Isännöitsijän vaihtuminen

Isännöitsijän tai isännöitsijätoimiston vaihdos tulee ajankohtaiseksi, kun rakenteilla oleva kohde on valmistumassa ja rakennusaikaisesta isännöinnistä huolehtinut rakennusliike tai rakennuttaja luovuttaa kohteen valitsemalleen isännöitsijälle tai silloin, kun yhtiön hallitus on päättänyt asumisaikana vaihtaa palveluntarjoajaa. Isännöitsijän vaihtoon liittyy aina kiinteistöä koskevan tiedon ja tuntemuksen hävikkiä sekä sopeutumista uuteen toimintatapaan ja kulttuuriin.

Yleisimpiä ongelmatilanteita isännöisijän vaihdon yhteydessä:

• Uuden isännöitsijän perehdyttämisen puute.
• Puutteet asiakirjojen luovutuksessa tai luovuttamisen hitaus.
• Kilpailutilanteen luoma jännite uuden ja vanhan isännöitsijän välillä.
• Palvelun toiminta vaihtohetkellä (jos sopimukset on esim. irtisanottu päättyväksi samalle päivälle, kun vaihdos tapahtuu).
• Keskeneräiset tai kokonaan tekemättä jätetyt hallinnolliset sopimukset valmistuvan kohteen osalta (vakuutukset, kiinteistönhoitosopimukset, hissin huoltosopimukset yms.).

Isännöitsijän vaihtuessa voidaan etukäteisvalmisteluilla vaikuttaa suuresti siihen, että vaihto tapahtuu hallitusti. Hyvä valmistelu lyhentää tehtävien siirtymäaikaa ja palvelukatkosta.

Tehtävien siirtämisessä on tärkeää:

• Sopia luovuttamiseen liittyvistä tehtävistä jo sopimusta solmittaessa (esim. tilin- tai välitilinpäätöksen tekeminen, asiakirjojen luovutus ja listaus jne.).
• Toimittaa uudelle isännöitsijälle riittävät perustiedot yhtiöstä hyvissä ajoin ennen kohteen luovutusta (esim. isännöitsijäntodistuslomake perusteellisesti täytettynä liitteineen).
• Laatia luovutettavista asiapapereista selkeä luettelo, joka vahvistetaan allekirjoituksin.
• Perehdyttää uusi isännöitsijä tehtävään (mm. kohteen keskeneräisten asioiden läpikäynti hallituksen tai hallituksen puheenjohtajan kanssa).
• Laatia luettelo taloyhtiön sopimus- ja yhteistyökumppaneista.

Huomaa! Tavallisesti tehtävät siirtyvät palveluntuottajalta toiselle, siis isännöitsijätoimistolta uudelle toimistolle. Tällöin taloyhtiön hallituksen on syytä valvoa, että tehtävien hoidon, asiakirjojen ja käyttöoikeuksien siirto tapahtuu ajallaan ja asianmukaisesti.