Sähköinen maailma myös asuntojen omistukseen

Laki huoneistotietojärjestelmästä astui voimaan 1.1.2019. Käytännössä se tarkoittaa asunto-osakeyhtiöiden osalta sitä, että niiden osakeluetteloiden ylläpito siirtyy hiljalleen Maanmittauslaitokselle.

Osakkaille muutos näkyy selkeimmin luopumisena paperisesta osakekirjasta. Kiinteistöpuolella sähköinen maailma on jo arkipäivää, mutta asunto-osakeyhtiöpuolella muutos vaatii uuden opettelua ja myös aktiivisia toimenpiteitä sekä yhtiöiltä että osakkailta. Suomessa on arviolta puolitoista miljoonaa osakekirjaa eli puhutaan merkittävästä muutoksesta.

Maanmittauslaitos rupeaa tulevien vuosien aikana keräämään sähköiseen osakehuoneistorekisteriin mm. kaikkien asunto-osakeyhtiöiden huoneistoja koskevia omistaja- ja panttaustietoja. Tällä hetkellähän jokainen asunto-osakeyhtiö ylläpitää omaa osakeluetteloaan osakkaista, mutta tulevaisuudessa osakeluettelon ylläpito siis siirtyy muutoksen myötä Maanmittauslaitokselle. Muutos merkitsee, että jatkossa meillä on yksi yhteinen rekisteri, johon on koottu kaikkien asunto-osakeyhtiöiden omistajatiedot eli tietoja ei tarvitse enää pyytää jokaisesta yhtiöstä erikseen, vaan tiedot saadaan suoraan Maanmittauslaitoksen sähköisestä rekisteristä.

Osakkaiden kohdalla muutos merkitsee sitä, ettei osakkaan tarvitse huolehtia paperisen osakekirjan säilytyksestä, joten pelkoa sen katoamisesta ei enää ole ja mahdolliset säilyttämisestä aiheutuvat kustannukset poistuvat. Sähköinen omistajamerkintä jouduttaa mm. osakkeista tehtävää kauppaa, sillä huoneistoja koskevat omistajamerkinnät näkyvät suoraan rekisteristä. Kadonnutta osakekirjaa ei tarvitse näin ollen enää kuolettaa, kun kaikki omistajuuteen liittyvät muutokset viedään pelkästään sähköiseen rekisteriin eikä osakekirjoja enää ole.

Odotellessa siirtomahdollisuuden avautumista yhtiöiden kannattaa laittaa kaupparekisteritetonsa ajantasalle.

Siirtyminen sähköiseen maailmaan tapahtuu vaiheittain eli mitään ei tapahdu kertarysäyksellä. Ensimmäinen vaihe jokaisen yhtiön kohdalla on se, että yhtiö siirtää oman osakeluettelonsa ylläpidon Maanmittauslaitokselle. Siirrosta voi päättää yhtiön hallitus, mutta siirrosta on ilmoitettava osakkaille samalla tavalla kuin kutsu yhtiökokoukseen toimitetaan eli kirjallisesti. Vasta yhtiön tekemän osakeluettelon ylläpidon siirron jälkeen avautuu yksittäisille osakkaille mahdollisuus hakea paperisten osakekirjojensa mitätöintiä ja sähköistä rekisterimerkintää.

Osakeluettelon ylläpidon siirtomahdollisuus aukeaa kevään 2019 aikana pienemmille yhtiöille, joiden osakeluettelot eivät ole minkään isännöintijärjestelmän piirissä. Suurempi siirtoaskel otetaan loppuvuodesta 2019, kun Maanmittauslaitoksen rajapinta isännöintijärjestelmiin on valmis eli kun osakeluettelotiedot on mahdollista välittää Maanmittauslaitokselle sähköisesti isännöintijärjestelmistä. Yhtiöitä varten on tulossa käyttöliittymä, jonka avulla yhtiö käy läpi ja tarkistaa järjestelmässä olevat esitiedot ja tekee tarvittavat korjaukset. Tarkistamisen jälkeen yhtiö voi siirtää osakeluettelonsa ylläpidon Maanmittauslaitokselle.

Odotellessa siirtomahdollisuuden avautumista yhtiöiden kannattaa laittaa kaupparekisteritietonsa ajan tasalle, jotta tieto Maanmittauslaitokselta kulkee oikeille henkilöille. Osakkaiden puolestaan kannattaa jo tässä vaiheessa varmistaa, että osakekirja on tallessa. Mikäli osakekirja on kadonnut, on suositeltavaa käynnistää kuolettamismenettely käräjäoikeudessa, sillä prosessi on aikaa vievä. Tarkemmat käytännön ohjeet sekä osakeluettelon siirtämiseen että osakekirjasta luopumiseen tulevat myöhemmin kevään 2019 aikana.