Taloyhtiöiden hallituksille, isännöitsijöille ja asukkaille tarkoitettu digipalvelu tuo kaikki taloyhtiön asiakirjat, ilmoitukset ja toiminnot yhteen paikkaan. Tietojen ja asioinnin keskittäminen sujuvoittaa taloyhtiön sisäistä viestintää ja tuo toimivuutta päivittäiseen arkeen.
Monet meistä ovat olleet siinä samassa tilanteessa: kylpyhuoneessa putken tiiviste vuotaa, ja jostain pitäisi kaivaa huoltoyhtiön numero. Oliko se pohjakerroksen aulassa vai löytyykö se sähköpostiviestitulvan joukosta? Ja kun numero vihdoin löytyy ja viasta on saatu ilmoitettua, voi ilmaan jäädä epävarmuus huoltoprosessin etenemisestä. Samalla pitäisi selvitellä muitakin asioita, kuten mistä taloyhtiön yhteisiä tiloja saikaan varattua ja mitä kuukausi tai kaksi sitten paperipostin joukossa tullut taloyhtiön ilmoitus pitikään sisällään. Ja kaikki tämä työssä käymisen, opintojen, perhearjen ja muun lomassa.
Taloyhtiön hallinnon edustaja tai isännöitsijä puolestaan voi kokea haasteita vaikkapa kokousten järjestämisessä, taloyhtiön hallituksen kokoon kutsumisessa sekä asiakirjojen arkistoinnin, hallinnoinnin ja allekirjoittamisten kanssa. Kasvokkain tapahtuvia palavereja varten pitäisi saada tulostettua kiinteistön asiakirjat ja kokousten asialistat ja pitää ne järjestyksessä. Etäpalavereissa voi ilmetä haasteita, mikäli osallistujilla on erilaiset tottumukset videokokousalustojen käytöstä tai huomattavan vaihteleva tietoteknisen osaamisen taso.
Huoltoyhtiöt seuraavat usein aitiopaikalta taloyhtiöiden muuttuvia tarpeita. PHM Digital on suunniteltu vastaamaan suoraan näihin tarpeisiin, ja se on kaikkialla Suomessa toimivien paikallisten PHM Groupiin kuuluvien huoltoyhtiöiden tarjoama palvelu.
PHM Digital tuo kaikki taloyhtiötä koskevat asiat yhteen paikkaan, mikä helpottaa huomattavasti taloyhtiön sisäistä asiointia ja viestintää. Asukkaat voivat esimerkiksi tehdä huoltoilmoituksia ja seurata niiden tilaa reaaliajassa. Palvelun kautta on mahdollista myös varata taloyhtiön yhteiskäyttötiloja ja tarkastella tiedotteita, ilmoituksia ja taloyhtiön toimintaan liittyviä hyödyllisiä tietoja.
– Taloyhtiön hallitus ja isännöitsijä puolestaan voivat sujuvoittaa arkeaan monipuolisilla viestinnän työkaluilla ja digitaalisella asiakirjahallinnalla. Palvelun avulla on mahdollista järjestää esimerkiksi taloyhtiön hallituksen kokouksia, tehdä sähköisiä allekirjoituksia sekä seurata taloyhtiön kulutuslukemia ja viestiä sekä hallituksen että asukkaiden kanssa. Taloyhtiön digipalvelu tuo huomattavan määrän sujuvuutta hallitustyöskentelyyn, PHM Digitalin Customer Success Manager Heini Kaasinen sanoo.
Taloyhtiön tietojen ja toimintojen keskittäminen tuo avoimuutta, ajantasaisuutta ja sujuvampaa asiointia. Kun kaikilla taloyhtiön toimijoilla on samat tiedot käytössään, on viestintä ja kommunikaatio sujuvampaa. Ylimääräistä aikaa ei kulu sen enempää tietojen etsimiseen eri paikoista kuin yksittäisten toimijoiden ajan tasalla pitämiseen.
– Tavoitteemme on, että PHM Digital helpottaa taloyhtiön asioiden hoitamista. Kehitämme myös palvelua jatkuvasti asiakkailta saamamme palautteen perusteella, Kaasinen lisää.
Palvelun monipuoliset toiminnallisuudet tukevat asukkaiden sekä taloyhtiön hallituksen ja isännöitsijän arkea.
Taloyhtiön hallitukselle
• Huoltopyynnöt ja niiden reaaliaikainen seuranta
• Laajat viestintäominaisuudet: tiedotteet, häiriöilmoitukset ja keskustelut
• Sopimusten ja asiakirjojen hallinta
• Yhteiskäyttötilojen varaaminen
• Kulutusseuranta
• Sähköinen allekirjoitus
• Hallituksen kokoukset: videokokousmahdollisuus ja dokumenttipohjat
• Tiedot yhtiön hallituksesta ja sujuva hallitustyöskentely
Asukkaalle
• Huoltopyyntöjen tekeminen ja reaaliaikainen seuranta
• Tiedotteet ja häiriöilmoitukset
• Viestintä hallituksen ja muiden asukkaiden kanssa
• Pyykkituvan, kerhotilan ja muiden yhteisten tilojen varaaminen
• Tiedot yhtiön hallituksesta
Isännöitsijälle
• Huoltopyynnöt ja niiden reaaliaikainen seuranta
• Reaaliaikaista tietoa taloyhtiön asioista
• Tiedotteet ja häiriöilmoitukset
• Viestintä ja yhteistyö hallituksen ja kiinteistöhuollon kanssa
• Yhteiskäyttötilojen varaaminen
• Tiedot yhtiön hallituksesta ja sujuva hallitustyöskentely
• Digitaalinen asiakirjahallinta
• Kulutusseuranta
Lue lisää PHM Digitalista: https://www.phmgroup.fi/phmdigital/
Taloyhtiöiden verkostotoimintaan on valmistunut uusi opas, joka pohjautuu Espoon Matinkylästä saatuihin kokemuksiin. Alueellisen energiayhteistyön toimintamallin oppaassa kuvataan taloyhtiöiden yhteistyön hyötyjä eri osapuolille. Verkostoon osallistui hankkeen aikana yli 60 taloyhtiötä.
Taloyhtiöiden lainansaantiongelmat ovat jatkuneet ja jonkin verran yleistyneet, selviää Kiinteistöliiton talous- ja rahoituskyselystä. Pienten yhtiöiden tilanne on hankalin. Myös alueelliset erot rahoituksen saatavuudessa ovat merkittäviä.
Uudistetun rakentamislain tavoitteena on sujuvoittaa lupaprosesseja, mutta käytännön vaikutukset voivat vaihdella kunnittain. Taloyhtiöiden on hyvä selvittää ajoissa, mitä vaatimuksia omalle hankkeelle muuttuneessa tilanteessa asetetaan.
Suomen Kiinteistölehti juhlii tänä vuonna satavuotista taivaltaan. Ensi vuonna tulee kuluneeksi sata vuotta myös ensimmäisen asunto-osakeyhtiölain voimaantulosta. As Oy Agrikolankatu 7 on esimerkki siitä, millaisia muutoksia taloyhtiöissä on koettu vuosisadan aikana.
Tähtiartikkeli
Haluatko kommentoida artikkelia? Luo tunnus ja kirjaudu sisään.
Luo tunnus Kirjaudu sisään