Taloyhtiön korjaushankkeen urakkavaihe valmistelusta käytäntöön

Taloyhtiön korjaushankkeen suunnitelmien valmistuttua siirrytään usein eniten jännitystä aiheuttavaan urakkavaiheeseen. Mitä vaiheessa ja sen valmistelussa pitää ottaa huomioon? Tiivistimme vaiheen askel askeleelta.

Projektipäällikkö alustaa ja taloyhtiö tekee päätöksen

Vaihe alkaa urakoitsijoiden kilpailuttamisella. Projektipäällikkö kartoittaa hankkeeseen parhaiten soveltuvat urakoitsijat ja laatii tarjouspyynnöt liitteineen. Tarjouspyynnöistä käy ilmi kaikki tiedot, jotka vaikuttavat hankkeen toteuttamiseen ja hinnoitteluun.

Tarjouksien perusteella 2-3 urakoitsijaa valitaan tarjousneuvotteluihin. Tyypillisiä kriteerejä valinnassa ovat urakoitsijan hinta, pätevyydet, toimintakyky ja resurssit. Projektipäällikkö vastaa urakkaneuvotteluista, laatii urakkasopimuksen sekä käsittelee sopimusasiakirjat. Hallituksen tehtävä on valita urakoitsija ja viedä se yhtiökokouksen hyväksyttäväksi.

– Ratkaisu tehdään yhtiökokouksessa enemmistöpäätöksellä. Kun päätös on tehty, taloyhtiön hallitus allekirjoittaa urakkasopimuksen ja korjausrakentaminen voi alkaa, kertoo rakennuttamisen ja valvonnan osastonjohtaja Jarno Nurminen.

Miten asukkaan tulee valmistautua remonttiin?

Laajemmat korjaushankkeet vaativat usein asukkailta erityisjärjestelyjä, jotka tulee tehdä ennen korjaustyön aloitusta. Esimerkiksi putkiremontin aikana asunnossa ei usein pysty asumaan, joten remontin alta tulee muuttaa evakkoon. Asunto tulee myös suojata remonttipölyn varalta.

– En olisi tästä kuitenkaan huolissani. Remonttiaikataulu ilmoitetaan ajoissa, joten valmistautumiseen jää kyllä aikaa, Nurminen tiivistää.

Korjaustyöt alkavat

Valittu urakoitsija aloittaa ja toteuttaa korjaustyöt suunnitelmien ja sopimuksen mukaan. Urakan aikainen tiedottaminen kuuluu yleensä myös urakoitsijan tehtäviin.

Hankkeen valvojalla tai valvojilla on tärkeä rooli urakan aikana. He varmistavat, että urakoitsija toteuttaa korjaustyön sovitun mukaisesti niin teknisesti, laadullisesti kuin kustannuksiltakin.

Valvojat suorittavat valvontakäyntejä työmaalla 1-2 kertaa viikossa ja laativat käynneistä kuvalliset raportit. Raportoinnin avulla varmistetaan, että myös hankkeen jälkeen tiedetään, mitä työmaalla tehtiin missäkin vaiheessa.

– Hyvin hoidettu dokumentointi helpottaa myös takuuajan asioiden käsittelyä, Nurminen lisää.

Urakointivaiheen edetessä järjestetään lisäksi työmaakokokouksia. Kokouksissa seurataan, että urakka etenee suunnitelmien mukaan ja ratkotaan urakan aikana ilmenneitä ongelmia. Projektinjohtaja toimii kokousten puheenjohtajana sekä seuraa urakan kustannuksia ja aikataulua. Myös valvojat osallistuvat työmaakokouksiin.

Vastaanottotarkastus sinetöi onnistuneen remontin

Urakan valmistuttua kiinteistössä järjestetään vastaanottotarkastus. Vastaanottotarkastuksen avulla varmistetaan, että korjaustyö on tehty suunnitelmien mukaisesti ja kaikki korjatut järjestelmät ja laitteet toimivat kuten on suunniteltu. Tarkastukseen osallistuu hallitus tai projektiryhmä, urakoitsija, projektipäällikkö ja valvojat.

Toisinaan laajemmissa korjaushankkeissa järjestetään myös käyttöönottotarkastuksia ennen vastaanottotarkastusta. Esimerkiksi putkiremonteissa, joissa asunnot on tyhjennetty remontin tieltä, järjestetään tyypillisesti käyttöönottotarkastus ennen takaisin muuttoa.

Kustannukset jaetaan vastaanottotarkastuksen jälkeen

Vastaanoton jälkeen projektinjohtaja tiivistää taloyhtiön ja urakoitsijan välisten maksujen lopullisen tilanteen taloudelliseen loppuselvitykseen. Molempien hankkeen osapuolien tulee olla määritellyt rahalliset vaatimuksensa selvitykseen menneessä.

Tämän jälkeen yhtiö järjestää viimeisen yhtiökokouksen taloyhtiön osakkaiden kesken, jossa käydään läpi kaikki hankkeesta koituneet kustannukset projektinjohtokuluineen. Kokouksen aikana selvitetään myös mikä osa kustannuksista voidaan kattaa hoitovastikkeella, mikä ennakkoon säästetyillä varoilla ja mikä yhtiölainalla. Osakkaat saavat lisäksi tiedon siitä, että millä keinoin ja milloin lainaosuus voidaan maksaa pois.

Tutustu Raksystemsin taloyhtiöille suunnattuihin palveluihin.