Hallituksen yksi tärkeimmistä tehtävistä on valita taloyhtiölle ammattitaitoinen isännöitsijä. Ideaalitapauksessa hallituksen ja isännöinnin yhteistyö on saumatonta ja kumpikin hoitaa omat tonttinsa huolellisesti.
Hallitustyöskentely nojautuu usein vahvasti isännöinnin varaan. Luottamus on hyvän yhteistyön ydin, mutta passiiviseksi ei kannata ryhtyä. Hallituksen lakisääteisiin tehtäviin kuuluu myös isännöitsijän valvonta. Tehtävä kannattaa ottaa tosissaan, laiminlyönti on nimittäin johtanut jopa hallituksen jäsenten henkilökohtaiseen vahingonkorvausvastuuseen.
Luotettavan isännöinnin hankkiminen on jokaisen taloyhtiön etu. Isännöitsijän valintaan kannattaa nähdä vaivaa. Tarjouspyynnöt kannattaa toimittaa sellaisille isännöintiyrityksille, joiden tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet on asianmukaisesti täytetty. Tilanteen voi varmistaa esimerkiksi zeckit-palvelusta (www.zeckit.com). Tarjoajilta kannattaa pyytää myös referenssejä ja myös keskustella referenssin antaneiden tahojen kanssa siitä, miten sopimussuhde on sujunut. Kannattaa varmistua myös siitä, että isännöintiyrityksellä on voimassa riittävä vastuuvakuutus.
Hallituksen on tärkeä perehtyä isännöintisopimuksen sisältöön sen selvittämiseksi, millaista palvelua isännöintiyritykseltä on hankittu. Tehtävien täyttöä sovitulla tavalla kannattaa tarkkailla, ja jos poikkeamia ilmenee, ryhtyä sopimuksen mukaisiin toimenpiteisiin.
Hallitus voi täyttää valvontavelvoitteitaan monin eri keinoin. Hallituksen kannattaa huolehtia mm. seuraavista toimista:
Varmistakaa, että yhtiön johdon tiedot ovat kaupparekisterissä ajan tasalla. Tiedon voi tarkistaa kaupparekisteriotteesta.
Käykää läpi merkittävimmät palvelu-, urakka- ja muut sopimukset.
Seuratkaa yhtiön tilitapahtumia säännöllisesti hallituksen kokouksissa.
Käykää pistokoeluontoisesti läpi yhtiön laskut ja verratkaa tilitapahtumiin.
Varmistakaa kiinteistön täysarvovakuutuksen voimassaolo.
Käykää läpi hankintojen kilpailutuksen periaatteet sekä hankintaketjut, edellyttäkää tilaajavelvoitteiden täyttämistä kaikilta palveluntuottajilta.
Urakoissa tarkkailkaa rakentamisen tiedonantovelvoitteiden täyttämistä.
Puutu tarvittaessa
Mikäli yhtiössä paljastuu väärinkäytösepäily, hallituksen kannattaa ryhtyä välittömästi tarvittaviin toimenpiteisiin. Hallituksen kannattaa huolehtia mm. seuraavista toimista:
Ottakaa yhteyttä välittömästi isännöintiyritykseen puhelimitse.
Toimittakaa alustava kirjallinen reklamaatio isännöintiyritykselle.
Selvittäkää tilanne, käyttäkää tarvittaessa asiantuntija-apua.
Rajoittakaa tilinkäyttöoikeuksia.
Päättäkää isännöintisopimus (purku / irtisanominen) tarvittaessa.
Käynnistäkää uuden isännöinnin kilpailutus.
Vastuuvapauden epääminen isännöinniltä varsinaisessa yhtiökokouksessa.
Taloyhtiön hallituksen uusi toimikausi alkaa yhtiökokouksesta. Uudet jäsenet kannattaa perehdyttää hallitustyöhön. Tehtävien jakaminen ja yhteistyö muiden taloyhtiöiden kanssa voi tuoda hallitustyöhön uutta virtaa.
Monissa taloyhtiöissä kaivattaisiin lisää nuoria mukaan hallituksen toimintaan. Turkulainen Roosa-Adalmiina Kesti on oiva esimerkki aktiivisesta hallituslaisesta, joka haluaa olla mukana vaikuttamassa taloyhtiön asioihin.
Kiinteistöliitto Uusimaa valitsi Vuoden 2024 hallituksen puheenjohtajaksi Toni Sjöblomin. Sjöblom toimii puheenjohtajana 22 asunnon rivi- ja paritaloyhtiössä, jossa valtaosa asukkaista on lapsiperheitä.
Hyvin hoidetussa yhtiökokouksessa asiat käsitellään selkeästi ja ripeästi. Kokouksen sujuvuutta edesauttaa, kun se valmistellaan asianmukaisesti. Kokouksen puheenjohtaja voi toiminnallaan jouduttaa päätöksentekoa.
Haluatko kommentoida artikkelia? Luo tunnus ja kirjaudu sisään.
Luo tunnus Kirjaudu sisään