Avainpalvelun muodot – etänä ja paikan päällä

Avain ei välttämättä ole enää pelkkä metallinen esine: avaimena voi nykypäivänä toimia puhelin, koodi tai vaikkapa sormenjälki, ja joskus saat samaan kohteeseen useamman erilaisen avaimen. Mikä tahansa lukituksen avaamisen väline on yhtä kuin avain: perinteinen avain, tunniste, tägi, kulkukortti, sormenjälki, applikaatio tai aktivointikoodi kännykässä.

Lukitus- ja kulunhallintajärjestelmien ohjelmointia ja avainten aktivointia ja passivointia kutsutaan pääkäyttötyöksi. Avainpalvelua ja lukitus- ja kulunhallintajärjestelmien pääkäyttötyötä tehdään avainpalvelupisteissä ja palvelukeskuksissa. Yksittäisen kiinteistön lukitus tai kulunhallintajärjestelmän rakenteesta ja teknisestä kokonaisuudesta riippuen pääkäyttötyötä voidaan tehdä myös etänä. 

Avainpalvelutapahtuma ei siis aina tarvitse fyysistä asiointia avainpalvelupisteessä. Avaimia, kulkutunnisteita tai avausoikeuksia voidaan aktivoida hyödyntäen esimerkiksi mobiilitoimintoja.

Pääkäyttötyössä on kiinnitettävä erityistä huomiota tekijöiden osaamiseen. Jokaisessa järjestelmätyypissä on omia erikoispiirteitä, ja työtä tekevällä tulee olla osaaminen juuri niihin järjestelmiin, joita hallinnoi. Pääkäyttötyötä tekevällä tulee olla myös kattavat kohdetiedot, jotta tarvittaessa kyetään esimerkiksi ongelmatilanteiden tehokkaaseen selvittämiseen.  

Itse palvelutapatuman osalta on tärkeä pystyä varmistamaan, että käyttöoikeus menee juuri sille henkilölle, jolle se on tarkoitettu. Henkilöllisyyden varmentamisessa voidaan tarpeen mukaan käyttää jopa pankkitunnistautumisen kaltaisia välineitä.

Avaimen käyttöoikeuden määrittäminen

Tyypillisesti avainpalvelun tekijä saa tiedon avain- ja/tai kulkuoikeustarpeesta jonkin sovitun toimitavan tai järjestelmän kautta ja suorittaa työtehtävän sen perusteella. Kulkuoikeuden varmentamiseen tai niin sanottuun luvittamiseen hyödynnetään myös muun muassa urakoitsijahallintasovelluksia, joilla varmistetaan samalla sekä yrityksen ja sen työntekijöiden tilaajavastuuvelvoitteiden toteutuminen, että avaintarpeen käyttöaika ja kulkuoikeudet.

Avaimien ja tunnisteiden voimassaolo voi myös olla sidottu esimerkiksi urakointiaikaan tai tietyn luvan voimassaoloon. Esimerkkejä tästä ovat muun muassa tapaukset, joissa avaimen voimassaoloaika on sidottu työntekijän työturvallisuuskortin tai vaikkapa hygieniapassin voimassaoloon.

Rakennustyömaalla kulkuoikeuden saaminen edellyttää myös perehdytyksen suorittamista ja yrityksen sekä yksittäisen työntekijän verotietojen tarkistamista. Avaimen voimassaoloon ja kulkuoikeuden hallintaan on siten liitetty laajempaa seurantaa, jolla varmistetaan muutkin turvallisuusasiat sekä harmaan talouden torjunta.