Maanmittauslaitoksen mukaan vanhemmat taloyhtiöt ovat siirtäneet tietojaan uuteen sähköiseen huoneistotietojärjestelmään toistaiseksi varsin vähän. Järjestelmään on kertynyt tähän mennessä tiedot noin 9 000 taloyhtiöstä, joista vanhempia eli ennen vuotta 2019 perustettuja yhtiöitä on noin 4 400.
– Vasta hyvin pieni osa osakeluettelojen siirroista on tehty, sanoo johtaja Janne Murtoniemi Maanmittauslaitokselta.
Kaikkiaan Suomessa on yli 90 000 asunto-osakeyhtiötä, joissa on noin 1,5 miljoonaa osakehuoneistoa. Vuoden 2019 alusta lähtien kaikki uudet asunto-osakeyhtiöt on perustettu sähköisesti, eikä osakekirjoja ole enää painatettu paperisessa muodossa.
Murtoniemen mukaan meneillään olevassa osakehuoneistojen tietojen sähköistämisessä on kyse merkittävästä muutoksesta suomalaisessa yhteiskunnassa. Esimerkiksi maanomistustiedot ovat olleet jo aiemmin sähköisessä rekisterissä, mutta huoneistopuolella vastaavaa ei ole ollut olemassa.
– Merkittävä osuus suomalaisten omaisuudesta on kiinni asunto-osakkeissa, ja ne tiedot ovat olleet isännöitsijöiden mapeissa, hän tiivistää.
Käytännössä tietojen siirtäminen sähköiseen järjestelmään tapahtuu kahdessa vaiheessa. Ensin taloyhtiö siirtää osakeluettelonsa Maanmittauslaitoksen ylläpitämään huoneistotietojärjestelmään, minkä jälkeen jokainen osakas hakee vielä omalle omistukselleen sähköistä omistajamerkintää.
Asunto-osakeyhtiöiden tulee tehdä osakeluettelojensa siirrot ensi vuoden loppuun mennessä. Päätöksen asiassa tekee taloyhtiön hallitus.
– Asunto-osakeyhtiön ei tarvitse muuttaa yhtiöjärjestystään, jotta osakeluettelon siirto voidaan tehdä, painottaa Kiinteistöliiton vanhempi lakiasiantuntija Virpi Hienonen.
Jos taloyhtiöllä on sopimus isännöintitoimiston kanssa talon asioiden hoidosta, osakeluettelon siirto hoituu käytännössä isännöitsijän kautta. Jos isännöitsijää ei ole, taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja tai muu tehtävään valtuutettu tekee osakeluettelon siirron osakehuoneistorekisteri.fi-sivustolla olevan siirtopalvelun avulla.
Tähän mennessä osakeluettelojen siirtoja ovat tehneet ennen kaikkea pienemmät taloyhtiöt. Syy tähän on asiantuntijoiden mukaan pitkälti tekninen eli se, että isommat yhtiöt pyrkivät siirtämään tiedot omistuksista Maanmittauslaitokselle yhtenä isona massana sen sijaan, että jokaista osakeryhmää ryhdyttäisiin näpyttelemään ylös erikseen.
– Tarkoituksena on, että tietoja viedään siirtotiedostona suoraan isännöintijärjestelmästä huoneistotietojärjestelmään. Tästä johtuen siirron sopivasta ajankohdasta kannattaakin keskustella isännöitsijän kanssa. Vasta nyt ensimmäiset isännöintijärjestelmät ovat kehitystyön jälkeen valmiita tähän siirtoon, Hienonen kertoo.
Hienonen varoittaa, että yhtiöjärjestyksen muuttaminen, joka voi olla ajankohtainen ja tarpeellinen syystä tai toisesta, saattaa joissakin tapauksissa hankaloittaa taloyhtiön siirtämistä huoneistotietojärjestelmään. Näin on tilanteessa, jossa isännöintijärjestelmää käyttävät taloyhtiöt tekevät yhtiöjärjestyksen muutoksen Patentti- ja rekisterihallitukselle uudessa sähköisessä muodossa ennen osakeluettelon siirtoa. Tämä estää tietojen massasiirron eli käytännössä siirtotiedoston tallentamisen Maanmittauslaitoksen palvelussa.
– Ennen huoneistotietojärjestelmään siirtymistä yhtiöjärjestyksen rekisteröinti kannattaa hakea joko sähköisessä vanhassa muodossa tai paperi-ilmoituksella, Hienonen sanoo.
