OTO isännöinti – tehtävät ja vastuu

Isännöintitehtävien hoitaminen oman toimen ohella voi olla tietyissä tilanteissa vaihtoehto ulkopuoliselle ammatti-isännöinnille. OTO-isännöinti edellyttää kuitenkin riittävää tehtäviin perehtymistä ja tuo mukanaan vastuuta.

Vaihtoehto ammatti-isännöinnille

Asunto-osakeyhtiölaki ei vaadi isännöintitehtäviä hoitavalta henkilöltä tiettyä ammattipätevyyttä. Vaikka isännöintitehtäviä hoitamaan valittaisiin ns. ei-ammattilainen, tulisi hänenkin hankkia vähintään perustiedot asunto-osakeyhtiölaista ja tuntea hänelle kuuluvat tehtävät ja vastuut. Isännöintitehtävien onnistunut hoitaminen edellyttää myös motivoituneisuutta ja sitoutumista yhtiön asioiden hoitamiseen.

Isännöitsijän valinnan kriteereinä tulisi lähtökohtaisesti olla isännöitävän taloyhtiön koko, ikä ja kunto ja tämän perusteella isännöintityölle asetettavat vaatimukset. OTO-isännöinti voi olla vaihtoehto ulkopuoliselle ammatti-isännöinnille esimerkiksi silloin, kun yhtiö on pienehkö eikä yhtiössä ole lähitulevaisuudessa tulossa tai käynnissä laajoja korjaushankkeita.

Isännöitsijän henkilövalinnasta päättäminen kuuluu hallituksen yksinomaiseen toimivaltaan. Hallituksen onkin pohdittava yhtiön palvelutarpeiden ja laatuvaatimusten pohjalta, valitaanko tehtävään OTO-isännöitsijä vai ns. ammatti-isännöitsijä.

Isännöitsijän yleiset tehtävät

Isännöitsijällä on monta roolia taloyhtiössä. Isännöitsijä toimii tehtävässään taloyhtiön hallituksen valitsemansa toimitusjohtajana, yhtiön edunvalvojana, operatiivisena johtajana, asioiden valmistelijana ja esittelijänä ja päätösten toteuttajana. Omantoimen ohella isännöintitehtäviä hoitavan henkilön tulee mieltää, että hänellä on laaja kenttä tehtäviä hoidettavaan.

Isännöitsijän on huolehdittava hänelle kuuluvien lakisääteisten tehtävien hoitamisesta. Lain mukaan isännöitsijä huolehtii kiinteistön ja rakennusten pidosta ja hoitaa yhtiön muuta päivittäistä hallintoa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Vaatimus huolehtia kiinteistön ja rakennusten pidosta tarkoittaa käytännössä sitä, että isännöitsijän on huolehdittava suunnitelmallisen kiinteistön kunnon seurannan ja hoidon sekä tulevien toimenpiteiden rahoituksen järjestämisestä.

Päivittäisen hallinnon hoitamiseen kuuluu puolestaan mm. huolehtiminen hallituksen kokousten ja yhtiökokousten valmistelusta ja kokouksessa tehtyjen päätösten täytäntöönpanosta, osakeluettelon ylläpidosta ja osakkaiden remontti-ilmoitusten käsittelystä.

Asunto-osakeyhtiölain mukaan isännöitsijä vastaa lisäksi siitä, että yhtiön kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty. Asunto-osakeyhtiölain nojalla isännöitsijän tulee siten huolehtia yhtiön riittävästä vakuutusturvasta, kassaliikenteestä ja kassavarojen ja muiden käyttövarojen valvonnan järjestämisestä, panttikirjojen hankinnasta ja veroilmoitusten tekemisestä. Lisäksi asunto-osakeyhtiölaissa säädetään joistakin isännöitsijälle kuuluvista erityistehtävistä kuten isännöitsijäntodistuksen antamisesta.

Isännöitsijän ei tarvitse pyrkiä tekemään kaikkea itse vaan hänellä on tarvittaessa oikeus käyttää ulkopuolisia asiantuntijoita. On myös mahdollista, että hallitus ottaa osan isännöitsijän yleisistä tehtävistä hoidettavakseen tai että esimerkiksi kirjanpito annetaan ulkopuolisen tilitoimiston hoidettavaksi. Tällöinkin isännöitsijän on kuitenkin huolehdittava siitä, että yhtiön kirjanpito täyttää lain asettamat vaatimukset. Isännöitsijällä on myös päätösten täytäntöönpanijana eräänlainen laillisuusvalvojan rooli. Isännöitsijä ei voi laittaa lain vastaisena tehtyä päätöstä täytäntöön.

Tehtävät on hoidettava huolellisesti

Isännöitsijälle kuuluvia tehtäviä seuraa vastuu siitä, että isännöitsijä hoitaa tehtävänsä huolellisesti edistäen yhtiön etua. Mikäli isännöitsijä aiheuttaa tehtävässään yhtiölle vahinkoa, on isännöitsijän vahingonkorvausvastuu mahdollinen. Isännöitsijän asunto-osakeyhtiölakiin perustuva vahingonkorvausvastuu on tuottamusvastuuta eli vastuu perustuu tahalliseen tai huolimattomaan tekoon tai laiminlyöntiin. Yhtiön johtoon kuuluvan henkilön vahingonkorvausvastuusta säädetään asunto-osakeyhtiölain 24 luvussa.

Isännöitsijän huolellisuusvelvoite tarkoittaa sitä, että hänen toimien on objektiivisesti arvioiden oltava sellaisia, mitä samassa asemassa olevalta henkilöltä normaalisti voidaan edellyttää. Arvioitaessa vahingonkorvausvastuun käsilläoloa isännöintitehtäviä hoitava ei voi vedota siihen, ettei hän henkilökohtaisen tietämättömyytensä vuoksi voinut ymmärtää jonkin toimen merkitystä. Henkilökohtaisella osaamisella ja koulutuksella voi olla kuitenkin merkitystä arvioitaessa henkilön toimintavelvollisuuksia ja vastuun ankaruutta. Näin ollen ammatti-isännöitsijän vastuu voinee tapauskohtaisesti muodostua OTO-isännöitsijän vastuuta ankarammaksi.

Vaikka isännöintiä hoidettaisiin oman toimen ohella, ei tehtäviä voi hoitaa vasemmalla kädellä. OTO-isännöintitehtäviä hoitavan onkin tärkeää huolehtia, että tällä on riittävä toiminnan vastuuvakuutus.