Sopimusaika ja laaduntarkkailu

LAATUPALAVERIT

Taloyhtiön hallituksen tai hallituksen puheenjohtajan on hyvä varautua vähintään kerran vuodessa keskustelemaan isännöintisopimuksen toimivuudesta. Tässä keskustelussa varmistetaan hallituksen tietoisuus sopimuksen sisällöstä sekä sopimuksen mukaisesta toiminnasta. Samalla kartoitetaan mahdolliset palvelutarpeen muutokset. Tällainen palvelun laatua ja sisältöä koskeva palaveri voidaan sisällyttää hallituksen kokouksen asialistalle.

KIINTEISTÖSTRATEGIA

Hyvin harvalla taloyhtiöllä on olemassa kiinteistöstrategia. Huolellisesti laadittu kiinteistöstrategia toimii myös osaltaan isännöinnin toiminnan ohjaajana.

ASIAKASTYYTYVÄISYYSTUTKIMUS

Useilla isännöintiyrityksillä on käytäntö, jossa isännöinnin laatua seurataan asiakastyytyväisyystutkimusten tulosten perusteella. Laaduntarkkailun kannalta on merkityksellistä, jos tätä tutkimustietoa voidaan käsitellä asiakaskiinteistön hallituksen kanssa ainakin kyseessä olevan
kiinteistön osalta.

Näin pystytään selvittämään asiakkaiden käsitykset ja mielikuvat palvelun onnistumisista ja kehittämistarpeista. Asiakastyytyväisyystutkimus tehdään yleensä muutaman vuoden välein.

HALLITUKSEN ITSEARVIOINTI

Toimiva ja hyvä sopimussuhde perustuu sopijapuolten vahvaan kumppanuuteen ja keskinäiseen luottamukseen. Taloyhtiön hallituksen on aiheellista aika ajoin arvioida myös omaa toimintaansa sopimuskumppanina. Hallituksen tekemä itsearviointi auttaa hallitusta ymmärtämään rooliaan ja toimintaansa suhteessa sopimuskumppaneihinsa. Itsearviointi sopii hyvin tehtäväksi hallituksen kokouksen yhteydessä.

HALLITUKSEN TOIMINNAN VUOSIKELLO

Isännöitsijä hoitaa käytännössä lähes kaikki hallitukselle lain ja säännösten mukaan kuuluvat tehtävät. Hallitus vastaa kuitenkin siitä, että nämä tehtävät tulevat hoidetuiksi oikein ja ajallaan. Tässä sopimuksenaikaisessa valvonnassa hallitus voi käyttää apunaan ns. hallituksen toiminnan vuosikelloa, jossa on määritelty tavanomaisimmat taloyhtiön toimintaan kuuluvat tehtävät. Hallituksen apuna voi myös olla ns. check-lista, jonka avulla hallitus voi selvittää yhtiön eri asiakokonaisuuksien hoidon tilan.

ISA-AUDITOINTI

Osa isännöintiyrityksistä on hakenut itselleen ISA-auktorisoinnin. Nämä yrityksen kuuluvat auditoinnin piiriin. Sopimuksenaikaiseen laadunvarmistukseen voidaan näin liittää asiakaskiinteistöjen hallitusten informointi auditoinnista.