Edes oman etunsa takia

Peruskorjauksiin liittyy paljon taloudellisia ja hallinnollisia haasteita. Etenkin silloin, kun kaikki ei mene kuten Strömsössä. Kävipä kerran niin, että taloyhtiön putkiremontin pääurakoitsija meni konkurssiin heti hankkeen alussa. Tämän takia piti löytää nopeasti uusi urakoitsija ja saada työt jatkumaan mahdollisimman nopeasti ja laadukkaasti. Tässä onnistuttiin. Ongelmat kuitenkin jatkuivat hankkeen päätyttyä. Isännöitsijä oli vaihtunut ja merkittävä osa päätösasiakirjoista oli hävinnyt. Taloyhtiön osakkaat kyseenalaistivat hankkeessa syntyneitä kustannuksia ja tehtyjä päätöksiä ja hallitus pelkäsi vastuuvapauden epäämistä.

Toiminnan- ja tilintarkastajan haasteet

Kiinteistön omistajat palkkaavat yhä useammin hankkeisiinsa projektinjohtajan. Hänen tehtäviinsä kuuluu peruskorjaushankkeen johtaminen ja siihen liittyvien kokousten ja tarkastusten pöytäkirjojen laatiminen. Haaste usein kuitenkin on, että osa päätöksistä tehdään muualla ja vain päätökset kirjataan esimerkiksi työmaakokouspöytäkirjoihin. Toiminnantarkastajan kannalta on kuitenkin oleellista, miten päätös on syntynyt ja että päätös on tehty lain ja yhtiöjärjestyksen mukaisesti.

Edellä mainitussa tapauksessa projektinjohto-organisaatiolta löytyi taloudellinen seuranta ja esimerkiksi työmaakokouspöytäkirjat, mutta hallituksen kokousten pöytäkirjoja heille ei oltu toimitettu.

Nykyään ei riitä herrasmiessopimukset, hyvä tahto, maalaisjärki eikä edes teknisesti hyvin onnistunut peruskorjaus. Vaatimukset ovat kasvaneet ja yhä useammin peruskorjaushankkeisiin liittyy juridisia haasteita. Vaatimuksia voi tulla useammalta eri suunnalta ja parhaiten niistä selviää, kun kaikki on valmisteltu ja tehty dokumentoidusti oikein. Tämän takia hankkeen kaikki päätökset perusteluineen tulee kirjata ylös matkan varrella yhteen paikkaan, josta toiminnantarkastaja voi käydä ne läpi. Taloudellisen seurannan tulee olla tavoitteellista, kokonaisvaltaista ja järjestelmällistä alusta lähtien. Hankkeen kirjanpito tulee olla yhden tahon käsissä, sen tulee olla ajan tasalla ja sen tulee ennakoida hankkeen kokonaiskustannuksia. Lisä- ja muutostöihin liittyvien päätösten tulee syntyä sovitun prosessin mukaisesti ja siten, että päättäjät tietävät niiden syyt ja seuraamukset. Laskuilla tulee olla hyväksyntämenettely, josta ei poiketa.

Ennakointi parantaa lopputulosta

Peruskorjauksiin liittyy aina yllätyksiä. Tekniset yllätykset tietävät lähes poikkeuksetta myös lisäkustannuksia. Useimmissa tapauksissa riskejä voi välttää hyvällä valmistelulla ja ennakoinnilla. Perusteellinen hankesuunnittelu sisältää mahdollisimman kokonaisvaltaisen arvioinnin kiinteistön korjaustarpeista. Siinä käsitellään myös kaikki hankkeeseen liittyvät toimenpiteet yksiselitteisesti. Tällä varmistetaan, että kiinteistön omistaja voi laatia pitävän budjetin ja että kaikki hankkeeseen liittyvät toimenpiteet kustannuksineen on huomioitu. Jos tämä jää tekemättä, taloyhtiö joutuu esimerkiksi kutsumaan koolle ylimääräisen yhtiökokouksen, kun rahat loppuvat tai kun peruskorjauksen sisältöä joudutaan muuttamaan.

Hyvää ennakointia on myös se miten peruskorjauksiin liittyvät taloudelliset asiat on sovittu. Hyvä urakkaohjelma ja -sopimus eivät yksin riitä, niitä tulee myös noudattaa. Projektinjohtajien tulee panostaa myös taloudelliseen ja hallinnolliseen johtamiseen. Kiinteistön omistajien ja isännöitsijöiden tulee entistä enemmän kiinnittää huomiota projektinjohtovalinnoissaan siihen miten näitä asioita hoidetaan. Jos ei muusta syystä niin ainakin oman etunsa takia.

Kim Karves

Kirjoittaja on Sweco Taloyhtiöpalveluiden yksikön johtaja. Hän tarkastelee kiinteistön kehittämistä kokonaisuutena ja pitkällä tähtäimellä tavoitteenaan tuoda perusteltuja ratkaisuja kiinteistön ylläpitoon ja korjaamiseen. Hän pyrkii blogeissaan esittämään ajatuksia, joiden avulla kiinteistöjen omistajat ja käyttäjät saavat parempia kokemuksia. Vapaa-ajallaan hän harrastaa melontaa, juoksua sekä ruoanlaittoa.

Tilaa uutiskirjeemme

Kiinteistölehden suosittu uutiskirje tuo kiinteistöalan uutiset sinulle!

Tilaa uutiskirje