Hyvä suunnittelu takaa hyvän hallintotavan

Yhtiökokouksen valinnan jälkeen aloittavan uuden hallituksen on syytä pysähtyä hetkeksi miettimään toimintatapojaan. Ennakointi ja suunnittelu helpottavat päätösten valmistelua, päätöksentekoa ja yhteistoimintaa isännöitsijän kanssa.

Onneksi apuna voi käyttää Taloyhtiön hyvää hallintotapasuositusta. Siinä on yhteensä 63 suositusta, joista 14 koskee hallitusta. Minimitason hyvälle hallintotavalle asettavat asunto-osakeyhtiölaki ja yhtiöjärjestys. Suosituksessa tuodaan esiin käytännössä hyviksi havaittuja toimintatapoja, jotka voidaan ottaa käyttöön kokonaan tai osittain.

Tärkeimpiin kuuluvat suositukset hallituksen työjärjestyksestä ja kokoussuunnitelmasta, taloyhtiön vuosikellosta, toimintakertomuksesta ja hallituksen jäsenten perehdyttämisestä ja koulutuksesta. Ne arvioitiin kuuluvaksi kymmenen tärkeimmän joukkoon suositusta koskevassa kyselyssä. Seuraavassa avataan näitä neljää suositusta.

Työjärjestys ja kokoussuunnitelma

Hallituksen on hyvä laatia toimintaansa varten kirjallinen työjärjestys ja kokoussuunnitelma vakiokokouksista, joiden keskeinen sisältö on syytä selostaa ja tiedottaa osakkaille ja asukkaille. Työjärjestys ja kokoussuunnitelma tehostavat hallituksen työtä. Samalla kokoussuunnitelma helpottaa osakkaiden mahdollisuuksia seurata hallituksen toimintaa.

Hallitus voi sopia keskinäisestä työnjaostaan esimerkiksi seurattavien ja valmisteltavien asioiden osalta jäsenten erikoisosaamisalueiden perusteella. Seurattavia aihealueita voivat olla esimerkiksi talous, tekniset asiat, ympäristö, asumisviihtyisyys ja turvallisuus sekä riskien hallinta.

Taloyhtiön vuosikello

Hallitus ja isännöitsijä laativat taloyhtiön toiminnoille vuosikellon, joka sisältää viestinnän osakkaille ja asukkaille. Vuosikellon avulla on helpompi suunnitella taloyhtiön toimintaa. Se kertoo, mitä yhtiössä tehdään kuukausittain varsinaisten yhtiökokousten välillä. Vuosikellon avulla osakkaiden ja asukkaiden on helpompi ennakoida ja seurata taloyhtiön toimintaa.

Perehdyttäminen ja koulutus

Hallituksen uudet jäsenet ja puheenjohtaja on syytä perehdyttää tehtäväänsä. Käytännössä luontevinta on, että hallituksen uuden jäsenen perehdyttää ensisijaisesti hallituksen puheenjohtaja. Uuden puheenjohtajan perehdyttää yleensä edellinen hallituksen puheenjohtaja tai isännöitsijä.

Perehdyttäminen on tärkeää hallitustyön jatkuvuuden, tehokkuuden ja tuloksellisuuden kannalta. Siinä on hyvä käydä läpi hallituksen toimintatavat, keskeneräiset asiat ja yhteistyö isännöitsijän kanssa. Edellä mainitut seikat on hyvä käydä läpi uuden kauden ensimmäisessä kokouksessa. Tarvittaessa hankitaan alan kirjallisuutta ja koulutusta.

Toimintakertomus

Hallituksen on hyvä miettiä toimintakautensa aikana, mitä tärkeää tietoa on syytä kerätä toimintakertomukseen. Suosituksen mukaisesti toimintakertomuksessa annetaan lakisääteisten tietojen lisäksi tietoa yhtiöstä ja sen toiminnasta, sopimuksista ja sidonnaisuuksista, yhtiön hallinnosta, lämmön ja veden kulutuksesta, vakuutuksista ja muusta riskien hallinnasta sekä yhtiön strategiasta ja sen toteutumisesta.

Tiedot helpottavat osakkaita arvioimaan taloyhtiön nykytilaa ja tulevaa kehitystä. Laajemmasta sisällöstä on hyötyä myös tuleville osakkaille eli asunnon ostajille asuntokauppatilanteessa.

Artikkeli on julkaistu Suomen Kiinteistölehden numerossa 5/2022.