Tietosuoja taloyhtiössä

Kaksi vuotta sitten voimaan astuneen EU:n tietosuoja-asetuksen siirtymäaika on kulumassa umpeen. Kun asetuksen käytännön soveltaminen alkaa toukokuussa, se koskee myös taloyhtiöitä. 

EU:n yleinen tietosuoja-asetus on tullut voimaan 25.5.2016 ja kahden vuoden siirtymäajan jälkeen asetuksen käytännön soveltaminen alkaa 25.5.2018. Taloyhtiön tietosuojakysymykset ja henkilörekisterit on siis saatettava vastaamaan asetusta siirtymäajan kuluessa ja 25.5.2018 mennessä. EU:n tietosuoja-asetus korvaa nykyisen henkilötietolain (22.4.1999/523). Kovin radikaaleja muutoksia asetus ei kuitenkaan henkilötietolakiin verrattuna tuo tullessaan.

Henkilörekisterit taloyhtiössä

 

Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyvät tiedot. Tunnistettavissa olevana pidetään luonnollista henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen, kuten nimen, henkilötunnuksen, sijaintitiedon, verkkotunnistetietojen taikka yhden tai useamman hänelle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, geneettisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän perusteella. Tyypillisimpiä taloyhtiön ja isännöinnin käsittelemiä henkilötietoja ovat osakkaan ja/tai asukkaan nimi, syntymäaika/henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. 

Henkilörekisteri muodostuu mistä tahansa henkilötietoja sisältävästä tietojoukosta, josta tiedot ovat saatavilla tietyin perustein. Tyypillisimpiä taloyhtiön henkilörekistereitä ovat osakeluettelo ja asukasluettelo. Näiden rekistereiden osalta on taloyhtiö rekisterinpitäjä.

Taloyhtiön isännöitsijä on tyypillisesti kuitenkin se, joka taloyhtiön puolesta käsittelee henkilötiedot, koska käytännössä isännöitsijäyritys useasti isännöintisopimuksen perusteella, taloyhtiön puolesta, ylläpitää henkilörekisterit. Käsittelyllä tarkoitetaan nimittäin toimintoa tai toimintoja, joita kohdistetaan henkilötietoihin tai henkilötietoja sisältäviin tietojoukkoihin joko automaattista tietojenkäsittelyä käyttäen tai manuaalisesti, kuten tietojen keräämistä, tallentamista, järjestämistä, jäsentämistä,  säilyttämistä, muokkaamista tai muuttamista, hakua, kyselyä,  käyttöä, tietojen luovuttamista siirtämällä, levittämällä tai asettamalla ne muutoin saataville, tietojen yhteensovittamista tai yhdistämistä, rajoittamista, poistamista tai tuhoamista. Isännöintiyritys toimii silloin käsittelijänä.

Huomioitava on, että jos henkilötietoja käsittelee muu taho, kun rekisterinpitäjä, on käsittelystä sovittava kirjallisesti. Silloin kun isännöitsijä käsittelee henkilötiedot taloyhtiön puolesta, on isännöitsijän/isännöintiyrityksen kanssa sovittava henkilötietojen käsittelystä isännöintisopimuksessa. Määräykset henkilötietojen käsittelyyn liittyen, jotka ovat aikaa ennen EU:n tietosuoja-asetusta, eivät enää riitä, vaan henkilötietojen käsittelystä on määriteltävä tarkemmin. EU:n tietosuoja-asetus ei kuitenkaan tarkoita, että koko isännöintisopimus olisi ns. ”avattava” vaan tietosuoja-asioista voidaan sopia ja todeta erillisessä tietosuojaliitteessä, joka liitetään isännöintisopimukseen.

