Avoin viestintä houkuttelee taloyhtiön osakkaat yhtiökokoukseen

Kevät on kiireisintä taloyhtiöiden yhtiökokousaikaa. Yhtiökokouksessa tehdään yhtiön merkittävimmät päätökset. Osakkaat eivät silti aina ymmärrä, miksi heidän pitäisi saapua paikalle kokoukseen. Taloyhtiön hallitus ja isännöitsijä voivat kannustaa osakkaita osallistumaan yhtiökokoukseen viestimällä avoimesti.

Osakkaita voi aktivoida viestinnällä

Moni taloyhtiön osakas pitää yhtiökokouksia pitkäpiimäisinä kokouksina, joissa joristaan turhia asioita tuntitolkulla. Yhtiökokous on kuitenkin juuri se paikka, jossa osakkaat pääsevät vaikuttamaan oman taloyhtiönsä asioihin. Yhtiökokouksessa päätetään esimerkiksi vastikkeen suuruudesta ja isoista remonteista. Osakkaita kannattaa muistuttaa tästä hyvissä ajoin ennen kokousta.

Hallituksen ja isännöitsijän aktiivinen viestintä voi innostaa aivan uudella tavalla osakkaita osallistumaan yhtiökokoukseen. Viestinnästä on erityisen paljon hyötyä silloin, jos taloyhtiön osakkaat ovat tavanneet osallistua laiskasti yhtiökokouksiin.

Helpoin keino aktivoida osakkaita on hankkia heille opas yhtiökokoukseen. Esimerkiksi Kiinteistöalan Kustannus Oy:n julkaisema Pieni yhtiökokousopas (Kristel Pynnönen) kertoo ytimekkäästi, mikä yhtiökokous on, mitä kokouksessa tapahtuu ja millaisista asioista siellä päätetään. Osakkaille voi myös tarjota yhtiökokousaiheisen verkkokurssin (esim. Yhtiökokous-ekurssi) tai jakaa Suomen Kiinteistölehden yhtiökokousaiheisia artikkeleita.

Yhtiökokouspäivästä ja päätettävistä asioista kerrottava ajoissa

Yhtiökokouspäivä kannattaa ilmoittaa osakkaille heti, kun se on tiedossa. Näin osakkaat pystyvät varaamaan ajan kalenteristaan. Samalla osakkaita voidaan muistuttaa, että heillä on oikeus esittää asioita yhtiökokouksen käsiteltäväksi. Tämä lisää avoimuutta yhtiön päätöksenteosta.

Varsinainen yhtiökokouskutsu on hyvä lähettää osakkaille 3–4 viikkoa ennen kokousta. Lain mukaan kutsu on toimitettava osakkaille viimeistään kaksi viikkoa ennen yhtiökokousta.

Kokouskutsussa listataan kaikki kokouksessa päätettävät asiat. Kun asiat esitetään riittävän selkeästi, osakkaat pystyvät kutsun perusteella ymmärtämään, mitä asioita yhtiökokouksessa käsitellään.

Tarpeelliset asiakirjat yhtiökokouskutsun mukaan

Taloyhtiön kannattaa ottaa tavaksi lähettää yhtiökokouskutsun mukana tilinpäätös, toimintakertomus, hallituksen päätösehdotukset, kunnossapitotarveselvitys sekä tilintarkastus- ja/tai toiminnantarkastuskertomus. Kun osakkaat pääsevät tutustumaan näihin asiakirjoihin jo ennen kokousta, niiden käsittely kokouksessa sujuu sutjakammin.

Kätevä lisä yhtiökokouskutsuun on valmis valtakirjalomake, jolla osakas voi tarvittaessa valtuuttaa jonkun osallistumaan puolestaan kokoukseen. Valtakirjaa tarvitsevat myös yhteisomistajat, jotka edustavat muita samojen osakkeiden omistajia kokouksessa.

Valtakirjat on nopeampi käsitellä yhtiökokouksessa, kun ne ovat kaikki samanlaisia ja asiamukaisesti laadittuja.

