Hallituksen uuden puheenjohtajan muistilista

Kevät on varsinaisten yhtiökokousten aikaa, jolloin moni taloyhtiö saa uuden hallituksen ja sitä myöten moni hallitus uuden puheenjohtajan. Tuoreen tehtävän edessä puheenjohtajaksi valituksi tulleen on tarpeen opiskella tärkeimmät asiat saattaakseen itsensä kartalle hallitustyöskentelyssä.

Ensinnäkin hallituksen puheenjohtajan pitää tutustua liutaan taloyhtiön asiakirjoja, ellei ne ole tulleet tutuksi jo aiemman hallitustyöskentelyn aikana. Tiedot saa isännöitsijältä, jos yhtiöllä sellainen on, ja isännöitsijän kuuluisi jo oma-aloitteisestikin antaa hallitukselle sen tehtävien hoitamiseksi tarpeelliset tiedot. Olisi toivottavaa, että yhtiöstä löytyisi joko paperilla tai sähköisesti hallintomappi, joka sisältäisi kootusti ainakin seuraavat asiakirjat: yhtiöjärjestys, kaupparekisteriote, viimeisin tilinpäätös, isännöintisopimus, huoltosopimus ja muut palvelusopimukset, järjestyssäännöt, autopaikkasäännöt, vakuutuskirja ehtoineen, kunnossapitotarveselvitys sekä mahdolliset kuntoarviot ja kuntotutkimukset. Yhtiöjärjestyksestä puheenjohtajan pitää opiskella ainakin vastikemääräykset, mahdolliset laista poikkeavat kunnossapitovastuumääräykset sekä mahdollinen lunastuslauseke. Asunto-osakeyhtiölakia kannattaa aluksi opiskella ainakin sen verran, että tutustuu sen hallitusta koskeviin säännöksiin.

Hallituksen koolle kutsuminen

Hallituksen puheenjohtajan tulee huolehtia ja valvoa, että hallitus täyttää sille kuuluvat tehtävät. Tästä syystä puheenjohtajan vastuulle on säädetty muutamia lakimääräisiä tehtäviä, niistä tärkeimpänä hallituksen koolle kutsuminen aina tarvittaessa yhtiön asioiden niin vaatiessa. Yleensä puheenjohtaja ja isännöitsijä haarukoivat sopivan kokousajankohdan, valmistelevat yhdessä asioita kokoukseen ja käytännössä usein isännöitsijä lähettää kokouskutsut. Puheenjohtaja johtaa hallituksen kokousta, jossa puheenjohtaja on merkittävässä roolissa myös siksi, että äänestystilanteessa äänten jakautuessa tasan puheenjohtajan kanta ratkaisee, ellei yhtiöjärjestyksessä toisin määrätä. Puheenjohtaja vastaa hallituksen pöytäkirjan allekirjoittamisesta. Hallituksen puheenjohtajalla on myös yhtiön toiminimen kirjoitusoikeus yhtiöjärjestysmääräyksen mukaisesti. Se ei kuitenkaan tarkoita, että puheenjohtaja saisi yksin päättää hallituksen toimivaltaan kuuluvista asioista, vaan hallituksen täytyy valtuuttaa hänet tekemään kulloinkin tarvittavat toimenpiteet.

Vastuu ja sen välttäminen

Vaikka puheenjohtajalla on merkittävä ja vaikutusvaltainenkin rooli taloyhtiön asioiden hoidossa ja hän on tärkeä yhdysside isännöitsijän suuntaan, ei puheenjohtajan oikeudellinen asema ja vastuu olennaisesti poikkea muiden hallituksen jäsenten asemasta, toisin kuin usein luullaan. Vastuukysymyksiä arvioidaan lähtökohtaisesti saman mittapuun mukaan ottaen tietysti huomioon edellä mainitut puheenjohtajan erityistehtävät, joista hän nimenomaan vastaa. Hallituksen jäsen vastaa tehtävässään tahallisesti tai huolimattomuudesta aiheuttamastaan vahingosta. Vastuun realisoitumisen välttämiseksi on hyvä pitää mielessä muutama toimiohje: dokumentoi päätökset ja niiden valmistelu, huolehdi viranomaisvelvoitteista ja vakuutuksista, valvo isännöitsijää ja yhtiön sopimusten ajantasaisuutta, reagoi havaittuihin epäkohtiin ja vielä viimeisenä, käytä asiantuntijaa. Kaikkea ei voi eikä onneksi tarvitse itse taitaa, vaan tärkeää on osata kääntyä asiantuntijan puoleen ja ottaa asioista selvää silloin, kun oma tietämys loppuu tai on epävarmalla pohjalla.