Tietosuoja ja turvallisuus taloyhtiössä

Erilaisten digilukitusten yleistyessä taloyhtiöissäkin otetaan enenevässä määrin käyttöön äly- ja muita sähköisiä lukitusjärjestelmiä. Samaten kameravalvonta kiinnostaa riskinhallintakeinona.

Lakineuvonnassa kysytään usein, mitä tällaisten teknisten ratkaisujen suhteen taloyhtiön tulee huomata. Ensi keväänä voimaan astuva EU:n tietosuoja-asetus on herättänyt myös paljon kysymyksiä.

Henkilötietolaki ja tietosuoja-asetus

EU:n antaman uuden tietosuoja-asetuksen soveltaminen alkaa jäsenvaltioissa 25.5.2018. Oikeusministeriön asettama työryhmä on antanut ehdotuksen uuden henkilötietojen suojaa koskevan yleislain säätämisestä, joka tulisi voimaan samaan aikaan asetuksen kanssa.

Tällä hetkellä älylukkoja tai kameravalvontaa harkitsevan taloyhtiön tulee huolehtia voimassa olevan henkilötietolain noudattamisesta. Elektroninen lukitusjärjestelmä kerää tietoa asukkaiden liikkeistä ja muodostaa näin henkilötietolain tarkoittaman henkilörekisterin. Taloyhtiö on rekisterinpitäjänä vastuussa henkilötietoja koskevien säännösten noudattamisesta.

Siten taloyhtiöllä tulee olla rekisteriseloste, josta ilmenevät mm. henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, rekisterinpitäjän yhteystiedot vastuuhenkilöineen ja mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan.  Tietojen käsittely on suunniteltava etukäteen ja määriteltävä käsittelyn tarkoitus. Tietoja saa käsitellä vain ennalta määriteltyyn tarkoitukseen.

Yleensä sähkölukon keräämä tieto on sisällä lukossa ja täytyy erikseen hakea, jos sitä halutaan käsitellä. Tiedon voi hakea esimerkiksi lukkoseppä ohjelmointilaitteen avulla. Hakemiseen tarvitaan yleensä lisäksi salasana ja ohjelmointiavain, joiden säilyttämisestä rekisterinpitäjän tulee huolehtia. Tietojen käsittelylle täytyy olla asiallinen syy ja tarve. Tietoja ei haeta huvin vuoksi eikä muuhun kuin ennalta määriteltyyn tarkoitukseen.

Tallentavan kameravalvonnan osalta tulee yhtiössä niin ikään huomata henkilötietoja koskevat säännökset. Tallennettu kuva ja ääni ovat henkilötietoja henkilön ollessa niistä tunnistettavissa. Jos valvontajärjestelmä ei tallenna kuvaa eikä ääntä lainkaan, ei henkilötietosäännöksiä sovelleta.

Tallentavasta kameravalvonnasta tulee tiedottaa näkyvästi esimerkiksi kyltein. Tallenteita ei saa käyttää muissa tarkoituksissa, kuin mitä varten valvontaa on alettu suorittaa. Tietoa ei saa luovuttaa käyttötarkoituksen vastaisesti ulkopuolisille. Tallenteet tulee hävittää heti kun ne ovat käyneet tarpeettomiksi.

Tietosuoja-asetuksen ja tulevan lain tullessa sovellettavaksi on tarkistettava vähintään, että taloyhtiön rekisteriseloste ja muut rekisteröidylle toimitettavat tiedot täyttävät asetuksen edellytykset. Asetus vahvistaa yksilöiden oikeuksia ja mahdollistaa tiukemmat seuraamukset rikkomuksista. Jos esimerkiksi älylukkojen hankkimista vasta harkitaan, on hyvä varmistaa, että järjestelmään on tarvittaessa tehtävissä uusien säännösten vaatimia muutoksia. Esimerkiksi kun rekisteröity ei enää halua, että hänen tietojaan käsitellään, tiedot tulee poistaa, ellei ole jokin laillinen peruste säilyttää niitä. On hyvä varmistaa, että tietojen poistaminen järjestelmästä onnistuu.

Muuta huomattavaa ja lisätietoa

Kameravalvontaa harkitessa tulee lisäksi huolehtia, ettei valvonnalla syyllistytä rikoslaissa kriminalisoituun salakatseluun, tai jos tallennetaan myös ääntä, salakuunteluun. Lisätietoa saa esim. Poliisihallituksen kameravalvontaoppaasta ja tietosuojavaltuutetun julkaisuista.

Tietosuoja-asetuksesta ja uuden lain etenemisestä saa lisätietoa mm. oikeusministeriön ja tietosuojavaltuutetun sivuilta.