Yhtiökokouksen kutsu ja kokousasiakirjat

Asunto-osakeyhtiössä osakkeenomistajat käyttävät päätösvaltaansa yhtiökokouksessa. Jokaisessa yhtiössä tulee pitää ainakin yksi varsinainen yhtiökokous vuoden aikana, mutta myös ylimääräisiä yhtiökokouksia voidaan pitää tarpeen mukaan.

Yhtiökokouksen koolle kutsumisesta ja kokouskutsun sisällöstä päättää yhtiön hallitus. Mitä kokouskutsua laadittaessa tulisi huomioida ja mitä asiakirjoja osakkeenomistajan tulisi saada ennen kokousta nähtäväkseen?

Yhtiökokouksen kutsuaika ja kutsutapa

Kutsu yhtiökokoukseen tulee toimittaa kirjallisesti jokaiselle osakkeenomistajalle, jonka postiosoite on yhtiön tiedossa. Kutsu voidaan toimittaa osakkeenomistajalle myös sähköpostitse, jos hän on ilmoittanut sähköpostiosoitteensa yhtiölle nimenomaan kokouskutsun toimittamista varten. On kuitenkin muistettava, että jos yhtiöjärjestyksessä on tarkempia tai täydentäviä määräyksiä kutsun toimittamistavasta, myös näitä määräyksiä on noudatettava.

Kokouskutsu on toimitettava aikaisintaan kahta kuukautta ja viimeistään kahta viikkoa ennen yhtiökokousta. Yhtiöjärjestyksessä tätä aikaa voidaan vain pidentää lyhyemmän määräajan osalta tai lyhentää pidemmän määräajan osalta. Vanhoissa yhtiöjärjestyksissä on usein määräyksiä siitä, että minimiaika kokouskutsulle on yksi viikko, joten tätä määräystä ei tule noudattaa, vaan minimiaika katsotaan tällöinkin lain mukaan kahdeksi viikoksi.

Yhtiökokouskutsun sisältö

Yhtiökokouskutsussa on lain mukaan mainittava yhtiön nimi, koollekutsuja, kokousaika ja -paikka ja kokouksessa käsiteltävät asiat sekä, missä ja milloin kokousasiakirjat ovat osakkeenomistajien nähtävänä.

Pääsääntöisesti yhtiökokouksessa saadaan päättää vain asiasta, joka on riittävän selkeästi mainittu kokouskutsussa. Eräissä lain määräämissä tilanteissa voidaan kuitenkin päättää asiasta, josta ei ole mainintaa kokouskutsussa. Tällaisia ovat asiat, jotka on yhtiöjärjestyksen mukaan käsiteltävä kokouksessa, ja usein näiden osalta onkin kokouskutsussa vain viitattu yhtiöjärjestyksen määräykseen. Uuden lain myötä varsinaisessa yhtiökokouksessa on myös esitettävä hallituksen kirjallinen selvitys yhtiön kunnossapitotarpeesta viidelle vuodelle eteenpäin, sekä esitettävä selvitys yhtiössä suoritetuista huomattavista korjauksista, joten näistä on myös syytä olla maininta kokouskutsussa.

Jos yhtiökokouksessa on tarkoitus päättää yhtiöjärjestyksen muuttamisesta, on kutsussa mainittava myös yhtiöjärjestysmuutosehdotuksen pääasiallinen sisältö.

Kokousasiakirjat ja niiden nähtävänä pitäminen

Kokousasiakirjat eli hallituksen päätösehdotukset sekä viimeinen tilinpäätös, toimintakertomus, tilintarkastuskertomus ja toiminnantarkastuskertomus on pidettävä osakkeenomistajien nähtävänä kokouskutsussa ilmoitetussa paikassa vähintään kahden viikon ajan ennen kokousta. Kunnossapitotarveselvitys ei ole tässä tarkoitettu kokousasiakirja. Säännöksen tarkoituksena on se, että osakkeenomistajat voivat hyvissä ajoin ennen kokousta saada riittävät tiedot käsiteltävistä asioista.

