Taloyhtiö kysyy vain olennaisen

Henkilötietojen käsittely kuuluu taloyhtiöiden hallitusten ja isännöitsijöiden arkeen. Lakisääteisen osakeluettelon lisäksi taloyhtiöt usein ylläpitävät asukasluetteloa.

Uuden huoneistotietojärjestelmän ansiosta joidenkin taloyhtiöiden osakeluettelon ylläpito on jo Maanmittauslaitoksella. Vuoden 2019 alusta lähtien uudet asunto-osakeyhtiöt on perustettu sähköisesti, ja niiden kaikkien osakeluettelotiedot ovat Maanmittauslaitoksella, joten taloyhtiö ei pidä osakasluetteloa.

Vanhojen asunto-osakeyhtiöiden täytyy siirtää osakeluettelon ylläpito Maanmittauslaitokselle vuoden 2023 loppuun mennessä. Jos taloyhtiö ei ole vielä tehnyt siirtoa, sen täytyy edelleen pitää itse luetteloa.

– Jos osakeluettelon ylläpitoa ei ole siirretty Maanmittauslaitokselle, taloyhtiö tekee osakeluettelomerkinnät. Jos yhtiöllä on isännöitsijä, käytännössä hän tekee ne. Uuden osakkaan tiedot merkitään osakeluetteloon osakkaan pyytäessä ja esittäessä saantoselvityksen omistusoikeudestaan, sanoo Suomen Kiinteistöliiton vanhempi lakimies Minna Anttila.

Henkilötunnusta kysytään ja käsitellään varoen

Osakeluetteloon ei pidä kerätä muita kuin laissa säädettyjä henkilötietoja. Osakeluetteloon ei näin ollen pidä kirjata henkilötunnuksia, Minna Anttila muistuttaa.

– Henkilötunnuksen käsittely on yhtiössä kuitenkin perusteltua sellaisissa tilanteissa, joissa osakkaiden ja asukkaiden yksiselitteinen yksilöiminen on tarpeen yhtiön ja osakkaiden oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi. Henkilötunnuksen käsittely on tarpeen tilanteissa, joissa yhtiö tarjoaa palveluja, joiden laskuttaminen tapahtuu myöhemmin. Henkilötunnuksia voidaan käsitellä esimerkiksi vastikkeiden, vuokrien ja käyttökorvausten, kuten sauna- ja pesutupamaksujen perimistä varten.

Lisäksi henkilötunnusta saa Tietosuojalain mukaan käsitellä, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää: 1) laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi, 2) rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksientoteuttamiseksi, tai 3) historiallista tai tieteellistä tutkimusta tai tilastointia varten.

– Henkilötunnusta saa käsitellä luotonannossa tai saatavan perimisessä, vakuutus-, luottolaitos-, maksupalvelu-, vuokraus- ja lainaustoiminnassa, luottotietotoiminnassa, terveydenhuollossa, sosiaalihuollossa ja muun sosiaaliturvan toteuttamisessa tai virka-, työ- ja muita palvelussuhteita ja niihin liittyviä etuja koskevissa asioissa, Minna Anttila sanoo.

Sen lisäksi, mitä henkilötunnuksen käsittelystä 1 ja 2 momentissa säädetään, henkilötunnuksen saa luovuttaa osoitetietojen päivittämiseksi tai moninkertaisten postilähetysten välttämiseksi suoritettavaa tietojenkäsittelyä varten, jos henkilötunnus jo on luovutuksensaajan käytettävissä. Henkilötunnusta ei tule merkitä tarpeettomasti henkilörekisterinperusteella tulostettuihin tai laadittuihin asiakirjoihin.

Pitemmän version artikkelista pääset lukemaan Suomen Kiinteistölehden helmikuun numerosta, Kiinteistöliiton jäsenenä (pl. Suomen Vuokranantajien jäsenet) myös osoitteesta www.kiinteistolehti.fi.

Tilaa uutiskirjeemme

Kiinteistölehden suosittu uutiskirje tuo kiinteistöalan uutiset sinulle!

Tilaa uutiskirje

Katso myös nämä

22.1.2018

Kiinteistölehden lakipähkinät 2017

Kiinteistölehden lakipähkinät on koonti vuonna 2017 Suomen Kiinteistölehdessä julkaistuista lakipähkinöistä. Kysymyksiin vastaavat Suomen Kiinteistöliiton, Kiinteistöliitto Uusimaan ja Suomen Vuokranantajien asiantuntijat. Kuka maksaa hissin?

9.1.2019

Vuoden 2018 lakipähkinät

Tähän artikkeliin on koottu kaikki Suomen Kiinteistölehdessä vuonna 2018 julkaistut lakipähkinät. Tilintarkastaja vai toiminnantarkastaja? Heinäkuussa 2010 muuttunut asunto-osakeyhtiölaki toi kokonaan uuden käsitteen asunto-osakeyhtiömaailmaan – toiminnantarkastus ja toiminnantarkastaja.

2.11.2015

Taloyhtiön osakkaat eivät aina tunne oikeuksiaan ja velvollisuuksiaan

Yli 2 miljoona suomalaisista asuu asunto-osakeyhtiössä. Osalle taloyhtiön toiminta on tuttua, mutta joillekin yhtiön toimintatavat ovat täyttä hepreaa. Uutuusopas Sata ja yksi kysymystä taloyhtiöstä auttaa vähentämään osakkaiden epätietoisuutta ja murtamaan vääriä käsityksiä osakkaiden oikeuksista ja velvollisuuksista.

23.5.2017

Taloyhtiön hallitus ja tehtävät

Asunto-osakeyhtiön hallituksen tehtäväksi on säädetty huolehtia yhtiön hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Hallituksella on siten taloyhtiön asioiden yleinen hoitovelvollisuus. Hallitus toimii toimeenpanevana toimielimenä ja voi lisäksi itsenäisesti päättää tehtäviinsä kuuluvista asioista.

Olet lukenut 1/25 maksuttomasta artikkelista

Haluatko lukea rajattomasti artikkeleita? Luo tunnus, kirjaudu sisään tai tilaa Kiinteistölehti edullisesti!

Tilaa lehti