Taloyhtiölle voi tulla eteen tilanne, että vanha huoltosopimus on tarve uudistaa tai sitten halutaan kilpailuttaa koko kiinteistönhoito uudelleen. Mutta miten tämä oikein kannattaa hoitaa?
Palvelun ostaminen ei aina ole helppoa. Pitäisi tietää, mitä on ostamassa ja millä ehdoilla. Pelkkä ”halutaan ostaa kiinteistönhoitoa” ei riitä tarjouspyynnöksi.
Taloyhtiöiden avuksi on laadittu Kiinteistönhoidon osto-opas (Kiinteistöalan Kustannus Oy), joka opastaa taloyhtiöitä selkein esimerkein kiinteistönhoito- ja siivouspalveluiden kilpailutuksessa ja ostamisessa.
Monesti hankintoja tehdään tunteen pohjalta puutteellisin tiedoin ja taidoin. Ennen kuin palveluja aletaan hankkia, olisi hyvä tiedostaa taloyhtiön palveluntarve
Kilpailutustarve voi syntyä, kun taloyhtiö haluaa tarkistaa kustannuksia, nykyiseen palvelun laatuun ollaan tyytymättömiä, halutaan keskittää palveluita, on tarve muuttaa palvelukuvauksia tai halutaan muuttaa sopimusehtoja.
Aina palvelua ei ole tarve kilpailuttaa, vaan sopimuksen päivittäminen nykyisen palveluntarjoajan kanssa voi riittää.
Aina palvelua ei ole tarve kilpailuttaa, vaan sopimuksen päivittäminen nykyisen palveluntarjoajan kanssa voi riittää.
Ostovaiheen tärkeimpiä vaiheita on hankintojen suunnittelu. Suunnitteluvaihe koostuu perustietojen keräämisestä, kiinteistöpalveluyrityksen vaihdon ja kilpailutuksen ajoituksesta, palveluntuottajien ja kiinteistönhoidon yhteishankintamahdollisuuksien kartoituksesta, palvelun ostotavan päättämisestä, palvelukuvausten laatimisesta ja suunnittelun lopputuloksesta: neuvottelu vai kilpailuttaminen.
Kilpailutusta varten on hyvä koota taloyhtiön perustiedot. Taloyhtiön olisi hyvä myös miettiä, milloin palveluntuottajan vaihto on optimaalinen. Paras ajankohta vaihdokselle on talvikauden päättymisen jälkeen.
Ennen kilpailuttamista on hyvä kartoittaa taloyhtiön lähellä toimivat huoltoyhtiöt. Alueella toimivan palveluntuottajan käyttämisellä voidaan saavuttaa merkittäviäkin säästöjä. Paikallisten toimijoiden ohella kannattaa kartoittaa muutkin potentiaaliset palveluntarjoajat. Jos mahdollista, niin kiinteistöpalvelut kannattaa kilpailuttaa usean kiinteistön kokonaisuuksina.
Ennen kilpailuttamista on hyvä kartoittaa taloyhtiön lähellä toimivat huoltoyhtiöt.
Taloyhtiön kannattaa määritellä tarkasti, millaista ja mitä kiinteistön hoito- ja huoltopalveluja se haluaa ostaa. Siksi kannattaakin laatia palvelukuvaus, joka kertoo, mitä tilaaja haluaa ostaa.
Suunnitteluvaiheen lopputuloksena voidaan päätyä joko tilanteeseen, missä ei tehdä kilpailutusta ja vanha sopimus jää voimaan, neuvotellaan nykyisen tai uuden toimijan kanssa tai tehdään kilpailutus ja tehdään sopimus uuden kiinteistöpalveluyrityksen kanssa. Taloyhtiön tulee muistaa, että kilpailuttaminen ei aina takaa parempaa laatua ja kustannustasoa.
Kilpailutukselle tulee antaa aikaa. Kilpailutukseen kuuluu kilpailutustavan päättäminen, tarjouspyynnön laatiminen, sopimusohjelman laatiminen ja vastuurajojen määrittely sekä tarjouspyyntöjen lähettäminen, vastaanotto ja vertailu.
Tarjous- ja sopimusneuvotteluiden ero on siinä, että tarjousneuvotteluissa käsitellään tarjouksen sisältöä ja sopimusneuvotteluissa käsitellään tulevan sopimuksen ehtoja valitun kiinteistöpalveluyrityksen kanssa. Neuvotteluihin on hyvä kutsua 2-3 tarjoajaa riippuen kilpailutuksen laajuudesta.
Sopimuksesta tulisi käydä ilmi sopimuksen toimijat, tilaajat, valvojat, sopimushinnat, voimassaolo ja alkamisajankohta. Kiinteistönhoitosopimuksessa on yleensä samat asiakirjat kuin tarjouspyynnössä.
Jutun lähteenä on käytetty Kiinteistönhoidon osto-opasta (Martti Pennanen & Teppo Repo). Kirjan on kustantanut Kiinteistöalan Kustannus Oy, ja sitä voi tilata osoitteesta www.kiinkust.fi.
Tilinpäätös on tärkeä tietopaketti taloyhtiön taloudellisesta tilanteesta. Siitä hyötyvät niin osakkaat kuin asunnonostajatkin. Toimintakertomus täydentää tilinpäätöstä ja avaa osakkaille taloyhtiön toimintaa ja taloudellista tilannetta.
Taloyhtiön tietoverkkoja vastaan voidaan yrittää hyökätä, minkä vuoksi laitteet on hyvä suojata. Digiturvallisuudesta ovat vastuussa niin teleoperaattori, isännöitsijä, huoltoyhtiö, taloyhtiön hallitus kuin osakkaatkin. Rakennusteollisuus RT:n digitaalisen turvallisuuden asianhoitaja Ari Järvinen suosittelee tekemään taloyhtiölle digiturvallisuusohjeet.
Putki- tai julkisivuremontin kaltaisen ison korjaushankkeen onnistuminen edellyttää lähtötilanteen tarkkaa selvittämistä, huolellista suunnittelua sekä päteviä urakoitsijoita ja valvojia. Taloyhtiön hallituksen pitää olla hereillä projektin alusta lähtien.
Vitsit ovat vähissä, kun taloyhtiöllä ei ole muuta kuin velkaa. Uusi hallitus sai vedettyä kemijärveläisen yhtiön suosta reilussa vuodessa. Puheenjohtaja Satu Karjalainen valittiin valtakunnallisesti vuoden hallituksen puheenjohtajaksi.
Tähtiartikkeli
Tilaajille
Haluatko kommentoida artikkelia? Luo tunnus ja kirjaudu sisään.
Luo tunnus Kirjaudu sisään