Yhtiökokouksen päätökset ilmoitustaululle

Yhtiökokouksessa tehdyistä päätöksistä pitää muistaa tiedottaa jälkeenpäin osakkaille. Päätökset kiinnostavat etenkin osakkaita, jotka eivät ole päässeet osallistumaan yhtiökokoukseen.

Taloyhtiön ilmoitustauluille kannattaa viedä pian yhtiökokouksen jälkeen tiedote, johon on kirjattu tärkeimmät päätökset. Tiedote voidaan lähettää myös suoraan osakkaille.

Yhtiökokouksen pöytäkirjaa ei tarvitse automaattisesti lähettää kaikille osakkaille. Osakkailla on kuitenkin halutessaan oikeus saada jäljennös pöytäkirjasta. Lisäksi pöytäkirja tulee saattaa osakkaiden nähtäville isännöintiyrityksen toimistolle tai hallituksen puheenjohtajan luo.

Taloyhtiöiden yhtiökokouksissa päätetään vuosittain 2,3 miljardin euron korjauksista ja kuuden miljardin vastikkeista sekä valitaan 300 000 hallituksen jäsentä – ja näillä päätöksillä on vaikutusta 2,6 miljoonaan suomalaiseen. Kiinteistöliittoyhteisön #yhtiökokoushaaste-kampanjan tavoitteena on kannustaa taloyhtiöiden osakkaita osallistumaan yhtiökokoukseen, sillä siellä jos missään voi vaikuttaa omaisuutensa arvon kehittymiseen sekä omaan asumiseen vaikuttaviin asioihin. Lisää vinkkejä ja ohjeita saat Kiinteistöliiton maksuttomasta oppaasta www.yhtiokokousopas.fi.

Haluatko kommentoida artikkelia? Luo tunnus ja kirjaudu sisään.

Tilaa uutiskirjeemme

Kiinteistölehden suosittu uutiskirje tuo kiinteistöalan uutiset sinulle!

Tilaa uutiskirje

Katso myös nämä

20.4.2022

Kaupallinen yhteistyö

Miten taloyhtiön korjaushankkeen viestinnässä onnistutaan?

Laajat korjaushankkeet ovat taloyhtiöille suuria taloudellisia satsauksia, jotka vaikuttavat suuresti myös asukkaiden jokapäiväiseen elämään. Mikäli korjaushankkeen viestintä on hoidettu huonosti, ei tarvittava tieto tavoita asianomaisia ja koko hankkeesta jää helposti huono kuva. Kuinka iso rooli ammattilaisilla on viestinnässä?

Raksystems

5.4.2022

Kaupallinen yhteistyö

Safetumin TOP 5 ohjeet taloyhtiön väestönsuojan ylläpitoon

Väestönsuoja on ensisijaisesti tarkoitettu väestön suojaamiseen sotilaallisen hyökkäyksen aikana. Suoja antaa turvaa räjähdysvaikutuksilta, sortumilta ja kemiallisilta taisteluaineilta sekä vaaralliselta säteilyltä. Normaalioloissa väestönsuojatiloja käytetään yleensä varastoina, harrastetiloina tai autohalleina.

Safetum

pelastussuunnitelma

27.11.2022

Onko pelastussuunnitelmasi kunnossa?

Pelastussuunnitelma on taloyhtiön turvallisuuden perusta. Sen ajantasaisuus kannattaa tarkistaa vuosittain. Erityisesti palovaroittimia koskevat määräykset tulee selvittää tarkoin.

taloyhtiön turvallisuus

2.3.2022

Onko pelastussuunnitelmasi kunnossa?

Varautuminen tulipaloihin ja muihin vaaratilanteisiin on asumisturvallisuuden perusta. Pelastussuunnitelma toimii taloyhtiöiden suunnittelun työvälineenä turvallisuuden rakentamisessa. Sen sisällön määrittävät pelastuslaki ja -asetus.

Olet lukenut 1/25 maksuttomasta artikkelista

Haluatko lukea rajattomasti artikkeleita? Luo tunnus, kirjaudu sisään tai tilaa Kiinteistölehti edullisesti!

Tilaa lehti