta. Osakkaat eivät silti aina ymmärrä, miksi heidän pitäisi saapua paikalle kokoukseen. Seuraavassa on muutama vinkki siihen, miten taloyhtiön hallitus ja isännöitsijä voivat viestinnän avulla kannustaa osakkaita osallistumaan yhtiökokoukseen.

1. Ilmoita hyvissä ajoin, milloin yhtiökokous pidetään

Yhtiökokouksesta on hyvä ilmoittaa osakkaille jo ennen varsinaisen yhtiökokouskutsun lähettämistä. Kokousaika kannattaa ilmoittaa heti, kun se on tiedossa, niin osakkaat voivat varata ajan kalenteristaan.

Samalla osakkaita voidaan muistuttaa, että he voivat esittää asioita yhtiökokouksen käsiteltäväksi.

2. Lähetä tarpeelliset asiakirjat yhtiökokouskutsun mukana

Yhtiökokouskutsu on lain mukaan toimitettava osakkaille viimeistään kaksi viikkoa ennen yhtiökokousta. Kutsu kannattaa kuitenkin lähettää jo aiemmin, esimerkiksi 3–4 viikkoa ennen kokousta.

Kokouskutsussa on mainittava, mitä asioita yhtiökokous käsittelee ja mistä tullaan tekemään päätös. Asiat kannattaa yksilöidä riittävän hyvin, jotta osakkaat ymmärtävät niiden sisällön ja voivat valmistua asian käsittelyyn.

Yhtiökokouskutsun mukana on suositeltavaa lähettää tilinpäätös, toimintakertomus, hallituksen päätösehdotukset, kunnossapitotarveselvitys sekä tilintarkastuskertomus ja/tai toiminnantarkastuskertomus. Kun osakkaat pääsevät tutustumaan näihin asiakirjoihin jo ennen kokousta, niiden käsittely kokouksessa sujuu sutjakammin.

3. Toimita yhtiökokouskutsun mukana valtakirjalomake

Aina osakas ei pääse osallistumaan yhtiökokoukseen. Tällöin hänellä on oikeus valtuuttaa joku edustamaan itseään kokouksessa.

Edustajan valtuuttaminen on helpompaa, jos yhtiökokouskutsun mukana lähetetään osakkaille valmis valtakirjalomake sekä ohjeet valtuuttamiseen. Myös valtakirjojen käsittely yhtiökokouksessa nopeutuu, kun ne ovat kaikki samanlaisia ja asiamukaisesti laadittuja.

4. Tiedota yhtiökokouksessa tehdyistä päätöksistä

Yhtiökokouksessa tehdyistä päätöksistä pitää muistaa tiedottaa jälkeenpäin osakkaille. Tiedotusta kaipaavat etenkin osakkaat, jotka eivät ole päässeet osallistumaan yhtiökokoukseen.

Osakkaille kannattaa lähettää mahdollisimman pian yhtiökokouksen jälkeen tiedote, johon on kirjattu tärkeimmät päätökset. Tiedote on hyvä kiinnittää myös taloyhtiön ilmoitustauluille.

Yhtiökokouksen pöytäkirjaa ei tarvitse automaattisesti lähettää kaikille osakkaille. Osakkailla on kuitenkin halutessaan oikeus saada jäljennös pöytäkirjasta. Lisäksi pöytäkirja tulee saattaa osakkaiden nähtäville isännöintiyrityksen toimistolle tai hallituksen puheenjohtajan luo.

Lähteet: Viestintäsuositus taloyhtiöille (Isännöintiliitto, Kiinteistöliitto ja oikeusministeriö), Pieni yhtiökokousopas

Lisätietoa yhtiökokouksesta ja siellä käsiteltävistä asioista löydät yhtiökokousaiheisista kirjoistamme >>

Taloyhtiöiden yhtiökokoussesonki on käsillä ja monessa taloyhtiössä pohditaan, miten osakkaat saataisiin osallistumaan paremmin. Suomen Kiinteistölehti, Kiinteistöalan Kustannus, Suomen Kiinteistöliitto, Kiinteistöliitto Uusimaa, Suomen Vuokranantajat ja Talokeskus Yhtiöt haastavat taloyhtiöt mukaan yhtiökokoushaasteeseen. Osallistu keskusteluun Twitterissä tunnisteella #yhtiökokoushaaste.