Henkilötiedot tulee käsitellä entistä huolellisemmin 

EU:n tietosuoja-asetuksen myötä ylipäätään huolellisen käsittelyn vaatimus korostuu ja toimintatapoja taloyhtiössä on syytä tarkastella kriittisin silmin. Syytä olisi käydä läpi peruskäsitteet, esim. henkilötieto, rekisterinpitäjä ja käsittelijä. Tunnistaa oma rooli ja toiminta ja pohtia ketkä ylipäätään henkilötietoja käsittelevät. Noudatetaanko käsittelyssä täsmällisyyttä ja luottamuksellisuutta, onko käsittely sidottua käyttötarkoitukseen, eli ei siis tallenneta kuin välttämätöntä ja virheetöntä tietoa. On osattava vastata siihen, mikä on tietojen käsittelyperuste, tarkoittaen millä perusteella on oikeutettu käsittelemään henkilötiedot, eli onko saatu rekisteröidyn suostumus, onko pohjana sopimus tai esimerkiksi lakisääteinen velvoite. Uutena vaatimuksena on tietojen rajattu säilytysaika ja tarvittaessa on asetettava muistutus vanhaksi käyvien tietojen poistamisesta, jottei henkilötietoja säilytetä pidempään kuin on tarpeen. Syytä on tietenkin kartoittaa myös mitä rekistereitä toiminnassa on ylipäätään käytössä. On pohdittava ovatko kaikki rekisterit tarpeellisia ja ovatko kaikki rekisterissä olevat tiedot tarpeellisia.

Niille taloyhtiöille, joiden toiminnassa on jo huomioitu henkilötietolain vaatimukset, tuo EU:n tietosuoja-asetus mukanaan vain vähäisiksi katsottavia lisävelvoitteita. Niissä taloyhtiöissä, joissa tietosuojasta ei ole toistaiseksi huolehdittu, on viimeistään nyt aika huomioida tietosuojavelvoitteet asianmukaisesti.

Tilaa uutiskirjeemme

Kiinteistölehden suosittu uutiskirje tuo kiinteistöalan uutiset sinulle!

Tilaa uutiskirje

Katso myös nämä

keittiöremontti

20.5.2022

Suunnittelu ja pohjatyöt takaavat onnistuneen keittiöremontin

Espoon Kivenlahdessa remontoidaan 72-neliösen kerrostaloasunnon keittiötä. Remontin toteuttaja, osakas Pekka Vass kertoo, että parhaiten keittiöremontista selviää kun suunnittelee sen hyvin ja tekee pohjatyöt huolella. "Kannattaa ehdottomasti palkata suunnittelija", hän sanoo.

Tähtiartikkeli

Tilaajille

pienet taloyhtiöt

15.8.2022

Mitä erityistä pienessä taloyhtiössä asumiseen liittyy?

Pienessä taloyhtiössä asuminen on erilaista kuin isossa taloyhtiössä asuminen. Pienet taloyhtiöt hoitavat omatoimisesti esimerkiksi monia isännöintiin liittyviä tehtäviä. Siksi osakkaiden täytyy olla niissä aktiivisia.

Tilaajille

ilmastoviisas taloyhtiö

12.9.2022

Ilmastoviisautta taloyhtiöille

Suomen Kiinteistöliitto on käynnistänyt Ilmastoviisas taloyhtiö -kiertueen, jossa vieraillaan yhdeksällä paikkakunnalla ympäri Suomen. Kiertueella keskustellaan taloyhtiöiden kanssa ja kartoitetaan yhdessä parhaita ilmastoviisaita tekoja asumisessa.

3.1.2022

Tietosuojavaltuutettu puuttui isännöitsijän vaalimainontaan − käytti osakasrekistereitä luvatta

Ison Hämeenlinnassa toimivan isännöintiyrityksen omistaja käytti yrityksensä isännöimien taloyhtiöiden osakastietoja omien ja vaimonsa kunnallisvaalimainosten postittamiseen vuoden 2021 keväällä, kertoo Hämeen Sanomat. Isännöitsijät pitävät yllä taloyhtiöiden lakisääteisiä osakasrekistereitä. Osakastiedot ovat julkisia, mutta EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) ja Suomen tietosuojalaki kieltävät henkilötietojen käytön muuhun toimintaan ilman rekisteröityjen suostumusta.

Olet lukenut 1/25 maksuttomasta artikkelista

Haluatko lukea rajattomasti artikkeleita? Luo tunnus, kirjaudu sisään tai tilaa Kiinteistölehti edullisesti!

Tilaa lehti