Jokaisella taloyhtiöllä on hallitus, joka vastaa yhtiön hallinnosta sekä kiinteistönpidon ja muun toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Hallituksen toimintaperiaatteista määrätään asunto-osakeyhtiölaissa melko suppeasti. Hallituksen kannattaakin tukeutua toiminnassaan viralliseen Taloyhtiön hyvä hallintotapa 2016 -suositukseen. Seuraavassa on viisi poimintaa hallitusta koskevista suosituksista.
Työjärjestys ja kokoussuunnitelma tehostavat hallituksen työtä, lisäävät suunnitelmallisuutta ja helpottavat hallituksen jäsenten osallistumista päätöksentekoon. Kummatkin tulee laatia kirjallisina.
Työjärjestyksessä kannattaa määritellä hallituksen keskeiset tehtävät, tehtävänjako hallituksen jäsenten kesken sekä hallituksen toimintaperiaatteet. Kokoussuunnitelmaan kirjataan taas ennen seuraavaa yhtiökokousta pidettävät hallituksen kokoukset, niiden ajankohta sekä tiedossa olevat käsiteltävät asiat.
Työjärjestelmän ja kokoussuunnitelman keskeinen sisältö on saatettava osakkaiden ja asukkaiden tietoon.
Vuosikello on hallituksen työkalu, jonka avulla hallitus voi ajoittaa muun muassa yhtiön hallintoon ja kunnossapitoon liittyvät toimet kalenterivuoden ajalle. Vuosikelloon kirjataan myös viestintään liittyvät toimet. Vuosikello auttaa siis käytännössä taloyhtiön toiminnan suunnittelussa.
Vuosikellon mukaisesti hallituksen tulee laatia vähintään kahdesti vuodessa tiedote osakkaille yhtiön toiminnasta ja tilanteesta. Näin osakkaiden ja asukkaiden on helpompi seurata yhtiön toimintaa ja osallistua yhtiön päätöksentekoon.
Hallituksen jäsen ei saa osallistua päätöksentekoon, jos kysymyksessä on taloyhtiön ja hallituksen jäsenen välinen toimi tai jäsenelle on muuten odotettavissa asiassa olennaista, taloyhtiön edun kanssa ristiriidassa olevaa etua.
Suositeltavaa on, että hallituksen jäsen pidättäytyy osallistumasta päätöksentekoon myös silloin, kun hänen lähipiiriinsä kuuluvan etu voi olla ristiriidassa taloyhtiön edun kanssa.
Esteellisen hallituksen jäsenen osallistuminen päätöksentekoon vaarantaa taloyhtiön ja osakkaiden yhteisen edun toteutumisen ja lisää riskiä henkilökohtaisen edun ajamiseen. Se myös nakertaa luottamusta yhtiön hallintoon ja taloyhtiön ilmapiiriä.
Perehdyttäminen on tärkeää hallitustyön jatkuvuuden, tehokkuuden ja tuloksellisuuden kannalta.
Perehdytyksessä kannattaa käydä läpi hallituksen toimintatavat, keskeneräiset asiat ja yhteistyö isännöitsijän kanssa. Lisäksi tulee antaa hallitustyössä tarvittavat perustiedot esimerkiksi yhtiön rakennuksesta sekä tehdyistä päätöksistä.
Perehdyttäjinä voivat toimia hallituksen puheenjohtaja ja/tai aiemmat jäsenet. Hallituksen puheenjohtajan ja jäsenten kannattaa osallistua myös alan järjestöjen koulutuksiin ja verkkokursseille sekä hankkia alan kirjallisuutta.
Taloyhtiön hallituksen vaihtuessa vanhan hallituksen tulisi siirtää tietotaitonsa uudelle hallitukselle. Tietojen siirtäminen on tärkeää taloyhtiön häiriöttömän johtamisen ja kehittämisen kannalta.
Kannattaa sopia ainakin hallituksen sisäisistä pelisäännöistä, esimerkiksi ajantasaisten tietojen toimittamisesta kaikille jäsenille. Tiedonsiirtoon kuuluu uusien hallituksen jäsenten perehdyttäminen (ks. edellinen kohta).
Niin uusia kuin vanhojakin hallituksen jäseniä on hyvä lisäksi muistuttaa siitä, että heitä koskee hallituksen jäsenen salassapitovelvollisuus.
Taloyhtiön hyvä hallintotapa -suosituksen 2016 ovat laatineet Suomen Kiinteistöliitto, Isännöintiliitto, Kiinteistöalan Hallitusammattilaiset AKHA ry yhteistyössä oikeusministeriön kanssa. Tilaa suositus tästä.
Taloyhtiön hallituksessa voi esiintyä riitoja, jotka johtuvat joko henkilökemioista tai näkemyseroista. Riidat kannattaa selvittää välittömästi puheenjohtajan avulla. Hallituksen kokoukset kannattaa pitää kasvotusten, sillä se ennaltaehkäisee väärinymmärryksiä.
Tilaajille
Asunto-osakeyhtiölaki sisältää säännökset hallituksen jäsenen ja osakkeenomistajan esteellisyydestä. Säännös hallituksen jäsenen esteellisyydestä koskee esteellisyyttä hallituksen päätöksenteossa ja osakkeenomistajan esteellisyys esteellisyyttä yhtiökokouksessa.
Tilaajille
Jussi Jurkolasta tuli taloyhtiönsä hallituksen puheenjohtaja ilman aikaisempaa kokemusta asunto-osakeyhtiön hallitustyöskentelystä. Hän sai kattavaa perehdytystä hallituksen konkareilta ja etsi myös itse tietoa. Kaikkein tärkeintä oli muulta hallitukselta saatu luottamus.
As Oy Ohjaajantie 10-12:n hallitus turhautui toimimattomaan yhteistyöhön isännöitsijän kanssa. He määrittelivät taloyhtiön tarpeet ja odotukset, ja kilpailuttivat isännöintiyrityksiä. Nyt taloyhtiön arki sujuu toimivan isännöinnin ansiosta.
Haluatko kommentoida artikkelia? Luo tunnus ja kirjaudu sisään.
Luo tunnus Kirjaudu sisään