Pienten taloyhtiöiden paperityöt eivät takavuosina juuri kiinnostaneet isännöinti- ja tilitoimistoja. Nyttemmin palvelupaketteja on pilkottu myös muutaman osakkaan taloyhtiöille sopiviksi, ja hinnat ovat pudonneet selvästi aiemmasta.
Monessa pienessä taloyhtiössä isännöinti ja taloushallinto hoidetaan usein omatoimisesti, mikäli siihen vain löytyy osakkailta halukkuutta ja osaamista.
Jossain vaiheessa edessä voi kuitenkin olla tilanne, jossa on mietittävä palvelujen ostamista alan ammattilaisilta. Useimmiten tämä tienhaara tulee vastaan, kun kyseistä pestiä hoitaneet osakkaat muuttavat muualle eikä korvaajia enää löydy yhtiön sisältä.
Vielä muutama vuosi sitten tämä oli muutaman osakkaan taloyhtiössä haastava tilanne. Jos paikkaajaa ei löytynyt tuttavapiiristä, lähetettiin muutama tarjouspyyntö paikallisille isännöinti- ja tilitoimistoille.
Joku niistä saattoi siihen myös vastata, mutta yksittäisen palvelun, kuten pelkän kirjanpidon hoitaminen, ei niitä juuri innostanut. Hintakin saattoi olla sellainen, että taloyhtiön kiinnostus lopahti saman tien.
Viime vuosina kiinteistöalan palveluntuottajat ovat alkaneet kiinnostua myös pienistä taloyhtiöistä.
Taustalla on sovellusten ja ohjelmistojen kehitys, mutta myös kiristyvä kilpailu uusista asiakkaista sekä oivallus siitä, että oman osaamisen vähentyessä palveluiden kysyntä pienissä taloyhtiöissä kasvaa. Tulovirta voi olla aluksi pientä, mutta se on tasaista ja sitä kertyy monesta lähteestä asiakaskunnan laajentuessa.
Paikalliset isännöinti- ja tilitoimistot ovat tämän markkinan jo haistaneet, ja sama suunnanmuutos alkaa näkyä myös valtakunnallisten toimijoiden palvelutarjonnassa. Tarjolla on kevennettyjä palvelupaketteja, mutta ostoksia voi tehdä myös rasti ruutuun -menetelmällä.
Niiden myötä pieni taloyhtiö voi ostaa esimerkiksi pelkän kirjanpidon ja tilinpäätöksen mutta pitää maksuliikenteen omissa käsissään. Myös teknistä isännöintiä ja kiinteistönhoitopalveluja voi ostaa kiinteän sopimuksen sijaan kulloisenkin tarpeen mukaan.
Taloushallintopalvelut hoituvat useimmissa tapauksissa kiinteällä kuukausimaksulla, ja isännöinnistä ja kiinteistönhoidosta laskutetaan tilaus- ja tuntipohjalta. Palvelupakettien kuukausihinnat vaihtelevat laajuuden mukaan 100–200 euron välillä.
Muutoksen on havainnut myös Kiinteistöliitto Uusimaan toiminnanjohtaja Mika Heikkilä, jolla pienessä taloyhtiössä asuneena on tuntumaa myös omatoimisen isännöinnin ja taloushallinnon hyviin ja huonoihin puoliin.
– Tällainen oto-systeemi on kiistatta toimiva ja kustannustehokas, jos siihen vain löytyy osakkailta riittävästi osaamista ja sitoutumista. Taloyhtiön kirjanpito kannattaa silti ulkoistaa alan ammattilaisille, sillä se tuo uskottavuutta myös pankin suuntaan, Heikkilä toteaa.
Ulkoistamisen myötä vältytään myös virheiltä ja jääviysongelmilta. Osakasnaapurin tekemää työtä on usein kiusallista ja hankalaa arvostella, vaikka siihen olisi jossain kohtaa perusteitakin.
– Taloyhtiön kirjanpidossa on myös muutamia erikoisuuksia, jotka sitä tekevän on osattava huomioida. Esimerkiksi velkaosuuden ja voiton käsittely poikkeaa perinteisestä yrityksen kirjanpitotavasta. Myös vastikelaskelmaan ja -kertymään on kiinnitettävä huomioita pitkin vuotta, Heikkilä listaa.
Tarjolle tulleet taloushallinnon ja ”kevytisännöinnin” palvelupaketit ovat hänen mielestään tervetulleita ja kertovat paitsi markkinamuutoksesta myös ohjelmistokehityksestä.
– Aiemmin pienet taloyhtiöt teettivät kirjanpito- ja isännöintitoimistoissa paljon manuaalista työtä. Nyt automaatio on tullut avuksi ja sähköiset järjestelmät taipuvat pientenkin asiakkaiden tarpeisiin.
On huolehdittava, että taloyhtiö saa ne palvelut, joista maksaa.
