Isännöinnin ostaminen vaatii osto-osaamista

Kysyimme kahdelta isännöintitoimistolta ja niiden yrittäjiltä, miten he näkevät taloyhtiöiden osto-osaamisen isännöintipalveluja ostettaessa.

Taloyhtiölle voi tulla eteen tilanne, että isännöintiyritys irtisanoo taloyhtiön kanssa sopimuksen tai isännöinnin palveluntarjoajaa halutaan taloyhtiössä jostain syystä vaihtaa. Isännöinnin ostaminen voi olla hankalaa, jos ei omaa osto-osaamista.

Kysyimme kahdelta isännöintitoimistolta ja niiden yrittäjiltä, miten he näkevät taloyhtiöiden osto-osaamisen isännöintipalveluja ostettaessa.

Tarjouspyynnöt vaihtelevat

Viime vuosina meklareiden käyttö on lisääntynyt isännöinnin ostamisessa. Kovin yleistä se ei kuitenkaan ole. Pääasiassa taloyhtiöt kilpailuttavat itse eri toimijoita.

– Tarjouspyyntöjä tulee meille laidasta laitaan, osa voi olla hyvinkin yksityiskohtaisia tehtäväluetteloineen ja osassa voi olla vain osoite ja huoneistomäärä, kertoo isännöitsijä Anu Hoskonen Walttari Oy:stä.

– Me sitten kysymme tarvittavat lisätiedot, taloyhtiöiden ei tarvitse osata toimittaa heti kaikkia tarvittavia dokumentteja, Hoskonen jatkaa.

–  Kun ostamista ei tee työkseen, voi palveluiden ostaminen olla hankalaa. Hallituksia kun on laidasta laitaan, toteaa Isännöitsijä Hannaleena Kuutilo Walttari Oy:stä.

Isännöitsijät toivovat, että nykyisen toimijan vaihtoon kerrottaisiin syy jo tarjouspyyntövaiheessa.

– Kun hallitus selvittää jo tarjouspyynnössä, mihin isännöinnissä on aiemmin oltu tyytymättömiä, voin parhaiten arvioida onko oma palvelukonseptini oikea ratkaisu asiakkaan ongelmiin, vaiko ei, kertoo isännöitsijä Jaani Wahlman Isännöintivelho Oy:stä.

Tällä hetkellä Isännöintivelho Oy ei ota vastaan uusia asiakkaita, sillä yrittäjä ei halua tinkiä määrän vuoksi palvelunsa laadusta. Hän kyllä ottaa tarjouspyyntöjä vastaan ja harkitsee, olisiko taloyhtiö potentiaalinen asiakas esimerkiksi tulevaisuudessa.

– Muun muassa sähköisten järjestelmien nopea kehitys tehostaa työtä ja vapauttaa kapasiteettia. Usean asiakkaan kanssa asiaan on palattu parin vuoden päästä ensimmäisestä tarjouspyynnöstä, ja sopimus on solmittu silloin. Hyvät isännöitsijät ovat nykyisellään hyvin työllistettyjä, ja tietyllä tavalla kyseessä on myyjän markkinat. En kuitenkaan lähde siitä, että näin olisi ikuisesti, Wahlman sanoo.

Wahlman rinnastaa tarjouspyynnön työpaikkailmoitukseen. Harvaan yritykseen haetaan toimitusjohtajaa vain pyytämällä ehdokkailta mahdollisimman halpoja palkkatarjouksia. Hyvässä rekrytoinnissa myös työnantaja markkinoi itseään työnhakijoille.

– Hallitus voi esimerkiksi mainita käytössään olevista sähköistä viestintävälineistä tai tehokkaista kokouskäytännöistään, jotka helpottavat isännöitsijän ja hallituksen yhteistyötä, Wahlman toteaa.

Hallituksen kannattaa myös myydä itsensä isännöitsijälle, miksi isännöitsijän kannattaisi ottaa juuri tämä taloyhtiö asiakkaaseen, kertoo yrittäjä Jaani Wahlman Isännöintivelho Oy:stä.

Aina ei tiedetä mitä ollaan ostamassa

Omien palvelutarpeiden arviointi voi olla hallituksille vaikeaa.

