Tarjouksen tekijöiden etsintä

Kyvykkään ja luotettavan isännöintiyrityksen tunnusmerkkejä:

1 Ammattitaito

Toimii vastuullisesti ja palveluhenkisesti, pyrkii pitkäjänteisen kumppanuussuhteen luomiseen ja vastaa tekemisistään myös sopimussuhteen päättyessä.

2 Luotettavuus

On tunnettu alallaan tai tilaajalle ennestään tunnettu. Käyttää kyvykkäitä ja osaavia työntekijöitä ja alihankkijoita.

3 Laaduntarkkailu

Isännöintiyritys on Suomen Isännöintiliitto ry:n jäsen, tai osoittaa vapaaehtoisesti toimintansa laadukkuutta hakeutumalla ISA ry:n auditointimenettelyyn.

Mitä huomioida tarjouspyyntökokelaita valitessa

Hankintaa suorittavan on hyvä ottaa huomioon isännöintiyrityksen toimintakonsepti voidakseen varmistua, että toimittajakandidaatti on sopiva juuri kyseessä olevan kiinteistön palvelutoimittajaksi ja tilaajan yhteistyökumppaniksi.

Isännöintiyritykseltä voi saada kuvauksen yrityksen tavasta toimia tai jopa tarjouksen kohteena olevaa kiinteistöä koskevan laatusuunnitelman. Laaduntuottokyky ja laatujärjestelmän olemassaolo tai puuttuminen ei kuitenkaan aina käy yksiin. Tarjouksen pyytäjän on syytä arvioida yrityksen ja sen henkilöstön palveluhenkisyys, laaduntuottokyky ja yhteistyövalmiudet. Samalla arvioidaan, onko ehdokkaalla edellytyksiä ja kykyä hoitaa kohdetta niin, että voidaan odottaa syntyvän pitkäkestoinen, kehittyvä kumppanuussuhde.

Usein toistuva isännöintiyrityksen vaihto tulee kalliiksi sekä hankintakustannusten muodossa että uuden palveluntoimittajan sisäänajo- ja laatukustannuksina. Tilaajana toimivan taloyhtiön hallituksen kannattaa varata aikaa vähintään kerran vuodessa ja ainakin sopimuskauden alkuvaiheessa pidettäviin kehityspalavereihin.

Sähköiset palvelut ja suunnitelmallisuus ovat tilaajalle tärkeitä

Tilaajalle on tärkeää, että isännöintiyrityksellä on käytössään nykyaikaiset sähköiset apuvälineet palvelujen tuottamisessa. Tämä tarkoittaa sähköistä laskutusta ja rahaliikenteen hallintaa, ajantasaista kirjanpito- ja kiinteistöhallinto-ohjelmistoa, sekä kyky tuottaa, käyttää ja ylläpitää kiinteistöhuollon ohjauksen sähköisiä apuvälineitä, sähköisiä huoltokirjoja ja internetin sivustoja.

Tämän päivän vaatimuksiin kuuluu myös se, että isännöintiyritys pystyy järjestämään kiinteistön energiankulutuksen ja -säästönseurannan ja hallinnan. Merkityksellisiä seikkoja ovat myös isännöintiyrityksen laadunvarmistustoimenpiteet ja asiakaspalautteen keräämistapa ja toimintamalli.

Isännöintipalvelussa on yhä keskeisemmäksi osaksi muodostunut kiinteistöjen ylläpidon ja korjaustoiminnan suunnitelmallisuus. Tätä varten isännöitsijällä tulisi olla osaamista ja kokemusta toiminnassaan hyödyntää kiinteistönomistajan kannalta tärkeitä työkaluja, mm. kiinteistöstrategiaa, PTS-suunnitelmaa, viestintäsuunnitelmaa ja hyvää hallintotapaa.

Palvelun tilaajan näkökulmasta korostuu isännöintiyrityksen kyky oikeasti ohjata kiinteistön elinkaaren aikaista arvonsäilyttämistä järjestelmällisellä etukäteen suunnitellulla, dokumentoidulla ja asianmukaiseen kuntoarviointiin perustuvalla korjaus- ja saneeraustoiminnalla.

Isännöintiyrityksellä voi olla tarjottavana myös korjausrakentamiseen liittyviä erillishinnoiteltuja lisäpalveluita. Tilaajan on tällöin hyvä tietää, missä määrin isännöintiyrityksellä on käytettävissään omaa osaamista ja asiantuntemusta ja kuinka paljon ulkopuolisia alihankintapalveluita käytetään.

Palvelun tarjoajalta toivottuja ominaisuuksia:

• henkilökunta, sen koulutus ja osaamisen ylläpito
• sitoutuminen palvelun kehittämiseen, järjestäytyminen
• johtamisjärjestelmä, laatujärjestelmä, ISA auktorisointi
• kumppanit ja palvelutarjoajaverkostot

Tilaajalle on tärkeää, miten hoidetaan:

• taloyhtiön hallinto ja kirjanpito
• osakkaiden ja asiakkaiden asiakaspalvelu ja tiedottaminen
• kiinteistön ylläpito, korjaus ja kunnossapito

Onnistumisen ja laadun mittarit:

• hallituksen tyytyväisyys
• osakkaiden ja asukkaiden tyytyväisyys