Taloyhtiön vuosikello: helmikuu

Helmikuussa hallitus viimeistelee varsinaisen yhtiökokouksen kokousasiat sekä tilinpäätösasiakirjat. Osakkaille lähetetään yhtiökokouskutsu.

Kiinteistönhoidossa jatketaan talviajan töitä, ja lisäksi voidaan tehdä sisätiloissa erilaisia tarkastuksia.

Osakkaita ja asukkaita voidaan muistuttaa turvallisuusasioista tiedotteen avulla.

Hallinto

Hallituksen tilinpäätöskokous

Hallitus kokoontuu tilinpäätöskokoukseen. Kokouksessa käsitellään yhtiökokouksessa käsiteltävät asiakirjat ja allekirjoitetaan ne:

• tilinpäätös ja toimintakertomus
• talousarvio
• hallituksen kunnossapitotarveselvitys ja selvitys tehdyistä kunnossapito- ja muutostöistä

Tilintarkastus ja toiminnantarkastus

Allekirjoitettu tilinpäätös ja toimintakertomus toimitetaan yhtiön tilintarkastajalle tai toiminnantarkastajalle:

• Toimittakaa asiakirjat hyvissä ajoin, jotta tarkastaja ehtii tarkastaa ne; viimeistään noin kuukautta ennen yhtiökokousta.
• Pyytäkää toimittamaan tarkastuskertomus niin, että se ehditään sisällyttämään yhtiökokouskutsun mukana meneviin materiaaleihin.

Jos tilintarkastaja tai toiminnantarkastaja on tarkoitus valita uudelleen tehtäväänsä yhtiökokouksessa, varmistetaan ennen kokousta hänen suostumuksensa tähän. Tarvittaessa etsitään uusi ehdokas tehtävään.

Yhtiökokouksen valmistelu

Valmistellaan yhtiökokous yhdessä isännöinnin kanssa:

• Päätetään yhtiökokouksen aika ja paikka.
• Laaditaan yhtiökokouksen esityslista ja valmistellaan päätettävät asiat.
• Sovitaan, missä tilinpäätös ja toimintakertomus pidetään nähtävillä osakkaita varten. Asiakirjat sisällytetään myös kokouskutsuun.
• Selvitetään, olisiko joku osakkaista kiinnostunut tulemaan uudeksi hallituksen jäseneksi. Tarvittaessa käytetään hallitusammattilaisia, ks. www.akha.fi.
• Laaditaan yhtiökokouskutsu ja huolehditaan, että kutsut lähtevät osakkaille ja tarvittaessa myös asukkaille viimeistään 2 viikkoa ennen kokousta. Kutsu kannattaa kiinnittää myös taloyhtiön ilmoitustaululle.

Kiinteistönhoito

Ulkotyöt

• Tehdään tarvittavat lumityöt ja huolehditaan liukkaudentorjunnasta.
• Seurataan katon lumikuormaa ja jääpuikkojen muodostumista. Tilataan tarvittaessa lumenpudotus ammattilaiselta.

Sisätyöt

• Tarkistetaan kiinteistön turvallisuus eli alkusammutuskaluston ja palovaroittimien kunto, poistumistiet ja -merkinnät sekä väestönsuojelutilat.
• Tarkistetaan kiinteistön yleisten kosteiden tilojen pintojen kunto (muun muassa taloyhtiön sauna, pesutupa).

Viestintä

Jaetaan asukkaille ja osakkaille asukastiedote, jossa muistutetaan yleisestä hätänumerosta (112), paloturvallisuudesta ja yhtiön pelastussuunnitelmasta. Tiedotteen voi jakaa valtakunnallisena Hätänumeropäivänä 11.2.

Helmikuussa on hyvä aloittaa myös tiedottaminen pyöräkellarien siivouksesta ja ylimääräisten tavaroiden hävittämisestä keväällä, jos taloyhtiössä suunnitellaan tällaista.

Liputuspäivät

3.2. Alvar ja Aino Aallon sekä suomalaisen arkkitehtuurin ja muotoilun päivä (suositeltu liputuspäivä)

5.2. J. L. Runebergin päivä

6.2. Saamelaisten kansallispäivä (suositeltu liputuspäivä)

28.2. Kalevalan päivä, suomalaisen kulttuurin päivä