Voiko taloyhtiön yhtiökokouksesta selvitä tunnissa? Näillä vinkeillä onnistut

Hyvin hoidetussa asunto-osakeyhtiön varsinaisessa yhtiökokouksessa asiat käsitellään selkeästi ja ripeästi. Kokouksen puheenjohtaja voi toiminnallaan jouduttaa päätöksentekoa.

Taloyhtiön varsinaisessa yhtiökokouksessa päätetään vuosittain tietyt asiat ja tarjotaan osakkaille tilaisuus keskustella niistä. Kokousten sujuvuus vaihtelee yhtiöittäin – joissain yhtiökokous pidetään nopeasti ja tehokkaasti, kun taas toisissa kokoukseen hurahtaa tunteja, eikä sekään tunnu riittävän.

– Ideaalitilanteessa yhtiökokouksessa esitellään asiat selkeästi ja ytimekkäästi. Tämän jälkeen niistä käydään rakentava keskustelu ja tehdään selkeät päätökset siten, että kaikille on jälkikäteen selvää, mitä päätettiin, tiivistää Kiinteistöliitto Uusimaan lakimies Niklas Lindberg.

Lue lisää: Osakas, käytä kyselyoikeuttasi yhtiökokouksessa

Huolellinen valmistelu kannattaa

Yhtiökokouksen sujuvuutta edesauttaa, kun kokous valmistellaan asianmukaisesti. Päätöksentekoa voidaan helpottaa sillä, että osakkaille annetaan jo ennen kokousta tietoa käsiteltävistä asioista.

– Yhtiökokousaineisto kannattaa laatia huolellisesti ja selkeästi, jotta osakkaat voivat perehtyä käsiteltäviin asioihin mahdollisimman hyvin, kertoo isännöitsijä Tero Listenmaa KT-palvelu Oy:stä.

Käytännössä helpointa on liittää yhtiökokouskutsuun hallituksen päätösehdotusten lisäksi kopiot toimintakertomuksesta, tilinpäätösasiakirjoista sekä muista tarpeellisista dokumenteista. Näin osakkaat voivat selata aineistot läpi omassa aikataulussaan.

– Kun osakkaat ovat perillä päätettävistä asioista ja niiden taustoista, kysymyksiä ja rakentavaa keskustelua asiasta herää kokouksessa yleensä vähemmän, Lindberg sanoo.

Hallituksen ja isännöitsijän tulee itsekin muistaa valmistautua yhtiökokoukseen. Monesti pystytään ennakoimaan, mitkä asiat erityisesti herättävät kokouksessa keskustelua ja kysymyksiä.

– Näihin kysymyksiin kannattaa valmistautua antamaan perustellut vastaukset. Yleisimpiin niistä olisi hyvä löytyä vastaukset jo kokousaineistosta, Listenmaa huomauttaa.

Lue lisää: Voiko yhtiökokouksessa muuttaa päätettävää asiaa lennosta?

Keskustelu aisoihin ja asiaan

Yhtiökokouksen kulkuun vaikuttaa merkittävästi se, kuka valitaan kokouksen puheenjohtajaksi. Mitä paremmin puheenjohtaja tuntee kokouskäytännöt, sitä helpommin kokous todennäköisesti soljuu eteenpäin. Monesti puheenjohtajan nuija päätyy hallituksen puheenjohtajalle, mutta ei aina.

– Myös isännöitsijä ammattilaisena voi johtaa kokousta. Se on hyvä vaihtoehto, jos kokouksen vetäminen tuntuu esimerkiksi hallituksen puheenjohtajasta vieraalta, Listenmaa vinkkaa.

Lue lisää: Näin etenee yhtiökokous

Kysymyksiin kannattaa valmistautua antamaan perustellut vastaukset.

Yhtiökokouksen puheenjohtajan ydintehtävä on selvittää osakkaiden tahto käsiteltävissä kysymyksissä ja varmistaa, että kokouksessa tehdään tarvittavat päätökset laillisessa järjestyksessä. Tämä onnistuu ohjaamalla keskustelua järjestelmällisesti ja huolehtimalla, että kaikki pääsevät ääneen.

– On tärkeää pitää mielessä, ketkä puheenvuoroja ovat pyytäneet ja missä järjestyksessä. Tarvittaessa voi kysyä, kenen vuoro olikaan seuraavaksi. Lisäksi puheenjohtajan on hyvä kysyä aina sopivissa väleissä, onko osakkailla vielä jotain kysyttävää tai kommentoitavaa asiaan liittyen, Lindberg pohtii.

Yhtiökokouksessa keskustelu lähtee helposti käsistä, kun osakkaat pääsevät puhumaan porukalla yhtiön asioista. Puheenjohtajan asiana on pitää huoli siitä, ettei keskustelu rönsyile tarpeettomasti.

– Kun kokouksessa pitäydytään asiassa, kokousväelle on selkeää, mitä asiakohtaa käsitellään ja mistä ollaan päättämässä, Listenmaa toteaa.

Lue lisää: Puheenjohtajan kannattaa valmistautua huolella kokouksiin

Kokouksen ei tarvitse kestää tuntikausia

Jos tavallisesta poikkeavaa päätettävää ei ole, kokouksen ei tarvitse kestää tuntikausia. Liian nopeasti ei tietenkään saa edetä, sillä yhtiökokous on osakkaille vuoden merkittävin tilaisuus tulla kuulluksi ja päästä kysymään taloyhtiön asioista.

– Hyvä yhtiökokouksen kesto on mielestäni 60 minuuttia sisältäen varsinaisen kokouksen jälkeen käytävän keskustelun, Listenmaa pohtii.

Tarvittaessa esimerkiksi keskusteluja voi jouduttaa. Jos asiaa on käsitelty jo tovin ja esityslistalla on vielä muitakin asioita, puheenjohtajan on uskallettava puuttua puheenvuoroihin.

– Mikäli puheenvuoroissa alkavat selvästi toistua samat asiat, puheenvuorot voi ääritapauksessa keskeyttää ja todeta, että nyt on esitettävä jotain uutta näkökohtaa asiaan liittyen. Ellei mitään uutta esitettävää enää ole, voi todeta, että voitaneen siirtyä asiasta päättämiseen, Lindberg ohjeistaa.

Hyvä konkreettinen keino jouduttaa itse yhtiökokousta on varata kokouksen päättymisen jälkeen aikaa yleiselle keskustelulle. Tällöin itse kokousaikaa ei kulu keskusteluun asioista, joista ei tehdä kokouksessa päätöksiä.

– Keskusteluasioissa voidaan puhua yleisistä asumiseen ja elämiseen liittyvistä asioista, jotka eivät varsinaisesti liity esityslistalla olleisiin asioihin, Listenmaa toteaa.

Lue lisää: Asuntosijoittaja, huomioi nämä seikat yhtiökokouksessa

Lisätietoa saa oppaasta Taloyhtiön yhtiökokous – Puheenjohtajan opas (Kiinteistömedia). Kiinteistömedia on myös Suomen Kiinteistölehden kustantaja.