Uutena taloyhtiön hallitukseen?

”Minäkö hallitukseen? Ei missään nimessä!” Kysymys-vastauspari vaikuttaisi olevan yllättävän yleinen taloyhtiöiden yhtiökokouksissa. Asunto-osakeyhtiön osakkeet ovat monelle meistä osakkeenomistajista kuitenkin merkittävin omistuksessamme oleva omaisuus.

Samalla tavalla kuin huollamme muuta omaisuuttamme, esimerkiksi autoja ja veneitä, tulisi huoltaa myös yhtiötä, jonka osakkeita omistamme. Yksi merkittävä tekijä omaisuuden arvon säilyttämisessä on osaava ja hyvä taloyhtiön hallitus. Mitä hallituksessa oleminen sitten vaatii? Pitääkö olla alan ammattilainen ja osata kaikki lain kiemurat? Jos kaikesta huolimatta uskaltaudun uutena jäsenenä hallitukseen, niin mitä se käytännössä tarkoittaa?

Mitä minun tulee tietää ja osata?

Monissa yhtiöissä hallituksessa on samaan aikaan sekä ns. hallituskonkareita eli henkilöitä, joille hallitustyöskentely on jo entuudestaan tuttua että ns. keltanokkia eli uusia, innokkaita henkilöitä, joita kiinnostaa olla mukana hoitamassa omistamaansa omaisuutta.

Hallituksen jäsenen, oli hän uusi tai vanha, tulee tuntea yhtiön taloudellinen, juridinen, hallinnollinen ja tekninen tilanne. Lisäksi jäsenen tulee tietää tehtävänsä, roolinsa ja vastuunsa hallituksen jäsenenä. Toimikauden alussa on syytä käydä läpi yhtiön toiminnan kannalta merkittävimmät asiakirjat kuten yhtiöjärjestys, tilinpäätösasiakirjat, yhtiön sopimukset (kuten isännöinti-, huolto- ja vakuutussopimukset), pelastussuunnitelma ja huoltokirja. Mikäli yhtiössä on isännöitsijä, ovat kyseiset asiakirjat yleensä isännöitsijän säilytyksessä eli isännöitsijän on syytä tuoda asiakirjat hallituksen nähtäville (tai jos asiakirjat löytyvät esim. netistä, niin tieto, miten ne löytyvät) erityisesti tilanteessa, jossa hallituksessa on uusia jäseniä.

Asiakirjojen lisäksi on hyvä silmäillä läpi asunto-osakeyhtiölakia ja mikäli innostusta riittää, niin myös alan kirjallisuutta sekä mahdollisuuksien mukaan käydä koulutuksissa. Hallituksen jäsenen ei kuitenkaan tarvitse olla alan ammattilainen, vaan aito kiinnostus ja into riittävät tehtävän hoitamisessa. Hallitustyöskentely vie toki myös aikaa eli hallitukseen mielivän kannattaa harkita myös sitä, riittääkö oma aika asioihin perehtymiseen ja yhtiön asioiden hoitamiseen yhtiön edun mukaisesti.

Järjestäydytään ja kokoustetaan

Uuden hallituksen ensimmäinen kokous on valintaa seuraavan yhtiökokouksen jälkeen yleensä välittömästi pidettävä järjestäytymiskokous. Järjestäytymiskokouksessa valitaan hallitukselle puheenjohtaja ja sovitaan hallituksen seuraavasta kokouksesta. Hallituksen tulee toimintavuotensa aikana kokoontua niin usein kuin yhtiön asiat sitä vaativat. Tähän vaikuttavat mm. yhtiön koko ja yhtiössä mahdollisesti käynnissä olevat hankkeet sekä se, mitkä asiat hallitus on valtuuttanut isännöitsijän hoitamaan ilman, että asiasta tarvitsee joka kerta päättää hallituksen kokouksessa. Varsinaisten kokoontumisten lisäksi hallitus voi pitää sekä puhelin- että sähköpostikokouksia.

Sujuvaa hallitustyöskentelyä edesauttaa suunnitelmallisuus eli jo toimikauden alussa määritellään esimerkiksi kokousten koollekutsumisaika ja -tapa, karkea kokousaikataulu, työskentelytavat (mahdolliset puhelin- ja sähköpostikokoukset), tiedottaminen talon asukkaille ja osakkaille sekä millä tavalla mahdolliset varajäsenet kutsutaan kokoukseen. Tärkeä on myös hahmotella vastuunjako hallituksen jäsenten kesken eli hyödynnetään jokaisen erityisosaamista ja kiinnostuksen kohteita, jottei tehtävä muodostu kenellekään kohtuuttomaksi.

Hallituksen tehtävät ja vastuut

Hallituksen tehtävänä on huolehtia yhtiön hallinnosta sekä kiinteistön ja rakennusten pidon ja muun toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Lisäksi hallitus vastaa siitä, että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Käytännössä tämä tarkoittaa mm. yhtiökokouksen koollekutsumista, yhtiökokouspäätösten täytäntöönpanoa, pienistä kunnossapitotoimista päättäminen sekä tilinpäätöksen ja talousarvion laatimisesta huolehtimista. Sen sijaan isommat asiat eli epätavalliset ja laajakantoiset toimet sekä olennaisesti asumiseen tai asumiskustannuksiin vaikuttavat asiat tulee viedä yhtiökokouksen päätettäväksi. Tässä siis menee hallituksen toimivallan raja. Ohjenuoraksi voi antaa, että jos asiasta päättäminen mietityttää (eli ollaanko vielä hallituksen toimivallan alla), se kannattaa viedä yhtiökokouksen päätettäväksi.

Asunto-osakeyhtiölakiin on otettu säännökset yhtiön johdon (hallitus ja isännöitsijä) vahingonkorvausvastuusta. Johdon on huolellisesti toimien edistettävä yhtiön etua eli johtoon kuuluvalla on ns. yleinen huolellisuusvelvollisuus yhtiötä kohtaan. Mikäli johtoon kuuluva rikkoo tätä velvollisuuttaan, on hän velvollinen korvaamaan yhtiölle aiheuttamansa vahingon. Huolellisuusvelvollisuuteen liittyy myös ns. lojaliteettivelvollisuus suhteessa yhtiöön ja sen kaikkiin osakkeenomistajiin. Johdon vastuu voi johtaa vahingonkorvausvelvollisuuteen myös yhtiön ulkopuolista henkilöä kohtaan. Hallitukseen menoa ja siihen liittyviä vastuukysymyksiä ei kuitenkaan kannata pelästyä. Kyse on tehtävästä, joka lähtökohtaisesti hoidetaan osakasvoimin eikä tehtävään ole koulutusvaatimuksia. Käytännössä se tarkoittaa siten sitä, että kun hoitaa tehtävänsä samalla tavalla kuin samassa asemassa olevalta yleisesti edellytetään eli on tehtävässään huolellinen ja perehtyy perusasioihin sekä tarvittaessa pyytää apuja ammattilaiselta, on hoitanut hommansa lain edellyttämällä tavalla.