– Palveluntarve osataan vaatia, kun remontti on käynnistymässä, Kuutilo toteaa.

– Uudiskohteissa on myös erilaiset tarpeet isännöinnille kuin vanhoissa taloyhtiöissä, Kuutilo jatkaa.

– Hallituksen olisi hyvä miettiä, minkälaista palvelua halutaan ja minkälainen firma halutaan palveluntuottajaksi; pieni ja ketterä vai iso ja vakiintunut toimija? Pienet taloyhtiöt eivät houkuttele kaikkia toimijoita, mutta jotkut isännöintitoimistot tarjoavat niitä varten erityisesti laadittuja palvelupaketteja, Wahlman muistuttaa.

– Isännöinti on joukkuelaji, tiimityötä. Ostovaiheessa olisi hyvä selvittää organisaatio isännöitsijän takana. Taloyhtiöiden olisi hyvä muistaa, että ostettaisiin kokonaispalvelua, ei pelkkää yhtä isännöitsijää, Kuutilo muistuttaa.

Hyvää toimijaa ei kannata säästöjen toivossa kilpailuttaa pois, kun isännöitsijä tuntee talon ja toimijat, on se taloyhtiölle kultaakin kalliimpaa, toteavat yrittäjät Hannaleena Kuutilo ja Anu Hoskonen Walttari Oy:stä.

Isännöitsijän tehtävät eivät aina ole selviä

Isännöintitehtäväluettelo on listaus isännöintitehtävistä. Hallituksilla voi edelleen olla harhakäsitys siitä, että kiinteään palkkioon kuuluu kaikki isännöinnin tehtävät. Siksi tarjouspyyntöön olisi jo hyvä liittää ainakin alustava isännöintitehtäväluettelo ja hallituksen tulisi tutustua tarkkaan, mitä tarjouksien isännöintitehtävät sisältävät. Halpa kuukausiveloitus voi tarkoittaa sitä, että erilliskorvattavat tehtävät tuovatkin sitten yllätyksenä isoja lisäkuluja taloyhtiölle.

– Kilpailutusvaiheessa taloyhtiö voi pyytää arvioitua kustannusta siitä, mitä isännöinti maksaa vuodessa, kokonaishinta miinus kokouspalkkiot ja hallituksen tilaamat erillistyöt, ja katsoa sen jälkeen hintaa, Kuutilo kertoo.

– Ei mistään muualtakaan saa mitään työtä ilmaiseksi. Miksi isännöitsijän pitäisi tehdä töitä ilmaiseksi?, Hoskonen toteaa.

–  Isännöitsijän työlle kuuluu maksaa korvaus, emme laskuta tekemättömästä työstä. Esimerkiksi taloyhtiöiden urakoiden kilpailuttaminen maksaa, ja me kerrotaan siitä avoimesti asiakkaillemme, Kuutilo jatkaa.

– Joissain tarjouspyynnöissä pyydetään kokouspalkkioita kuuluvaksi kiinteään hintaan, se ei ole oikein kannustavaa, pitkät kokoukset eivät ole kenenkään etu, Wahlman toteaa.

– Isännöitsijät osaavat toki myös laskea, ja kiinteällä kokoushinnoittelulla kuukausipalkkio on vastaavasti niin paljon korkeampi, ettei tilaaja tosiasiassa säästä vaan häviää, Wahlman arvioi.

Kilpailutusvaiheessa taloyhtiö voi pyytää arvioitua kustannusta siitä, mitä isännöinti maksaa vuodessa, kokonaishinta miinus kokouspalkkiot ja hallituksen tilaamat erillistyöt, ja katsoa sen jälkeen hintaa

Kun yhteistyö ei toimi, vaihdetaan palveluntarjoaja

Yleensä taloyhtiöiden kynnys on suuri lähteä etsimään uutta isännöitsijää. Jos taloyhtiö on hyvin pidetty, niin silloin ei isännöitsijää vaihdeta helposti.

Molemmat isännöintitoimistot ovat huomanneet, että isoista toimistoista hakeudutaan pienempiin toimistoihin. Silloin syynä on ollut isännöitsijöiden suuri vaihtuvuus tai se, että isännöitsijää ei yksinkertaisesti tavoita. Myös laskujen maksaminen on voinut edelliseltä toimijalta unohtua ja taloyhtiön luottamus on mennyt isännöitsijään.

