Varmista, että äänesi kuuluu taloyhtiön yhtiökokouksessa!

Taloyhtiöissä valmistaudutaan parhaillaan kevään yhtiökokouksiin, joihin jokaisen asumisestaan ja omaisuudestaan välittävän osakkaan on tärkeää osallistua. Asioiden vieminen yhtiökokouksen käsiteltäväksi ja päätettäväksi ei kuitenkaan onnistu noin vain, sillä päätöksenteko edellyttää, että taloyhtiön hallitus on ehtinyt ennakkoon käsitellä osakkaiden ehdottamat yhtiökokousasiat ja sisällyttää ne osakkaille toimitettuun yhtiökokouskutsuun.

– Jos osakkaalla on mielessään asioita, jotka tulisi käsitellä yhtiökokouksessa, hänen kannattaa tässä vaiheessa vuotta toimittaa vaatimuksensa niiden käsittelystä taloyhtiön hallitukselle tai isännöitsijälle, sanoo Kiinteistöliiton apulaispäälakimies Kristel Pynnönen.

Jotta osakas saisi asialleen toivomansa päätöksen yhtiökokouksessa, hänen kannattaa mahdollisuuksien mukaan avata asian taustaa ja perustella sitä, miksi hänen ehdottamansa päätös olisi taloyhtiön kannalta hyvä ja järkevä. Usein hallitus liittää osakkaan vaatimuksen yhtiökokouskutsuun, jolloin muut osakkaat voivat perehtyä asiaan.

Laissa ei mainita tarkkaa määräaikaa sille, koska osakkaan on esitettävä vaatimuksensa asian käsittelemisestä yhtiökokouksessa. Laki kuitenkin edellyttää, että osakas vaatii asian käsittelyä hallitukselta kirjallisesti niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

Hallituksen hyvä ilmoittaa oikea ajankohta asioiden toimittamiselle

Kristel Pynnönen kannustaa taloyhtiöiden hallituksia ilmoittamaan osakkaille ajankohdan, jolloin yhtiökokouksen esityslistalle toivotut asiat tulisi viimeistään toimittaa hallituksen käsiteltäviksi. Ajankohta määräytyy käytännössä sen perusteella, milloin hallitus kokoontuu viimeisen kerran ennen yhtiökokouskutsun toimittamista.

– Tiedon oikeasta ajankohdasta yhtiökokousasioiden toimittamiselle voi ilmoittaa osakkaille epävirallisesti esimerkiksi taloyhtiön ilmoitustaululla. Samalla hallitus voi etukäteen informoida osakkaita yhtiökokouksen ajankohdasta, Pynnönen suosittelee.

Myös Taloyhtiön hyvä hallintotapa -ohjeistus suosittaa, että taloyhtiö ilmoittaa yhtiökokouksen ajankohdan osakkaille heti, kun hallitus on päättänyt päivämäärän. Näin osakkaat voivat merkitä ajankohdan kalenteriinsa jo hyvissä ajoin ennen kokousta, mikä puolestaan on omiaan kasvattamaan yhtiökokouksen osallistujamäärää.

– Kaikissa yhtiökokousvalmisteluihin liittyvissä asioissa hallituksen ja isännöitsijän on hyvä noudattaa mahdollisimman avointa linjaa. Tietojen jakaminen tärkeistä päivämääristä lisää osakkaiden osallistumista yhteisiin asioihin ja parantaa muutenkin taloyhtiön ilmapiiriä, Pynnönen sanoo.