Pienissä yhtiöissä nämä asiakirjat saatetaan lähettää osakkeenomistajille jo kokouskutsun yhteydessä, mutta myös tällöin osakkeenomistajille tulee kuitenkin varata mahdollisuus tutustua niihin myös ilmoitetussa paikassa. Kokousasiakirjat on lisäksi pidettävä nähtävillä myös yhtiökokouksessa.

Säännöksen mukaan asiakirjat on viivytyksettä lähetettävä osakkeenomistajalle, joka niitä pyytää. Asiakirjojen lähettämisestä saa periä hallituksen vahvistaman kohtuullisen maksun, eli lähinnä kopioimisesta ja postittamisesta tulevat kulut.

Haluatko kommentoida artikkelia? Luo tunnus ja kirjaudu sisään.

Keskustelu

kommentoi

  1. Epätietoinen

    Yhtiökokous on 13.3., kutsu tul8mpostitse 4.3., eli 8 pv ennen . Kutsu on pöivätty 27.2.2019.

    Onko oikein, että osakkaalle jää vain 8 pv aikaa reagoida, avi pitöisikö kutsun olla luettavissa 27.2., sen kaksi vk aikaisemmin. Talolaisten sivuille kutsu oli laitettu vasta 6.3.

    Tykätty 0 kertaa

Kommentointi on suljettu.

Kiinteistölehden kommentointiohjeet

Julkaisemme kommentteja arkipäivisin (pl. loma-ajat). Kommentoithan asiallisesti ja muut huomioon ottaen. Tämä kommenttikenttä on tarkoitettu yllä olevaa artikkelia koskevaa keskustelua varten. Täällä ei saa mainostaa eikä spämmätä. Emme myöskään vastaa tällä palstalla lakikysymyksiin tai korjaushankkeita koskeviin ongelmiin. Niihin saat apua Kiinteistöliiton neuvontapalveluista

Tilaa uutiskirjeemme

Kiinteistölehden suosittu uutiskirje tuo kiinteistöalan uutiset sinulle!

Tilaa uutiskirje

Katso myös nämä

21.3.2022

Yhtiökokoukset sopeutuvat koronan muuttamiin olosuhteisiin

Kiinteistöliiton taloyhtiöiden hallituksen jäsenille tekemän kyselyn perusteella miltei 40 prosenttia arvelee, että yhtiökokous järjestetään perinteisesti ja siihen pääsee osallistumaan myös etäyhteydellä. Suurissa taloyhtiöissä etäyhteyksien käyttö on keskimääräistä yleisempää. Perinteisen kokouksen järjestämisen ohella osakkaiden ennakkokantoja aikoi kerätä vajaat viisi prosenttia taloyhtiöistä.

hankesuunnittelu korjaushanke

27.5.2022

Hankesuunnittelu säästää kuluja

Kun taloyhtiö valmistautuu korjausurakkaan, kannattaa ennen urakan aloittamista tehdä hankesuunnitelma. Kiinteistöliitto Pirkanmaan neuvontainsinööri Kaisa Kettunen kertoo, mitä hankesuunnittelussa kannattaa muistaa.

Isännöitsijän valinta

16.5.2022

Missä asemassa ovat hallituksen varajäsenet?

Taloyhtiön hallituksessa voi olla varsinaisten jäsenien lisäksi myös varajäseniä. Mitä oikeuksia ja velvollisuuksia heillä hallituksessa on?

taloyhtiön hallitus

25.5.2022

Uuden hallituksen toimintatavat selviksi heti hallituskauden alussa

Kun taloyhtiöön on valittu uusi hallitus, se kokoontuu järjestäytymiskokoukseen. Siellä kannattaa sopia pelisäännöistä, viestinnästä ja uusien jäsenten perehdyttämisestä.

Olet lukenut 1/25 maksuttomasta artikkelista

Haluatko lukea rajattomasti artikkeleita? Luo tunnus, kirjaudu sisään tai tilaa Kiinteistölehti edullisesti!

Tilaa lehti