Kirjanpidon avulla seurataan taloyhtiön tulojen, menojen, varojen ja velkojen kehitystä. Kirjanpidon keskeisin tehtävä, informaation antaminen taloyhtiön taloudellisesta tuloksesta ja asemasta, perustuu pääosin tilinpäätökseen. Taloyhtiön kirjanpito tulee pitää hyvää kirjanpitotapaa noudattaen ja siten, että kirjanpito on ajan tasalla.

Tilinpäätöstietojen ja raporttien on oltava tilikaudesta toiseen vertailukelpoisia ja niiden on annettava oikeat ja riittävät tiedot taloyhtiön taloudellisesta tilasta ja toiminnasta. Kirjanpito toteutetaan käytännössä kahdessa vaiheessa: juoksevana kirjanpitona ja tilinpäätöksen laatimisena.

Kirjanpidon hoito käsittää tilinavauksen, tilitapahtumien tiliöinnin ja kirjaamisen sekä tarvittavat täsmäytykset. Osakirjanpitona hoidetaan vuokra-, vastike- ja käyttökorvauskirjanpitoa sekä palkkakirjanpitoa. Tehtäviin kuuluvat myös lainaosuus-, lunastus- ja arvonlisäverolaskelmien laadinta ja tilijärjestelmän dokumentointi sekä tiliote-, tosite- ym. kirjanpitoaineiston säilyttäminen.

Kirjanpidon järjestäminen ja hoito

Taloyhtiö on kirjanpitolain perusteella kirjanpitovelvollinen, joten sen on järjestettävä ns. kahdenkertainen kirjanpitonsa joko niin, että siitä vastaa isännöitsijä tai se on annettu jonkun muun kuten isännöitsijä-, kirjanpito-, tai tilitoimiston tms. tehtäväksi.

Tilikausi on 12 kuukautta paitsi toimintaa aloitettaessa tai lopetettaessa taikka tilinpäätöksen ajankohtaa muutettaessa tilikausi voi olla tätä lyhyempi tai pitempi, kuitenkin enintään 18 kuukautta. Varsin usein taloyhtiön siirtyessä rakennuttajalta osakasten hallintaan tilikausi on poikkeava. On myös huomattava, ettei tilikautta ole sidottu kalenterivuoteen.

Kirjanpitoon kirjataan liiketapahtumien menot, tulot, rahoitustapahtumat sekä niiden oikaisu- ja siirtoerät. Tilikauden alussa tapahtuu tilinavaus päättyneeseen tilikauteen perustuen. Liiketapahtumat kirjataan aikajärjestyksessä päiväkirjaan, josta yleensä ilmenee, miten päivätty ja numeroitu tosite on kirjattu eli tiliöintiä ei tarvita tositteessa. Jos tositteesta tulee kirjauksia useille tileille, on tiliöinti tehtävä tositteeseen.

Liiketapahtumat merkitään käytetyn tililuettelon mukaisille kirjanpitotileille, joita ovat mm. tuloslaskelmassa ja talousarviossa käytetyt tuotto- ja kuluerät. Kirjanpitoa hoidetaan suoriteperusteisesti eli meno kirjataan, kun tietty suorite on vastaanotettu tavarana tai palveluna ja tulon kirjaamisperusteena on suoritteen luovuttaminen. Näin taloyhtiön luovuttaessa tilan vuokralaiselleen, vuokra kirjataan ao. kuukaudelta tuloksi, vaikkei sitä olisi vielä saatukaan tilille.

Liiketapahtumat on merkittävä kirjanpitoon siten, että kirjausten yhteys tositteesta kirjanpitoon ja tuloslaskelmaan ja taseeseen on vaikeuksitta todettavissa. Niinpä osakirjanpitona pidettävä vastikekirjanpito on täsmäytettävä pääkirjanpitoon.

Kirjanpitokirjat ja tililuettelo on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä lukien. Tositteet, kirjeenvaihto ja täsmäytysselvitykset sekä muu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Aineiston säilyttäminen on hallituksen vastuulla. Isännöitsijän vaihtuessa on varmistuttava siitä, että uusi isännöitsijä saa haltuunsa säilytettävän aineiston. Siirrettävästä kirjanpitoaineistosta on laadittava luettelo, jonka vanha ja uusi isännöitsijä tai hallitus allekirjoittaa.

Kirjanpitolautakunnan yleisohje asunto-osakeyhtiöille

Yleisohjeen tarkoituksena on opastaa asunto-osakeyhtiöiden ja muiden keskinäisten kiinteistöyhtiöiden kirjanpitoon, tilinpäätökseen ja toimintakertomukseen liittyvien erityiskysymysten ratkaisussa, yhtenäistää kirjanpitovelvollisten kirjanpito- ja tilinpäätöskäytäntöjä sekä edistää hyvää kirjanpitotapaa. Se korvaa kirjanpitolautakunnan 7.12.2010 antaman yleisohjeen asunto-osakeyhtiöiden ja muiden keskinäisten kiinteistöyhtiöiden kirjanpidosta ja tilinpäätöksestä.

Tilinpäätös

Tilinpäätöksen laatiminen on taloyhtiöille lakisääteinen velvoite. Tilinpäätöksen tulee antaa oikeat ja riittävät tiedot taloyhtiön toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Sellainen olennainen tieto, joka ei käy ilmi tuloslaskelmasta ja taseesta, on annettava liitetiedoissa. Taloyhtiön tilinpäätöstä laadittaessa tulee huomioida se, että tilinpäätöksen lukijoista eli osakkaista vain harva on syvällisesti perehtynyt ja rutinoitunut tilinpäätösten tulkintaan.

Isännöitsijä laatii hallitukselle tilinpäätösehdotuksen ja lopullisen yhtiökokoukselle esitettävän tilinpäätöksen. Tilinpäätös koostuu toimintakertomuksesta, tuloslaskelmasta ja taseesta liitetietoineen, talousarviovertailuineen ja jälkilaskelmineen. Hyvän isännöintitavan mukaan isännöinnin vaihtumisen yhteydessä laaditaan vähintään maksuperusteinen välitilinpäätös. Isännöitsijä laatii tilinpäätöksen myös silloin, kun isännöintisopimus päätyy tilikauden vaihtuessa.

Tilinpäätöksen on oltava selkeä ja sen on muodostettava yhtenäinen kokonaisuus. Tuloslaskelman ja taseen kaavat on määritelty kirjanpitoasetuksessa, liitetiedot ja toimintakertomuksen sisältö on määritelty kirjanpitoasetuksessa sekä asunto-osakeyhtiölaissa ja osakeyhtiölaissa.