Osakkailla armonaikaa paperisista osakekirjoista luopumiseen on peräti kymmenen vuotta osakeluettelon siirrosta lukien, ellei esimerkiksi asuntoa sitä ennen myydä. Asunnon myynnin yhteydessä uuden omistajan on haettava omistuksen rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta kahden kuukauden kuluttua kaupasta tai omistusoikeuden siirtymisestä.
Murtoniemen mukaan Maanmittauslaitos ei peri osakeluettelon siirtämisestä maksua, jos siirto tehdään määräajassa. Sen sijaan, kun yksittäinen osakas muuntaa oman omistuksensa sähköiseen muotoon, Maanmittauslaitos laskuttaa rekisterimerkinnästä 60 euroa osakehuoneistoa kohti. Samainen maksu koskee asuntojen ohella esimerkiksi autopaikkoja silloin, kun ne ovat erillisiä osakkeita.
Jos osakas haluaa säilyttää vanhan paperisen osakekirjan myös sen mitätöimisen jälkeen, se onnistuu 10 euron maksua vastaan. Samoin Maanmittauslaitokselta on Murtoniemen mukaan mahdollista halutessaan tilata osakehuoneistotulosteen, jossa näkyy osakehuoneiston sähköinen omistajamerkintä.
Jos osakekirja on lainan vakuutena pankissa, omistaja voi valtuuttaa pankin tekemään omistuksen sähköisen rekisteröinnin puolestaan. Jos taas osakekirja on kadonnut tai tuhoutunut, sen kuolettamista pitää hakea käräjäoikeudelta ennen kuin sähköisen omistajamerkinnän hakeminen onnistuu.
Jos osakkeenomistaja ei muuta osakekirjaansa sähköiseen muotoon vaaditussa ajassa, hän menettää osakeryhmän osalta äänioikeutensa yhtiökokouksessa. Äänioikeuden saa takaisin, kun sähköinen merkintä on haettu Maanmittauslaitokselta.
Sähköiseen järjestelmään siirtymisestä on asiantuntijoiden mukaan monia hyötyjä. Huoneistotietojärjestelmään siirtyminen merkitsee Hienosen mukaan esimerkiksi taloyhtiölle sitä, ettei sen tarvitse enää vastata osakeluettelon ylläpidosta ja pohtia esimerkiksi juridisesti hankalampien omistajanvaihdostilanteiden yhteydessä, milloin osakeluettelomerkintä voidaan tehdä.
Yksittäisen osakkaan näkökulmasta paperisista osakekirjoista luopuminen sujuvoittaa muun muassa asuntokauppaa. Osakkaan ei myöskään tarvitse kantaa enää huolta siitä, että osakekirja pysyy varmassa tallessa.
Maanmittauslaitoksen ylläpitämän sähköisen huoneistotietojärjestelmän ensimmäinen vaihe on loppusuoralla, mutta kehitystyö jatkuu. Seuraavassa vaiheessa tavoitteena on saada taloyhtiöiden tekniset tiedot sekä taloustiedot järjestelmään. Nämä tiedot on siirrettävä kesäkuun loppuun 2026 mennessä.
Ennen kevään yhtiökokousta on tärkeää varmistaa, että osakkaan yhteystiedot ovat ajan tasalla. Tietojen päivittämiseen on erityisesti kiinnitettävä huomiota silloin, jos asunnon omistuksessa on tapahtunut muutoksia esimerkiksi osakkaan kuoleman tai asunnon myynnin takia.
Vuokralaisen taustojen selvittäminen on olennainen osa vuokralaisvalintaa. Tiedot tulisi kerätä lähtökohtaisesti vuokralaisehdokkaalta. Tarpeellisia tietoja ovat yleensä sellaiset tiedot, joiden avulla voidaan varmistaa vuokralaisen henkilöllisyys, maksukyky ja huoneiston huolellinen hoitaminen.
Taloyhtiöiden verkostotoimintaan on valmistunut uusi opas, joka pohjautuu Espoon Matinkylästä saatuihin kokemuksiin. Alueellisen energiayhteistyön toimintamallin oppaassa kuvataan taloyhtiöiden yhteistyön hyötyjä eri osapuolille. Verkostoon osallistui hankkeen aikana yli 60 taloyhtiötä.
Haluatko kommentoida artikkelia? Luo tunnus ja kirjaudu sisään.
Luo tunnus Kirjaudu sisään