Vaikka kriisejä sattuu taloyhtiöissä onneksi harvoin, valveutuneet isännöitsijät ja isännöintiyritykset varautuvat niihinkin. Taloyhtiöiden on hyvä sopia kriisiviestinnästä isännöintiyrityksen kanssa ennen kuin kriisi yllättää.
Sekä isännöintiyritykselle että taloyhtiölle olisi aina hyvä laatia kriisiviestintäsuunnitelma. Suunnittelu lähtee riskien tunnistamisesta. Taloyhtiötä voivat kohdata esimerkiksi tulipalot, luonnonilmiöt tai erilaiset onnettomuudet, kuten jään putoaminen katolta ohikulkijan päähän tai kaatumisonnettomuudet. Aina kriisi ei liity taloyhtiön omaan toimintaan, vaan naapurissa tapahtunut onnettomuus voi vaikuttaa myös muihin taloyhtiöihin tai kaukolämpöverkoston vika jäähdyttää talon paukkupakkasilla.
Taloyhtiössä kriisien tunnistamisesta ja kriisiviestinnän käynnistämisestä vastaavat hallitus ja isännöitsijä. Kriisiviestintäsuunnitelmassa kannattaa eritellä kriisiviestinnän kanavat ja kohderyhmät. Kriisitilanteessa ei ole aikaa miettiä, miten toimitaan.
– Isännöintiliiton jäsenpalveluun kuuluu ohjeistus kriisiviestintäsuunnitelman laatimisesta. Suosittelemme, että jokainen jäsenemme laatisi asiakkailleen kriisiviestintäsuunnitelman, kertoo viestintäpäällikkö Kirsi Salo Isännöintiliitosta.
– Meillä on myös nimetty yhteyshenkilö, johon jäsenet saavat kriisitilanteissa yhteyden asiakaspalvelun kautta, Salo jatkaa.
– Taloyhtiöiden hallitusten olisi hyvä sopia isännöitsijän kanssa kriisiviestinnästä, kuten muustakin viestinnästä, eikä vain olettaa, että isännöitsijä hoitaa sen, muistuttaa viestintäpäällikkö Annakaisa Mänttäri Kiinteistöliitosta.
– Korostaisin, että taloyhtiössä olisi hyvä pitää yhteystiedot ajan tasalla myös sidosryhmien, kuten naapuritaloyhtiöiden ja vakuutusyhtiön, osalta. Kun kriisitilanne on päällä, ei ole aikaa lähteä selvittämään tietoja, Salo toteaa.
– Muistuttaisin myös, että kriisitilanteissa tulee kunnioittaa ihmisen yksityisyyttä, eikä suin päin mennä esimerkiksi toisen kotiin luvatta tai kuvata henkilöä, joka on onnettomuuden uhri, Mänttäri huomauttaa.
Kun kriisitilanne on ohi, tulee asukkaille ja osakkaille kertoa myös tilanteen päättymisestä. Mitä tilanteessa ilmeni ja onko kaikki nyt kunnossa. Kriisin jälkeen isännöitsijän ja hallituksen on hyvä käydä läpi, miten kriisi hoidettiin: mitä tehtiin oikein ja missä on parantamisen varaa.
– Jälkipyykki yleensä unohtuu kriisin jälkeen. Olisi kuitenkin tärkeää kerrata, miten tilanne hoitui ja missä nyt mennään, Mänttäri toteaa.
Myös huhupuheet voivat aiheuttaa kriisejä taloyhtiöissä. Huhupuheet pitää ottaa vakavasti ja tarkistaa, onko niissä perää. Huhuilta kannattaa katkaista siivet heti ja kertoa avoimesti asioista.
Kriisitilanteessa ei myöskään saa lähteä arvailemaan, vaan on syytä kertoa niin paljon kuin on mahdollista, mitä asiasta tiedetään. Näin estetään huhujen leviäminen.
Jutussa on käytetty lähteinä teoksia Isännöinnin käsikirja 2018 (Kiinteistöalan Kustannus Oy) ja Katastrofin ainekset – Opas taloyhtiön remonttiviestintään (Kiinteistöalan Kustannus Oy).
Uusi koko väestölle suunnattu Häiriö- ja kriisitilanteisiin varautuminen -opas on julkaistu Suomi.fi-verkkopalvelussa. Oppaan on toteuttanut sisäministeriö yhdessä Digi- ja väestötietoviraston sekä laajan yhteistyöverkoston kanssa. Siinä on tietoa myös taloyhtiön varautumisesta, kuten väestönsuojien käyttöönotosta.
Lähes yhdeksän kymmenestä yli 35-vuotiaasta on jokseenkin tai täysin samaa mieltä siitä, että huoltovarmuus on olennainen osa kansallista turvallisuutta. Kyselyyn vastanneista 40 prosenttia kokee olevansa melko tai erittäin hyvin varautunut pidempiin sähkökatkoihin tai muihin häiriötilanteisiin.
Vuoden taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja -palkinnon on saanut kemijärveläisen As Oy Riekko-Haan hallituksen puheenjohtaja Satu Karjalainen. Vuoden taloyhtiöteoksi on puolestaan valittu jyväskyläläisen As Oy Säynätsalon Lehtisaaren kriisitilanteen hoitaminen.
Taloyhtiö vastaa kiinteistönsä alueen turvallisuudesta, johon kuuluu myös talvikunnossapidosta huolehtiminen. Oikeuskäytännössä vastuu turvallisuudesta on muodostunut varsin ankaraksi, joten ei ihme, jos talveen varautuminen huolestuttaa. Miten taloyhtiö voi toimia minimoidakseen vastuuriskit?
Tilaajille
Haluatko kommentoida artikkelia? Luo tunnus ja kirjaudu sisään.
Luo tunnus Kirjaudu sisään