Taloyhtiö kysyy vain olennaisen

Henkilötietojen käsittely kuuluu taloyhtiöiden hallitusten ja isännöitsijöiden arkeen. Lakisääteisen osakeluettelon lisäksi taloyhtiöt usein ylläpitävät asukasluetteloa.

Uuden huoneistotietojärjestelmän ansiosta joidenkin taloyhtiöiden osakeluettelon ylläpito on jo Maanmittauslaitoksella. Vuoden 2019 alusta lähtien uudet asunto-osakeyhtiöt on perustettu sähköisesti, ja niiden kaikkien osakeluettelotiedot ovat Maanmittauslaitoksella, joten taloyhtiö ei pidä osakasluetteloa.

Vanhojen asunto-osakeyhtiöiden täytyy siirtää osakeluettelon ylläpito Maanmittauslaitokselle vuoden 2023 loppuun mennessä. Jos taloyhtiö ei ole vielä tehnyt siirtoa, sen täytyy edelleen pitää itse luetteloa.

– Jos osakeluettelon ylläpitoa ei ole siirretty Maanmittauslaitokselle, taloyhtiö tekee osakeluettelomerkinnät. Jos yhtiöllä on isännöitsijä, käytännössä hän tekee ne. Uuden osakkaan tiedot merkitään osakeluetteloon osakkaan pyytäessä ja esittäessä saantoselvityksen omistusoikeudestaan, sanoo Suomen Kiinteistöliiton vanhempi lakimies Minna Anttila.

Henkilötunnusta kysytään ja käsitellään varoen

Osakeluetteloon ei pidä kerätä muita kuin laissa säädettyjä henkilötietoja. Osakeluetteloon ei näin ollen pidä kirjata henkilötunnuksia, Minna Anttila muistuttaa.

– Henkilötunnuksen käsittely on yhtiössä kuitenkin perusteltua sellaisissa tilanteissa, joissa osakkaiden ja asukkaiden yksiselitteinen yksilöiminen on tarpeen yhtiön ja osakkaiden oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi. Henkilötunnuksen käsittely on tarpeen tilanteissa, joissa yhtiö tarjoaa palveluja, joiden laskuttaminen tapahtuu myöhemmin. Henkilötunnuksia voidaan käsitellä esimerkiksi vastikkeiden, vuokrien ja käyttökorvausten, kuten sauna- ja pesutupamaksujen perimistä varten.

Lisäksi henkilötunnusta saa Tietosuojalain mukaan käsitellä, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää: 1) laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi, 2) rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksientoteuttamiseksi, tai 3) historiallista tai tieteellistä tutkimusta tai tilastointia varten.

– Henkilötunnusta saa käsitellä luotonannossa tai saatavan perimisessä, vakuutus-, luottolaitos-, maksupalvelu-, vuokraus- ja lainaustoiminnassa, luottotietotoiminnassa, terveydenhuollossa, sosiaalihuollossa ja muun sosiaaliturvan toteuttamisessa tai virka-, työ- ja muita palvelussuhteita ja niihin liittyviä etuja koskevissa asioissa, Minna Anttila sanoo.

Sen lisäksi, mitä henkilötunnuksen käsittelystä 1 ja 2 momentissa säädetään, henkilötunnuksen saa luovuttaa osoitetietojen päivittämiseksi tai moninkertaisten postilähetysten välttämiseksi suoritettavaa tietojenkäsittelyä varten, jos henkilötunnus jo on luovutuksensaajan käytettävissä. Henkilötunnusta ei tule merkitä tarpeettomasti henkilörekisterinperusteella tulostettuihin tai laadittuihin asiakirjoihin.

Pitemmän version artikkelista pääset lukemaan Suomen Kiinteistölehden helmikuun numerosta, Kiinteistöliiton jäsenenä (pl. Suomen Vuokranantajien jäsenet) myös osoitteesta www.kiinteistolehti.fi.