– Moni meidän uusista asiakkaista on tullut katastrofaalisesta tilanteesta, Kuutilo toteaa.

Molemmat toimistot hoitavat myynnin itse, eli isännöitsijät myyvät itse palveluaan.

– Jossain toimistoissa ammattimaiset myyjät myyvät isännöintipalveluja. Henkilökemioilla on suuri merkitys, kun tavataan ensi kertaa, kaikki eivät välttämättä tajua, että myyjä ei ole se isännöitsijä, joka taloyhtiölle on tulossa, Kuutilo sanoo.

– Tarjoukseni on aina ehdollinen hallituksen tapaamiselle. Isännöintityö on palvelua, joka tehdään yhteistyössä hallituksen ja erityisesti sen puheenjohtajan kanssa, joten on puolin ja toisin syytä varmistua, että tälle yhteistyölle on erinomaiset edellytykset, Wahlman muistuttaa.

– Jos hallitus ilmoittaa, että olemme pieni yhtiö, ei meistä ole paljon vaivaa, vähempikin riittää, niin silloin pitää yhtiötä muistuttaa, että samat asunto-osakeyhtiölain pykälät koskevat myös heitä. Me emme voi toimia ohi lakipykälien, Kuutilo huomauttaa.

Tuttu isännöitsijä tuntee talon

Walttari Oy:n yrittäjät näkevät taloyhtiön etuna sen, että isännöitsijä on tuttu ja hoitaa hommansa hyvin.

– Tarpeeksi pitkään kun on mennyt, niin tuntee ihmiset ja tulee vähän talkkarifiilis, Hoskonen kertoo.

– Taloyhtiöiden asukkaat ovat välillä kuin omia lapsia, Kuutilo naurahtaa.

Hyvää toimijaa ei kannata kilpailutuksen takia kilpailuttaa. Muutaman satasen säästö ei välttämättä tuo taloyhtiölle autuutta.

– Hintaa ei kannata suoraan tuijottaa, varsinkin kun tarvitsee ammattimaista isännöintiä, osaamisesta kannattaa maksaa, Hoskonen muistuttaa.

– Hiljaista tietoa katoaa aina vaihdoksessa, se on aidosti rahan arvoista, Wahlman toteaa.

Jos toimijaa kuitenkin vaihdetaan, olisi vaihto hyvä tehdä sovussa.

– Palvelun tahallinen heikentäminen niin, että asiakas itse ymmärtäisi lähteä, ei ole järkevää. Asiakas kertoo siitä muillekin. Toimimaton yhteistyö kannattaa päättää asiasta reilusti sopimalla, Wahlman sanoo.

– Parasta olisi, että vanha ja uusi isännöitsijä tapaisivat paitsi mappeja vaihtaakseen, myös käydäkseen huolellisesti läpi taloyhtiön siirtyvät asiat, ja vaihdos tehtäisiin hyvässä hengessä, Wahlman toteaa.

Taloyhtiöiden hallituksille avuksi isännöintipalvelujen ostamiseen on tehty teokset Asunto-osakeyhtiön isännöintitehtäväluettelo (Kiinteistöalan Kustannus Oy) ja Ostamme isännöintiä – Opas isännöintipalvelujen hankintaan (Kiinteistöalan Kustannus Oy). Taloyhtiöille on myös tarjolla erilaisia isännöintiin liittyviä lomakkeita, löydät ne osoitteesta www.kiinkust.fi/tuotteet/77.

Ostamme isännöintiä - opas isännöintipalvelujen hankintaan

Asunto-osakeyhtiön isännöintitehtäväluettelo

0 kommenttia

Jätä kommentti

Kirjaudu

Tervetuloa! Kirjaudu sisään tunnuksillasi

Muista kirjautumiseni Unohtuiko salasana?

Lost Password

Kiinteistölehti

Kiinteistölehti


Käytämme evästeitä, jotta voimme tarjota mahdollisimman hyvän käyttäjäkokemuksen.
Käyttämällä sivustoa hyväksyt evästeiden käytön. Lue lisää