Taloyhtiön hallituksen kokous

Hallitustyöskentelyn joustava sujuminen edellyttää päätöksiä monista kokousteknisistä asioista. Näistä on hyvä päättää hallituksen ensimmäisessä kokouksessa eli niin sanotussa järjestäytymiskokouksessa, joka on syytä pitää heti hallituksen valinneen yhtiökokouksen jälkeen.

Järjestäytymiskokouksessa hallitus valitsee puheenjohtajan ja mahdollisen varapuheenjohtajan, mikäli yhtiökokous ei ole valinnut ko. henkilöitä. Jos taloyhtiön yhtiöjärjestyksessä ei ole määräyksiä hallituksen kokouksen koollekutsumisesta, on kokouksessa hyvä päättää myös muun muassa siitä, miten hallituksen kokoukset kutsutaan koolle, kuinka paljon ennen kokousta kutsut toimitetaan ja milloin poissaolosta tai esteellisyydestä on ilmoitettava. Poissaoloista ilmoittamalla voidaan turvata myös mahdollisen hallituksen varajäsenen oikeus osallistua kokoukseen varsinaisen jäsenen jäädessä pois.

Millä tavalla hallituksen kokous kutsutaan koolle?

Jos yhtiöjärjestyksessä ei ole määräyksiä hallituksen koollekutsumisesta, on ensimmäisessä hallituksen kokouksessa syytä päättää, miten kokoukset kutsutaan koolle. Kutsuajan tulee olla kohtuullinen ja muutoinkin hallituksen kokous tulee pyrkiä järjestämään siten, että mahdollisimman moni jäsenistä voi osallistua. Koollekutsumisajan on suositeltavaa olla vähintään yksi viikko, mutta yksittäisessä kiiretapauksessa aika voi olla lyhyempikin.

Kokous on suositeltavaa kutsua koolle kirjallisesti, kuten kirjeitse tai sähköpostitse. Jos jollain hallituksen jäsenellä ei ole sähköpostia käytössään, tulee kutsu hänelle toimittaa muulla tavoin kuin sähköpostitse. Estettä ei kuitenkaan ole sille, että kiireellisissä tapauksissa kutsuminen tehdään esimerkiksi puhelimitse.

Puheenjohtaja kutsuu hallituksen kokouksen koolle

Puheenjohtaja huolehtii siitä, että hallitus kokoontuu tarvittaessa. Hallituksen jäsenillä ja isännöitsijällä on myös oikeus vaatia hallituksen kokouksen koollekutsumista puheenjohtajalta. Jos puheenjohtaja ei vaatimuksesta huolimatta kutsu kokousta koolle, on isännöitsijällä oikeus tähän. Myös hallituksen jäsenellä on tällöin oikeus kutsua kokous koolle, jos vähintään puolet hallituksen jäsenistä hyväksyy koollekutsumisen. Jos hallituksen puheenjohtaja on estynyt tai häntä ei ole valittu, voi isännöitsijä tai yksikin hallituksen jäsen tehdä koollekutsumisen.

Hallitus voi tehdä asunto-osakeyhtiölain mukaan päätöksen myös pitämättä varsinaista kokousta. Hallitus voi pitää esim. puhelin- tai sähköpostikokouksen. Tällöinkin päätös on kirjattava, allekirjoitettava, numeroitava ja säilytettävä, kuten hallituksen kokouspöytäkirjat eli pysyvästi koko yhtiön olemassaoloajan.

Kenellä on läsnäolo-oikeus hallituksen kokouksessa?

Hallituksen kokouksessa läsnäolo-oikeus on hallituksen jäsenillä. Osalle jäsenistä voidaan järjestää myös teknisillä apuvälineillä mahdollisuus osallistua kokouksen. Pääsääntöisesti myös isännöitsijällä on läsnäolo-oikeus. Isännöitsijä voi käyttää kokouksessa puhevaltaa, mutta hän ei voi äänestää, ellei hän ole samalla myös hallituksen jäsen. Tilintarkastajalla ja toiminnantarkastajalla on myös määrätyissä tilanteissa läsnäolo-oikeus kokouksessa. Hallitus voi päättää antaa läsnäolo-oikeuden myös muille tahoille, kuten hallituksen varajäsenelle tai asiantuntijalle. Hallituksen varajäsenten läsnäolo-oikeus on usein järkevää, sillä se helpottaa varajäsenen osallistumista päätöksentekoon silloin, kun varsinainen jäsen ei pääse kokoukseen.