Tarkkuuttakin tarvitaan. Ennen ensimmäistäkään ulkoistuspäätöstä hallituksen pitää Heikkilän mukaan kartoittaa, mitä palasia taloushallinnosta ja isännöinnistä on järkevää hoitaa omin voimin ja mitä kannattaa ulkoistaa.
– Palvelut ja niiden sisältö kannattaa käydä tarkasti läpi. Silloin ei osteta sikaa säkissä eikä makseta turhasta, Heikkilä muistuttaa.
Tämä perkaus- ja vertailutyö selkiyttää usein myös taloyhtiön hallituksen, isännöitsijän ja palveluntarjoajien keskinäistä työn- ja vastuunjakoa.
– Tarjouksia vertailtaessa kannattaa kiinnittää huomiota myös referensseihin eli onko asiakaskunnassa oikeasti pieniä taloyhtiöitä. Niiltä on hyvä saada näkemys työn laadusta ja yhteistyön sujuvuudesta.
Ja tarkkana on oltava senkin jälkeen, kun nimet ovat papereissa.
– Silloin on huolehdittava, että taloyhtiö todellakin saa ne palvelut, joista se maksaa.
Tarkkuutta korostaa myös yli 20 vuotta kiinteistökirjanpitoa tehnyt Maija Koskelo helsinkiläisestä Maijasto Oy:stä. Hinnan sijasta on keskityttävä siihen, mitä palvelu oikeasti sisältää.
Halvan kuukausimaksun vastineena voi olla lopulta vain sovellus tai portaali, jonka käyttö jää taloyhtiön vastuulle.
– Kääntöpuolena voi olla myös erilaisia piilokuluja, kuten erillisveloitukset jokaisesta puhelusta ja sähköpostista. Siksi kannattaa miettiä tarkasti, saadaanko ulkoistamalla parempaa palvelua kuin tekemällä asioita itse, Koskelo huomauttaa.
Myös palveluntarjoajan henkilöstöresursseihin tulee kiinnittää huomiota. Jos asiakkaita on paljon ja väkeä vähän, se todennäköisesti näkyy myös palvelun laadussa.
– Pieni taloyhtiö voi välillä jäädä suurempien ja laajempia sopimuskokonaisuuksia ostavien asiakkaiden jalkoihin.
Heikkilän tapaan Koskelo suosittaa, että vähintäänkin taloushallinto ja tilinpäätös olisivat ulkopuolisen kirjanpitoammattilaisen käsissä. Tämä osaaminen korostuu, kun taloyhtiöllä on edessä korjausinvestointeja ja se tarvitsee pankkilainaa.
– Talo voi tulla kuntoon, mutta paperit saattavat olla sen jälkeen täysin sekaisin, Koskelo toteaa.
Hän itse pitää pieniä taloyhtiöitä oivallisina asiakkaina, sillä osakkaat tuntevat yhtiönsä ja ovat siitä myös kiinnostuneita.
– Asiat hoituvat usein suoraan ja mutkattomasti – myös palautteen osalta.
– Kartoittakaa ja miettikää etukäteen, mitä palveluja aidosti tarvitsette ja mitä voitte hoitaa itse.
– Ulkoistakaa vähintään taloyhtiön kirjanpito alan kokeneelle ammattilaiselle. Näin vältytään virheiltä ja jääviysongelmilta.
– Jos mietitte laajempaa ulkoistusta, selvittäkää tarkasti palvelupakettien sisältö ja mahdolliset muut kulut.
– Seuratkaa ostopäätöksen jälkeen, että taloyhtiö saa ne palvelut, joista se maksaa.
Korkein hallinto-oikeus antoi kesäkuun lopulla ratkaisunsa isännöintialan kartellista. Kartellissa Isännöintiliitto ja kuusi isännöintiyritystä sopivat 2014–2017 keskenään isännöintipalvelujen hinnoista ja pyrkivät korottamaan valtakunnallisesti isännöintitoimialan hintatasoa.
Taloyhtiöt ovat melko tyytyväisiä saamiinsa isännöintipalveluihin, mutta kiitettävään arvosanaan on vielä matkaa. Tyytymättömyys voi johtaa asiakkuuden päättymiseen. Näin kävi As Oy Helsingin Sompasaaren Pookissa.
Isännöinnin Auktorisointi ISA ry:n hallitus päätti viime vuoden lopulla siirtää yhdistyksen operatiivisen toiminnan Isännöintiliitolle. ISA jatkaa toimintaansa, mutta tulevaisuus on vielä auki.
Asiantuntemus ja luotettavuus ovat isännöitsijän tärkeimmät ominaisuudet. Kolmantena tulee aikaansaavuus, mutta siinä isännöitsijät voisivat vielä parantaa, käy ilmi isännöinnin laatua mittaavasta tutkimuksesta. Uudenmaan taloyhtiöt suhtautuvat isännöintiin kriittisemmin kuin muualla maassa sijaitsevat taloyhtiöt.
Haluatko kommentoida artikkelia? Luo tunnus ja kirjaudu sisään.
Luo tunnus Kirjaudu sisään