Kuinka parantaa hallitustyötä?

Taloyhtiön hallitus voi olla kauhistus, intohimo tai hällä väliä. Kyse on siis siitä, kuinka asunto-osakeyhtiössä pitäisi suhtautua hallituksen tekemiseen. Kokemukseni mukaan liian usein suhtautuminen on tuo hällä väliä eli riittää, että se kuuluisa ”joku muu” hoitaa asiat. Paras suhtautuminen on asiallinen innostus ja nimenomaan oman osallistumisen kautta. Usein hallitustyössä on jotain parannettavaa, mutta siitä ei kannata huolestua. Vinkkejä ja apua kyllä löytyy.

Tein lyhyen listan teemoista, joita kehittämällä hallituksen tekeminen kehittyy oikean suuntaan. Lista ei ole kattava, mutta kyllä sillä hyvin alkuun pääsee.

1. Yhteistyö isännöitsijän kanssa on tärkeää. Hallituksen puheenjohtajan kannattaa erityisesti panostaa tämän asian hoitamiseen. Säännölliset yhteydet myös kokouksen ulkopuolella sekä kokousten ja varsinkin isompien hankkeiden läpiviennin yhteinen valmistelu myös hallituksen ulkopuolisissa palavereissa on hyvä apu. Näissä yhteyksissä kannattaa käyttää kaikkia nykytekniikan mahdollisuuksia, kuten skype-palavereja tai videoituja työmaaraportteja. Tekniikasta huolimatta varsinkin hallituksen puheenjohtajalla tulisi olla riittävästi aikaa käytettävissään. Aivan pelkillä hallituksen kokouksilla ei synny laadukasta yhteistyötä.

2. Hallituksen sisäinen roolitus kannattaa. Hyviä vastuualueita voivat olla vaikkapa sopimukset ja hallinto, osakasviestintä, korjaushankkeet ja vuosittainen ylläpito. Jos näiden alojen ammattiosaajia löytyy hallitukseen, niin hienoa, mutta ilmankin pärjää. Silloin on vain reippaasti perehdyttävä ja tarpeen mukaan hankittavaa asiantuntija-apua avuksi.

3. Viestintä asukkaille ja osakkaille jää tyypillisesti aivan liian vähäiseksi. Kannattaa hakea hallituksen sisältä joku, joka ottaa viestintävastuuta. Tyytymättömyyttä ja nurinaa on helppo vähentää kertomalla ajoissa kaikista tulossa ja suunnitteilla olevista asioista. Info- ja keskustelutilaisuuksia kannattaa myös järjestää, jos vähänkään tuntuu olevan tarvetta. Näin myös hallituksen ja isännöitsijän arkinen kyselytulva saadaan hoidettua tehokkaammin, kun asiat käydään läpi kerralla isomman ryhmän kanssa.

4. Älä unohda käyttää tarvittaessa asiantuntijoita. Hankalia kysymyksiä tulee aina joskus eteen. Mutta ei hätää. Lähes kaikki haasteet on joku muu jo selättänyt. Vaikka ongelma tuntuisi suureltakin, niin kysy! Ja kysy ennen kuin teet. Moni suureksi paisunut riita tai kustannus olisi voitu välttää ihan vaan sillä, että olisi ensin kysytty asiantuntijalta ja sitten vasta toimittu.

Kokonaisuus ei ole mahdoton

Hallituksen tehtävät ovat lopulta aika suoraviivaisia. Ihan tavallisella maalaisjärjellä pärjää pitkälle. Hallitus valitsee isännöitsijän ja suunnittelee yhdessä tämän kanssa yhtiön tulevaisuuden suuntaviivat, laatii korjaustarveselvityksen ja parhaimmillaan jopa strategin yhtiölle.  Hallituksessa päätetään huoltoyhtiön ja muiden palveluiden hankinnasta, yhtiön vastiketasoista sekä valmistellaan kaikki merkittävät kunnossapito- ja korjaushankkeet. Hallituksessa voi vaikuttaa yhtiön asioiden hoitamiseen. Jos et itse pysty osallistumaan, niin kannattaa ainakin huolehtia osaavien ihmisten rekrytoinnista hallitukseen. Taloyhtiön hallituksessa pääsee aidosti vaikuttamaan oman omaisuuden hoitamiseen, asuinympäristön viihtyisyyteen ja oman taloyhtiön henkeen.