Husbolagens digiskutt

Digitaliseringen medför stora strukturelle ändringar inom statsförvaltningen och näringslivet, vilket givetvis också påverkar husbolagen på olika sätt.

Det så kallade spetsprojektet ”Digitalisering av offentliga tjänster”, som Juha Sipiläs regering tog med i regeringsprogrammet 2015, har försnabbat myndigheternas digitalisering, vilket innebär att även husbolagen är tvungna att bekanta sig med en del nya digitala myndighetstjänster. Tålamod och goda nerver kan visserligen behövas, eftersom myndigheternas digitala tjänster har hittills sällan varit kända för sin användarvänlighet.

Förvärvsinkomsternas anmälning 

Från och med årsskiftet ska arbetsgivare och övriga prestationsbetalare, alltså även husbolagen, enligt lag anmäla uppgifterna om utbetalda förvärvsinkomster elektroniskt till inkomstregistret inom fem dagar efter utbetalningsdagen. Anmälan kan göras i inkomstregistrets e-tjänst, dit man loggar in från webbplatsen inkomstregistret.fi. Husbolagen ska anmäla utbetalade styrelse- och revisorsarvoden samt förvärvsinkomster, som man t.ex. betalar åt gårdskarlen. För att det ska vara möjligt för husbolaget att använda inkomstregistrets e-tjänster, bör uppgifterna om bolagets ansvarspersoner i Patent- och registerstyrelsens handelsregister vara uppdaterade. Om registeruppgifterna är uppdaterade och riktiga kan disponenten, styrelseordföranden eller en styrelseledamot logga in på e-tjänsten och anmäla de utbetalda prestationerna.

Digital aktiebok 

I och med Sipiläs spetsprojekt kommer alla husbolag inom en snar framtid att ta ett stort digiskutt framåt när aktiebreven och aktieboken så småningom digitaliseras.  I början av året trädde lagen om bostadsdatasystem ikraft, vilket innebär bl.a. att alla nya bostadsaktiebolag etableras digitalt via Patent- och registerstyrelsens elektroniska anmälningstjänst. Nya bostadsaktiebolagen, som etablerats digitalt, har en elektronisk bolagsordning och deras aktier är de facto endast registreringar i aktielägenhetsregistret, som Lantmäteriverket enligt lag upprätthåller. Lantmäteriverket ska enligt lagen även i bolagets vägnar föra en digital aktiebok, som baserar sig på aktielägenhetsregistret.

För husbolagen som etablerats före årsskiftet, kommer de stora förändringarna att ske senare. Efter valborgsfirandet i år blir det möjligt för husbolagen att överföra upprätthållandet av aktieboken till Lantmäteriverket. Bolagets styrelse är behörig att fatta beslutet om aktiebokens överföring. Överföringen av aktieboken sker elektroniskt via en digital tjänst som Lantmäteriverket skapar så att tjänsten är färdig för användning från och med början av maj månad. För den digitala överföringen krävs att husbolagets uppgifter om styrelsen och disponenten är uppdaterade och riktiga i handelsregistret. Det är alltså oerhört viktigt för husbolagen att se till att anmäla till handelsregistret när bolaget fått en ny styrelse eller disponent.

Efter att aktieboken är överförd ska Lantmäteriverket enligt lag ansvara för att göra anteckningar i aktieboken då aktierna har övergått till en ny ägare, eller då andra uppgifter i aktieboken ska uppdateras. Husbolagen behöver alltså inte längre i framtiden själva avgöra vare sig den utredning som en ny aktieägare uppvisar över sitt aktiefång är tillförlitlig, eftersom detta kommer att skötas av Lantmäteriverkets tjänstemän. Detta kan endast ses som något positivt, då det i vissa fall kan vara frågan om juridiskt väldigt knepiga utredningar när aktierna övergått till en ny ägare t.ex. via arv eller testamente. Uppgiften att avgöra utredningarnas tillförlitlighet och riktighet passar mycket bättre åt en myndighet med tjänsteansvar, än åt styrelserna eller disponenterna i husbolagen.

Efter att husbolaget flyttat över upprätthållandet av aktieboken till Lantmäteriverket kan bolagets aktieägare söka registrering av sitt ägande samt makulera sitt pappersaktiebrev hos Lantmäteriverket, med detta baserar sig till en början på frivillighet. Det blir dock obligatoriskt att makulera det gamla aktiebrevet när aktierna för första gången byter ägare efter att bolaget i fråga har flyttat aktieboken till Lantmäteriverket. Så småningom kommer alltså alla bostadsaktiebolagens pappersaktiebrev att bytas ut mot registreringar i aktielägenhetsregistret. Sen när aktieägandet i framtiden endast baserar sig på en elektronisk ägaranteckning, behöver aktieägaren inte längre bekymra sig över att fysiskt förvara ett pappersaktiebrev och därmed försvinner förstås risken att aktiebrevet förstörs eller kommer bort. Digitaliseringen av husbolagens aktier kan ur denna synvinkel utan tvekan ses som en positiv utveckling.

Författaren arbetar som jurist vid Finlands Svenska Fastighetsförening rf