Taloyhtiön viestintähaasteet aiheuttavat päänvaivaa ja tietoturvariskejä

Kotimainen ja tietoturvallinen #One-viestintäohjelmisto mahdollistaa taloyhtiöille kaiken tiedottamisesta ja tiedonkeruusta dokumenttien säilöntään sekä videopalaverien järjestämiseen.

Viestinnän hajanaisuus heikentää taloyhtiön toimivuutta

Taloyhtiöiden viestinnän taso vaihtelee ja harvoin se toimii täysin saumattomasti. Digitaaliset ratkaisut voivat helpottaa tiedon levittämistä, mutta monikanavainen viestintä voi yhtä lailla vaikeuttaa oikean tiedon kulkeutumista kaikille osapuolille.

Kun viestit hajaantuvat sähköposteihin, tekstiviesteihin ja paperitiedotteisiin, kukaan ei tiedä, mikä tieto on ajantasaista tai missä se sijaitsee. Yhtiöjärjestykset, pöytäkirjat, tilinpäätökset ja huolto-ohjeet ovat pahimmillaan tallessa vain yhden henkilön sähköpostissa – eikä kukaan tiedä, ovatko käytössä olevat versiot viimeisimmät. Uudet asukkaat eivät löydä tarvitsemiaan tietoja, mikä johtaa jatkuviin yhteydenottoihin isännöitsijään tai hallituksen puheenjohtajaan.

Kokoukset ja tietoturva

Ilman etäosallistumismahdollisuutta monet asukkaat jäävät pois kokouksista. Tällöin päätöksenteko jää aktiivisen vähemmistön käsiin. Esityslistat hukkuvat sähköpostitulvaan, pöytäkirjat toimitetaan myöhässä tai ne eivät tavoita kaikkia asianosaisia.

Taloyhtiöt säilyttävät usein myös arkaluonteisia tietoja kuten asukastietoja, sopimuksia ja taloustietoja paikoissa, joissa niitä ei kuuluisi säilyttää. Näitä ovat esimerkiksi WhatsApp-ryhmät ja sähköpostikeskustelut. Henkilötietojen käsittelyä koskevat GDPR-velvoitteet ovat monelle taloyhtiölle epäselvät, ja riski tietovuodoille on todellinen.

Kotimainen viestintäohjelmisto #One ratkaisee kaikki taloyhtiösi viestintähaasteet

#Onen avulla taloyhtiö voi koota kaiken viestinnän, dokumentit ja kokoukset yhteen tietoturvalliseen paikkaan. Ohjelmistossa voidaan luoda erilliset kanavat esimerkiksi asukasilmoituksille, hallituksen sisäiselle viestinnälle ja vikailmoituksille. Dokumentit tallennetaan yhteen paikkaan, josta ne löytyvät aina, myös hallituksen vaihtuessa.

Videokonferenssitoiminto tekee kokouksista saavutettavia kaikille. Käyttäjiksi voidaan lisätä taloyhtiön jäsenten lisäksi ulkoisina käyttäjinä myös huoltoyhtiö ja isännöitsijä vaivattomasti, pelkällä sähköpostiosoitteella. #One on taloyhtiölle edullisin ja tehokkain tapa toteuttaa viestintää ja parantaa viestintää eri osapuolien välillä ja sisäisesti.

Tutustu #Oneen ja kokeile ilmaiseksi