Hallituksen jäsenen läsnäolo-oikeus kokouksessa on henkilökohtainen. Tämä tarkoittaa sitä, että hän ei voi valtakirjalla valtuuttaa toista henkilöä puolestaan kokoukseen. Toisin kuin yhtiökokouksessa, hallituksen kokouksessa jäsenillä ei myöskään ole lähtökohtaisesti oikeutta käyttää avustajaa. Hallitus voi kuitenkin tehdä päätöksen, jolla se sallii avustajien käytön kokouksessaan.

Hallituksen pöytäkirja – julkinen vai salainen asiakirja?

Hallituksen pöytäkirja ei ole salainen asiakirja, mutta ei myöskään julkinen. Hallitus päättää, millä tavoin ja miltä osin se antaa pöytäkirjojaan taloyhtiön osakkaille tai tiedottaa niistä. Osakkaalla on kuitenkin oikeus saada tieto hallituksen päätöksestä siltä osin, kun se koskee hänen omistamiinsa yhtiön osakkeisiin perustuvaa oikeutta tai velvollisuutta suhteessa taloyhtiöön tai toiseen osakkaaseen. Muilta osin osakkailla ei ole lakiin perustuvaa oikeutta saada hallituksen pöytäkirjaa.

Sinänsä avoin tiedottaminen ja läpinäkyvyys voi lisätä osakkaiden luottamusta hallitukseen, joten taloyhtiön osakkaiden tiedottaminen on usein perusteltua. Tältä osin on syytä huomata, ettei hallituksen tule kuitenkaan levittää arkaluontoisia tai muutoinkaan osakkaiden yksityiselämään liittyviä seikkoja taloyhtiössä. Toiminnantarkastajilla ja tilintarkastajilla on oikeus saada pöytäkirjat nähtäväkseen myös tilikauden aikana. Hallituksen vaihtuessa tulee pöytäkirjat luovuttaa uudelle hallitukselle.

13 kommenttia

  • S. Leinonen Reply

    8.2.2018 at 20:24

    Pitääkö hallituksen kokousten pöytäkirjasta toimittaa kopio isännöitsijälle?

    • Mutua Reply

      26.3.2018 at 20:43

      Mutua:
      – Hyvään tapaan kuuluu toimittaa. Voi muuten yhteistyö kärsiä.
      – Ei kuulu toimittaa, jos lähtölaskenta on jo alkanut ja kokouksessa päätettiin ainoastaan etsiä uusi isännöintsijä.

      Toisaalta miksi pitää kokous ja tehdä siitä pöytäkirja, jos kysessä on esim. arkaluotoinen asia isännöintsijän suuntaan, kuten luottamus isännöitsijän toimintaan. Hallitus voi kokoontua ihan muuten vain kahville ja puhua asiat naamatusten. Ei rötösherratkaan kaikea paperille paita.

  • Uusi jäsen Reply

    13.4.2018 at 16:35

    Voiko taloyhtiön hallitus kutsua hallituksen kokoukseen taloyhtiössä asuvan henkilön joka ei ole hallituksen jäsen? Kokoukseen kutsuttu henkilö esittää hallitukseen kuuluvan, mutta kokouksesta poissaolevan hallitusjäsenen valtakirjan läsnäololleen. Kutsuttu henkilö ei ole asiantuntija vaan tulee ainoastaan kuuntelemaan kokouksen ja välittää siinä käsitellyt asiat poissaolevalle hallituksen jäsenelle. Tämä on olut pysyvä tilanne.

  • hallituksessa vuodesta 2018 Reply

    4.6.2018 at 13:27

    jos varsinaisesta hallitksen kokouksesta saa kokouspalkkion, oleko oikeutettu sähköpostilla tms. tavalla tehdystä päätöksestä saamaan kokouspalkkion 🙂 ??

    • akaton mies Reply

      28.6.2018 at 12:57

      Päätökset tehdään vain asiallisesti kutsutuissa kokouksissa (kutsu kokoukseen hyvissä ajoin n. viikko + asialista) ja päätösvaltaisella kokoonpanolla. Jos sähköpostikokouksessa vielä varataan tila keskustelulle asiasta ja lopulta jokainen osallistuja antaa mielipiteensä kokouspöytäkirjassa (joka allekirjoitetaan) niin kokouspalkkio kuuluu osallistujille. Muussa tapauksessa sähköpostittelu on vain keskustelua eikä virallisia päätöksiä voi tehdä, eikä niistä saa palkkiota.

