Taloyhtiön on oltava tarkkana asukasluetteloiden ja henkilörekisterien kanssa. Tietoa ei kannata kerätä tarpeettomasti eikä sitä saa jakaa ulkopuolisille. Viranomaisille tietoja saa luovuttaa viranomaistehtävien suorittamiseksi.
Henkilötietojen käsittely kuuluu taloyhtiöiden hallitusten ja isännöitsijöiden arkeen. Lakisääteisen osakeluettelon lisäksi taloyhtiöt usein ylläpitävät asukasluetteloa. Uuden huoneistotietojärjestelmän ansiosta joidenkin taloyhtiöiden osakeluettelon ylläpito on jo Maanmittauslaitoksella.
Apulaistietosuojavaltuutetun näkemyksen mukaan on erään taloyhtiön asentama sähkölukkojärjestelmä luvaton. Lue koko tiedote tietosuojavaltuutetun kotisivuilta. Lukitus ei täytä gdpr:n vaatimuksia.
Älylukko eli digitaalinen lukko säilyttää tiedon siitä, millä avaimella ja milloin ovesta on kuljettu. Asiakas voi päättää, onko toiminnallisuus käytössä vai ei, kirjoittaa Taloustaito. Tietosuojasäädösten mukaan lokitoiminnolla ei kuitenkaan saa loukata taloyhtiön asukkaiden yksityisyyttä.
Aalto-yliopiston tutkija Kari Hiekkanen varoittaa Turun Sanomissa huoneistotietojärjestelmään liittyvistä tietosuojariskeistä. Hiekkasen mukaan järjestelmän suurin tietoturvariski on osakkeenomistajien henkilötietojen päätyminen vääriin käsiin ja rekisteröityjen joutuminen tätä kautta identiteettivarkauden kohteiksi. Hän näkee suurimpana riskinä palvelun ylläpitäjän ajattelemattomuuden ja viittaa joulukuussa 2018 tapahtuneeseen henkilötietovuotoon Trafin tietopalvelusta.
Tietosuojavaltuutetun toimisto on julkaissut ohjeita vuonna 2018 voimaan tulleen EU:n tietosuoja-asetuksen soveltamisesta taloyhtiöiden toiminnassa. Ohjeet on koottu yhdessä asumis- ja kiinteistöalan toimijoiden kanssa. Usein kysyttyä henkilötietojen käsittelystä taloyhtiöissä -sivulla käsitellään tyypillisimpiä taloyhtiön toiminnassa esiin tulevia tietosuojaan liittyviä kysymyksiä. Tällaisia ovat muun muassa se, milloin taloyhtiö saa käsitellä henkilötietoja, kenen henkilötietoja saa käsitellä, missä laajuudessa henkilötietoja saa käsitellä […]
Sähkösopimus on helppo tehdä esimerkiksi kiusantekotarkoituksessa toisen henkilön osoitteeseen, kertoo Tekniikka&Talous. Lehti kertoo tapauksesta, jossa toinen henkilö oli tehnyt kesämökkiläisen osoitteeseen uuden sähkösopimuksen eikä mökiltä enää tullut kulutustietoja. Lahti Energian asiakkaana olleen kesämökkiläisen käyttöpaikalle tehty uusi sopimus ehti olla toisen henkilön hallussa kaksi kuukautta, ennen kuin kesämökkiläinen huomasi tämän. Laskusta sopimuksen siirtoa on vaikea havaita.