Kaksi vuotta sitten voimaan astuneen EU:n tietosuoja-asetuksen siirtymäaika on kulumassa umpeen. Kun asetuksen käytännön soveltaminen alkaa toukokuussa, se koskee myös taloyhtiöitä.
EU:n yleinen tietosuoja-asetus on tullut voimaan 25.5.2016 ja kahden vuoden siirtymäajan jälkeen asetuksen käytännön soveltaminen alkaa 25.5.2018. Taloyhtiön tietosuojakysymykset ja henkilörekisterit on siis saatettava vastaamaan asetusta siirtymäajan kuluessa ja 25.5.2018 mennessä. EU:n tietosuoja-asetus korvaa nykyisen henkilötietolain (22.4.1999/523). Kovin radikaaleja muutoksia asetus ei kuitenkaan henkilötietolakiin verrattuna tuo tullessaan.
Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyvät tiedot. Tunnistettavissa olevana pidetään luonnollista henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen, kuten nimen, henkilötunnuksen, sijaintitiedon, verkkotunnistetietojen taikka yhden tai useamman hänelle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, geneettisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän perusteella. Tyypillisimpiä taloyhtiön ja isännöinnin käsittelemiä henkilötietoja ovat osakkaan ja/tai asukkaan nimi, syntymäaika/henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
Henkilörekisteri muodostuu mistä tahansa henkilötietoja sisältävästä tietojoukosta, josta tiedot ovat saatavilla tietyin perustein. Tyypillisimpiä taloyhtiön henkilörekistereitä ovat osakeluettelo ja asukasluettelo. Näiden rekistereiden osalta on taloyhtiö rekisterinpitäjä.
Taloyhtiön isännöitsijä on tyypillisesti kuitenkin se, joka taloyhtiön puolesta käsittelee henkilötiedot, koska käytännössä isännöitsijäyritys useasti isännöintisopimuksen perusteella, taloyhtiön puolesta, ylläpitää henkilörekisterit. Käsittelyllä tarkoitetaan nimittäin toimintoa tai toimintoja, joita kohdistetaan henkilötietoihin tai henkilötietoja sisältäviin tietojoukkoihin joko automaattista tietojenkäsittelyä käyttäen tai manuaalisesti, kuten tietojen keräämistä, tallentamista, järjestämistä, jäsentämistä, säilyttämistä, muokkaamista tai muuttamista, hakua, kyselyä, käyttöä, tietojen luovuttamista siirtämällä, levittämällä tai asettamalla ne muutoin saataville, tietojen yhteensovittamista tai yhdistämistä, rajoittamista, poistamista tai tuhoamista. Isännöintiyritys toimii silloin käsittelijänä.
Huomioitava on, että jos henkilötietoja käsittelee muu taho, kun rekisterinpitäjä, on käsittelystä sovittava kirjallisesti. Silloin kun isännöitsijä käsittelee henkilötiedot taloyhtiön puolesta, on isännöitsijän/isännöintiyrityksen kanssa sovittava henkilötietojen käsittelystä isännöintisopimuksessa. Määräykset henkilötietojen käsittelyyn liittyen, jotka ovat aikaa ennen EU:n tietosuoja-asetusta, eivät enää riitä, vaan henkilötietojen käsittelystä on määriteltävä tarkemmin. EU:n tietosuoja-asetus ei kuitenkaan tarkoita, että koko isännöintisopimus olisi ns. ”avattava” vaan tietosuoja-asioista voidaan sopia ja todeta erillisessä tietosuojaliitteessä, joka liitetään isännöintisopimukseen.
EU:n tietosuoja-asetuksen myötä ylipäätään huolellisen käsittelyn vaatimus korostuu ja toimintatapoja taloyhtiössä on syytä tarkastella kriittisin silmin. Syytä olisi käydä läpi peruskäsitteet, esim. henkilötieto, rekisterinpitäjä ja käsittelijä. Tunnistaa oma rooli ja toiminta ja pohtia ketkä ylipäätään henkilötietoja käsittelevät. Noudatetaanko käsittelyssä täsmällisyyttä ja luottamuksellisuutta, onko käsittely sidottua käyttötarkoitukseen, eli ei siis tallenneta kuin välttämätöntä ja virheetöntä tietoa. On osattava vastata siihen, mikä on tietojen käsittelyperuste, tarkoittaen millä perusteella on oikeutettu käsittelemään henkilötiedot, eli onko saatu rekisteröidyn suostumus, onko pohjana sopimus tai esimerkiksi lakisääteinen velvoite. Uutena vaatimuksena on tietojen rajattu säilytysaika ja tarvittaessa on asetettava muistutus vanhaksi käyvien tietojen poistamisesta, jottei henkilötietoja säilytetä pidempään kuin on tarpeen. Syytä on tietenkin kartoittaa myös mitä rekistereitä toiminnassa on ylipäätään käytössä. On pohdittava ovatko kaikki rekisterit tarpeellisia ja ovatko kaikki rekisterissä olevat tiedot tarpeellisia.
Niille taloyhtiöille, joiden toiminnassa on jo huomioitu henkilötietolain vaatimukset, tuo EU:n tietosuoja-asetus mukanaan vain vähäisiksi katsottavia lisävelvoitteita. Niissä taloyhtiöissä, joissa tietosuojasta ei ole toistaiseksi huolehdittu, on viimeistään nyt aika huomioida tietosuojavelvoitteet asianmukaisesti.
Kameravalvonta yleistyy taloyhtiöissä, mutta harva pysähtyy miettimään, mitä valvontakameran asentaminen ja tallenteiden käsittely oikeastaan tarkoittaa. Tallenteisiin pääsy tulee rajata vain niihin henkilöihin, joilla on siihen työtehtäviensä perusteella oikeus.
Tilaajille
Taloyhtiön on oltava tarkkana asukasluetteloiden ja henkilörekisterien kanssa. Tietoa ei kannata kerätä tarpeettomasti eikä sitä saa jakaa ulkopuolisille. Viranomaisille tietoja saa luovuttaa viranomaistehtävien suorittamiseksi.
Taloyhtiön toiminnan sujuvuuden kannalta tärkeä kysymys liittyy tiedon omistajuuteen. Kuka oikeasti hallitsee taloyhtiön asiakirjoja, sopimuksia ja kunnossapitoon liittyvää dataa? Vastaus tähän kysymykseen määrittää, kuinka haastavaa on esimerkiksi vaihtaa isännöitsijää.
SokoPro
Asuntokaupoilla yleistyy ilmiö, jossa asunnon myyjä kuvaa tai kuuntelee asuntoesittelyjä. Esittelyjen tallentaminen voi tapahtua esimerkiksi myyntikohteessa olevan valvontajärjestelmän tai kameran kautta. Kuvaaminen ja kuuntelu ilman paikallaolijoiden lupaa on rikos.
Haluatko kommentoida artikkelia? Luo tunnus ja kirjaudu sisään.
Luo tunnus Kirjaudu sisään