  • hallituksen jäsen Reply

    9.6.2018 at 13:37

    Hei. Olen hallituksen jäsenenä vaatinut saada nähdä vuoden 2017 kirjanpidon pääkirjan ja isännöintisopimuksen. Niitä ei nyt minulle anneta isännöitsijän, puheenjohtajan eikä tilintarkastajn puolesta. Ensimmäisellä ei kuulemma pääkirjaa juuri nyt ole, se on tilintarkastajalla. Puheenjohtaja on sitä mieltä että en saa kun hallitustyöskentely on kollektiivista ja sopimukset on aina kahdenvälisiä, esim hallitus- isännöitsijä yms. Niin koko hallitus katsoo ne, ei yksittäinen jäsen. Ja on kuulemma vaara että ne vuotaa kolmannelle osapuolelle. Tilintarkastajan mukaan ( tilintarkastus)laki estää häntä luovuttamasta niitä minulle.

    Yhtiökokous on viikon päästä. Otan sinne itselleni avustajan, joka ymmärtää näistä asioista paremmin. Onko hänellä tai muilla osakkailla oikeus nähdä nämä paperit?

  • myös hallituksen jäsen Reply

    12.6.2018 at 08:37

    Hei! Eiköhän kaikissa tapauksissa hallituksen jäsenellä ole oikeus nähdä kaikki pyytämänsä paperit eli myös isännöintisopimus ja kirjanpidon tulosteet, kuten pääkirja, päiväkirja, sekä tuloslaskelma ja tase. Myös aiemmat pöytäkirjat on syytä pyytää nähtäväkseen, siellähän voi olla päätöksiä joista uuden halliutuksen jäsenen pitäisi olla tietoinen.
    Sen sijaan avustajan läsnäolon yhtiökokouksessa voi yhtiökokous kieltää halutessaan. Avustajasi ei myöskään käsittääkseni ole oikeutettu näkemään pyytämiäsi papereita, ne ovat ainoastaan hallituksen jäsenille.
    Jos yhtiönne kuuluu kiinteistöliittoon, suosittelen ottamaan yhteyttä sinne, että saat apua ja neuvontaa.

  • iso iita Reply

    15.6.2018 at 18:15

    Hallitus on päättänyt maksaa kokouspalkkion myös varajäsenille, eikö ole sitten turhaa olla varajäseniä, jos heidät kutsutaan kokouksiin kuten varsinaisetkin jäsenet, siis kaikki on paikalla viisi varsinaista jäsentä kaksi vara sekä toiminnantarkastaja…ovatko he kaikki yhdenvertaisia äänestäämään ja saamaan kokouspalkkion. Eli tässä tapauksessa ei ole eroa onko varsinainen vai vara?????

  • kaveri Reply

    21.6.2018 at 12:44

    Hallituksen palkkioista päättää yhtiökokous. Jos varajäsenten palkkioista ei puhuta yhtiökokouksen pöytäkirjassa, niin ei niitä myöskään makseta.

  • Jarmo T Reply

    9.7.2018 at 18:26

    On erittäin tärkeää, että hallituksen ja yhtiökokouksen pöytäkirjat laaditaan tarkasti, myös mm äänestyskäyttäytymiset, jääväykset jne. Pöytäkirjan tarkastajan (jien) huolellisuus on myös tärkeää.
    He lopulta vakuuttavat pöytäkirjan oikein laadituksi.

  • Anne MS Reply

    23.4.2019 at 19:22

    Voiko taloyhtiön hallituksen jäsen olla henkilö, joka ei ole osakkeen omistaja? Henkilö on valtakirjalla tyttärensä edustaja yhtiökokouksessa, mutta hän haluaa hallitukseen?

  • Inkku Reply

    13.5.2019 at 10:50

    Hei!
    Voi olla hallituksen jäsen, ei tarvitse olla osakkeenomistaja.
    ” Eiköhän kaikissa tapauksissa hallituksen jäsenellä ole oikeus nähdä kaikki pyytämänsä paperit eli myös isännöintisopimus ja kirjanpidon tulosteet, kuten pääkirja, päiväkirja, sekä tuloslaskelma ja tase. ” Nykyisihän nuo tulosteet ovat netissä, ainakin osalla isännöintitoimistoa, samoin hallituksen pöytäkirjat

  • SJ Reply

    22.5.2019 at 19:08

    Mitä jos hallituksen puheenjohtajan kokouskutsuun ei hallituksen jäsenet vastaa, ehdotetut kokouspäivät eivät jäsenille käy, ei edes varsinaisen yhtiökokouksen koolle kutsuminen onnistu?

Jätä kommentti

Kirjaudu

Tervetuloa! Kirjaudu sisään tunnuksillasi

Muista kirjautumiseni Unohtuiko salasana?

Lost Password

Kiinteistölehti

Kiinteistölehti


Käytämme evästeitä, jotta voimme tarjota mahdollisimman hyvän käyttäjäkokemuksen.
Käyttämällä sivustoa hyväksyt evästeiden käytön. Lue lisää