Tarjouspyynnöllä on erittäin suuri merkitys kilpailuttamisen ja koko sopimussuhteen määrittelijänä ja ohjaajana. Tarjouspyynnössä kuvataan mahdollisimman tarkasti ja yksiselitteisesti isännöintisopimukseen sisältyvät tehtävät ja toimenpiteet, joista tarjousta pyydetään. Käytännössä tämä tarkoittaa isännöinnin palvelukuvauksen läpikäyntiä kohta kohdalta.
Tärkeä tarjouspyyntöä koskeva periaate on se, että tarjoajia kohdellaan tasavertaisesti – kaikille tarjoajille annetaan sama tieto ja samanlainen mahdollisuus tehdä tarjous. Hyvä ja selkeä tarjouspyyntö mahdollistaa tarjousten vertailun.
Hyvän tarjouspyynnön kolme tärkeää kohtaa:
Palveluiden veloitus
Isännöintipalveluissa tehtävät jaetaan kiinteään palkkioon ja erilliskorvaukseen kuuluviin tehtäviin. Tarjousten vertailukelpoisuuden kannalta tarjouspyynnöstä on yksiselitteisesti käytävä ilmi, kummalla veloitusperusteella tehtävä suoritetaan.
Hyödynnä valmiita ohjeita
Isännöintipalvelun tarjouspyynnössä kannattaa hyödyntää olemassa olevia Isännöinnin eettisiä ohjeita ja Isännöinnin yleisiä sopimusehtoja ISE 2007:ää. Nämä luovat hyvän pohjan isännöintisopimussuhteelle.
Muista tärkeät liitteet
Tarjouspyyntö on aina syytä laatia kirjallisena. Hyvän tarjouspyynnön liitteenä on yhtiöjärjestys, viimeksi vahvistettu tilinpäätös, isännöitsijäntodistus, korjaustoimintaa koskeva pitkän tähtäimen suunnitelma (PTS) sekä isännöintitehtävien määrittelyt.
Yhteismitallisista tarjouksista on yleensä helppo tehdä hintavertailu. Sen sijaan laadullinen vertailu onkin jo ongelmallisempaa. Palvelutuotteen laadun esille tuominen on vaikeaa. Isännöinnin laaduksi ymmärretään useimmiten mm. ammattitaito ja osaaminen, sopimuksenmukainen tehtävien hoito, luotettavuus, saavutettavuus, nopeus, uskottavuus jne.
Kirjalliseen muotoon tehdystä tarjouksesta voi käydä ilmi referenssikohteita tai isännöintiyrityksen asiakastyytyväisyystutkimuksen tuloksia, joista voi saada tietoa palvelun laadusta. Tarjousvaiheessa tapahtunut isännöitsijän haastattelu antaa myös isännöitsijästä ja isännöintiyrityksestä papereita selkeämmän kuvan.
Laatua voidaan tuoda esille myös isännöitsijän ammatillisen osaamisen, koulutuksen, auktorisoinnin, kokemuksen, asiakaspysyvyyden tai järjestötoiminnan kautta.
Palvelun hintaa voi arvioida suhteuttamalla kuukausittaista palkkiota aikaan, joka tehtävien hoitamiseen arvioidaan kuluvan. Hintavertailussa voi käyttää myös apuna tuoreita hoitokulutilastoja, mutta tällainen vertailu ei luonnollisesti huomioi kiinteistökohtaisia erityispiirteitä.
Kuntakohtaiset kiinteistökustannukset ovat nousseet edellisvuotta vähemmän. Monissa kunnissa nousu on erittäin nopeaa. Eniten kasvoivat vesi- ja kaukolämpökustannukset, käy ilmi Kiinteistöliiton Indeksitalo-selvityksestä.
Varsinkin vesi ja jätehuolto ovat tänä vuonna kallistuneet nopeasti edellisvuoteen verrattuna, kun taas sähköenergia on halventunut. Tiedot ilmenevät Kiinteistöliiton Indeksitalo-selvityksestä.
Uusien taloyhtiölainojen keskimääräinen kokonaiskorko oli syyskuussa 3,81 prosenttia pääkaupunkiseudun pankkien tarjouksissa, selviää lainavertailusta. Suomen Kiinteistölehti julkaisee yhteistyössä Vuokranantajien kanssa Suomen Rahatiedon Seppo Rekosen laatimia lainakorkojen vertailuja.
Veden hinnan ripeä kallistuminen jatkuu tänä vuonna, käy ilmi tuoreesta kuntakohtaisten kiinteistökustannusten vertailusta. Sen sijaan kaukolämmön hinnannousu on hidastunut. Keskimääräinen vesikustannusten nousu on tänä vuonna 4,2 prosenttia.
Haluatko kommentoida artikkelia? Luo tunnus ja kirjaudu sisään.
Luo tunnus Kirjaudu sisään