Miten taloyhtiön korjaushankkeen viestinnässä onnistutaan?

Laajat korjaushankkeet ovat taloyhtiöille suuria taloudellisia satsauksia, jotka vaikuttavat suuresti myös asukkaiden jokapäiväiseen elämään. Mikäli korjaushankkeen viestintä on hoidettu huonosti, ei tarvittava tieto tavoita asianomaisia ja koko hankkeesta jää helposti huono kuva.

Kuinka iso rooli ammattilaisilla on viestinnässä?

Taloyhtiön korjaushankkeen viestintä voidaan jakaa karkeasti sisäiseen ja ulkoiseen viestintään. Ulkoinen viestintä on osakasviestintää, johon osallistuvat niin osakkaat, taloyhtiön hallitus, isännöitsijä kuin korjaushankkeessa mukana olevat asiantuntijatkin. Sisäisellä viestinnällä tarkoitetaan taas ammattilaisten välistä viestintää, jonka hoitaa yleensä korjaushankkeen projektipäällikkö.

Ammattilaisten osallistuminen osakasviestintään on hyvin tapauskohtaista. Taloyhtiö voi esimerkiksi erikseen sovittaessa osoittaa osakasviestinnän projektinjohtajalle, suunnittelijoille tai isännöitsijälle. Myös erillisen projektitiedottajan palkkaamista kannattaa toisinaan harkita.

Yleensä toimivin yhdistelmä on, että taloyhtiön hallitus hoitaa osakasviestinnän projektinjohtajan avustuksella urakointivaiheeseen asti. Tämän jälkeen osakasviestintä siirtyy urakoitsijalle.

Aloita viestinnän suunnittelu ajoissa

Laajat korjaushankkeet työllistävät korjaushankkeen viestinnästä vastaavia runsaasti. Siihen liittyy pakollisia lakisääteisiä asioita, kuten kokousten päätöksien tiedottamista, mutta myös esimerkiksi asukkaiden tai ammattilaisten tiedusteluihin vastaamista.

Hyvän viestinnän suunnittelun avulla kaikki asiat tulee varmasti huomioitua. Suunnittelu kannattaa aloittaa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, mielellään siinä vaiheessa, kun hankkeeseen ryhtymistä aletaan edes harkitsemaan. Viestintäsuunnitelmaan on hyvä kirjata ainakin viestinnän kanavat, roolit ja aikataulu. Silloin kaikki korjaushankkeen osapuolet tietävät kuka, mitä, missä ja milloin viestitään, eikä asiat jää oletuksien varaan.

Millainen viestintä toimii sinun taloyhtiössäsi?

Viestintäkanavia ja viestintää on oltava riittävästi, jotta korjaushankkeeseen liittyvät viestit tavoittavat oikeat ihmiset oikeaan aikaan. Usein minimitasolle jätetty viestintä ei riitä, sillä se jättää taloyhtiön osakkaille ja asukkaille epätietoisen kuvan.

Viestintäkanavia on oltava sekä sähköisiä että perinteisiä. Sähköisiä kanavia ovat esimerkiksi sähköposti, kotisivut ja sosiaalinen media, kun taas perinteisiä ovat esimerkiksi ilmoitustaulu ja paperinen tiedote.

Kaikki viestintäkeinot eivät toimi kaikissa taloyhtiöissä, sillä jokainen taloyhtiö on omanlaisensa. Kokenut asiantuntija osaa auttaa taloyhtiötä toimivien keinojen valinnassa.

Ammattilainen hoitaa viestinnän myös loma-aikoina

Korjaushankkeet ajoitetaan usein lomakauteen ja se aiheuttaa tyypillisesti taloyhtiön osakkaissa ja asukkaissa huolta tiedon kulkemisesta. Taloyhtiön on turha huolehtia, sillä yleensä asiantuntijoiden sijaitset hoitavat korjaushankkeen viestinnän loman aikana.

Raksystemsin asiantuntijoille, kuten projektipäälliköille ja valvojille, nimetään sijaiset jo korjaushankkeen alussa. Sijaisella on koko ajan tarpeellinen tieto hankkeen etenemisestä, joten hän voi tarvittaessa siirtyä sijaistamansa asiantuntijan rooliin helposti myös vakituisesti.

Lue lisää Raksystemsin taloyhtiöille suunnatuista palveluista.