Viisi askelta taloyhtiön kiinteistönhoidon ostamiseen

Taloyhtiölle voi tulla eteen tilanne, että vanha huoltosopimus on tarve uudistaa tai sitten halutaan kilpailuttaa koko kiinteistönhoito uudelleen. Mutta miten tämä oikein kannattaa hoitaa?

Palvelun ostaminen ei aina ole helppoa. Pitäisi tietää, mitä on ostamassa ja millä ehdoilla. Pelkkä ”halutaan ostaa kiinteistönhoitoa” ei riitä tarjouspyynnöksi.

Taloyhtiöiden avuksi on laadittu Kiinteistönhoidon osto-opas (Kiinteistöalan Kustannus Oy), joka opastaa taloyhtiöitä selkein esimerkein kiinteistönhoito- ja siivouspalveluiden kilpailutuksessa ja ostamisessa.

1. Kaikki lähtee tarpeesta

Monesti hankintoja tehdään tunteen pohjalta puutteellisin tiedoin ja taidoin. Ennen kuin palveluja aletaan hankkia, olisi hyvä tiedostaa taloyhtiön palveluntarve

Kilpailutustarve voi syntyä, kun taloyhtiö haluaa tarkistaa kustannuksia, nykyiseen palvelun laatuun ollaan tyytymättömiä, halutaan keskittää palveluita, on tarve muuttaa palvelukuvauksia tai halutaan muuttaa sopimusehtoja.

Aina palvelua ei ole tarve kilpailuttaa, vaan sopimuksen päivittäminen nykyisen palveluntarjoajan kanssa voi riittää.

Aina palvelua ei ole tarve kilpailuttaa, vaan sopimuksen päivittäminen nykyisen palveluntarjoajan kanssa voi riittää.

Taloyhtiön tarveselvitys:

• Selvitä, millaisia palveluja kiinteistö nykyään ostaa, mikä niiden sisältö on sekä kuka ne suorittaa ja millaisella suoritustaajuudella
• Haastattele tarvittaessa nykyistä kiinteistöhoito-organisaatiota
• Kartoita nykytilanteen ongelmat sekä mahdolliset kehittämistarpeet
• Haastattele tarvittaessa muita osapuolia (isännöinti, osakas, asukas)
• Tee tarvittaessa lisäselvityksiä (esimerkiksi kiinteistön nykytilan analysointi).

2. Suunnittelu tärkeässä roolissa

Ostovaiheen tärkeimpiä vaiheita on hankintojen suunnittelu. Suunnitteluvaihe koostuu perustietojen keräämisestä, kiinteistöpalveluyrityksen vaihdon ja kilpailutuksen ajoituksesta, palveluntuottajien ja kiinteistönhoidon yhteishankintamahdollisuuksien kartoituksesta, palvelun ostotavan päättämisestä, palvelukuvausten laatimisesta ja suunnittelun lopputuloksesta: neuvottelu vai kilpailuttaminen.

Kilpailutusta varten on hyvä koota taloyhtiön perustiedot. Taloyhtiön olisi hyvä myös miettiä, milloin palveluntuottajan vaihto on optimaalinen. Paras ajankohta vaihdokselle on talvikauden päättymisen jälkeen.

Taloyhtiön tiedot kilpailutusta varten:

• laite ja järjestelmätiedot
• siivousalueet
• ulkoalueen asemakuvat
• laatuluokat
• lumen läjityspaikat
• kiinteistön tilat käyttötarkoituksineen
• tekniset tilat
• huollon varastotilat.

Ennen kilpailuttamista on hyvä kartoittaa taloyhtiön lähellä toimivat huoltoyhtiöt. Alueella toimivan palveluntuottajan käyttämisellä voidaan saavuttaa merkittäviäkin säästöjä. Paikallisten toimijoiden ohella kannattaa kartoittaa muutkin potentiaaliset palveluntarjoajat. Jos mahdollista, niin kiinteistöpalvelut kannattaa kilpailuttaa usean kiinteistön kokonaisuuksina.

Ennen kilpailuttamista on hyvä kartoittaa taloyhtiön lähellä toimivat huoltoyhtiöt.

Taloyhtiön kannattaa määritellä tarkasti, millaista ja mitä kiinteistön hoito- ja huoltopalveluja se haluaa ostaa. Siksi kannattaakin laatia palvelukuvaus, joka kertoo, mitä tilaaja haluaa ostaa.

Palvelukuvaukset laaditaan näistä tehtävistä:

• yleistehtävät (niin sanotut tukitehtävät)
• ennakoivan hoidon ja huollon tehtävät
• ulkoalueiden hoito
• talotekniset tehtävät
• erillistehtävät sekä määräaikaishuollot

Suunnitteluvaiheen lopputuloksena voidaan päätyä joko tilanteeseen, missä ei tehdä kilpailutusta ja vanha sopimus jää voimaan, neuvotellaan nykyisen tai uuden toimijan kanssa tai tehdään kilpailutus ja tehdään sopimus uuden kiinteistöpalveluyrityksen kanssa. Taloyhtiön tulee muistaa, että kilpailuttaminen ei aina takaa parempaa laatua ja kustannustasoa.

3. Kilpailutuksessa ei kannata hötkyillä

Kilpailutukselle tulee antaa aikaa. Kilpailutukseen kuuluu kilpailutustavan päättäminen, tarjouspyynnön laatiminen, sopimusohjelman laatiminen ja vastuurajojen määrittely sekä tarjouspyyntöjen lähettäminen, vastaanotto ja vertailu.

Tarjouspyynnön sisältö:

• kuka tarjousta pyytää
• mitä palvelua halutaan ostaa (palvelukuvaukset)
• tarjouspyynnön lisätiedot ja kohteeseen tutustuminen
• koska tarjous on jätettävä ja mitä liitteitä tarjouksessa on oltava
• palveluntarjoajan valintakriteerit
• koska uusi palvelu eli sopimus astuu voimaan
• sopimuksen juridiset ehdot
• miten sopimuksenmukaista toimintaa mitataan ja seurataan.

4. Tarjous- ja sopimusneuvottelut palveluntarjoajien kanssa

Tarjous- ja sopimusneuvotteluiden ero on siinä, että tarjousneuvotteluissa käsitellään tarjouksen sisältöä ja sopimusneuvotteluissa käsitellään tulevan sopimuksen ehtoja valitun kiinteistöpalveluyrityksen kanssa. Neuvotteluihin on hyvä kutsua 2-3 tarjoajaa riippuen kilpailutuksen laajuudesta.

5. Tee aina kirjallinen sopimus

Sopimuksesta tulisi käydä ilmi sopimuksen toimijat, tilaajat, valvojat, sopimushinnat, voimassaolo ja alkamisajankohta. Kiinteistönhoitosopimuksessa on yleensä samat asiakirjat kuin tarjouspyynnössä.

Kiinteistönhoitosopimuskokonaisuus koostuu näistä asiakirjoista: 

• sopimus
• neuvotteluasiakirja
• palvelukuvaukset
• sopimusohjelma sekä sen mahdolliset liitteet
• vastuurajataulukko
• ostettavan palvelun yleiset sopimusehdot
• aluekartta, karttakuva, yhtiön tontin rajat sekä ylläpidon hoitoalueet

Jutun lähteenä on käytetty Kiinteistönhoidon osto-opasta (Martti Pennanen & Teppo Repo). Kirjan on kustantanut Kiinteistöalan Kustannus Oy, ja sitä voi tilata osoitteesta www.kiinkust.fi.