Optimoi taloyhtiön toimintaa strategian avulla

Taloyhtiön johto, olisiko aika johtaa taloyhtiötä sujuvasti, tavoitteellisesti ja kustannustehokkaasti? Taloyhtiön hyväksi tehtävä työ on merkityksellistä. Työprosessien ja menettelytapojen tulee olla asianmukaisia, jotta taloyhtiön tehtäviä voidaan hoitaa ja toteuttaa LEAN-ajattelun mukaan mahdollisimman pienessä ajassa ja pienellä vaivalla. Leanin ydinarvot soveltuvat täysin hyödynnettäväksi taloyhtiön johtamiseen. Tartutaan haasteisiin, parannetaan jatkuvasti sekä kunnioitetaan lisäarvoa tuottavaa työtä, tiimityötä ja ihmisiä. Organisaatiolla tulee olla visio ja tavoitteet.

Taloyhtiötä tulee hoitaa pitkäjänteisesti, suunnitelmallisesti ja taloudellisesti. Ihmisiä ja yhteistyökumppaneita tulee kunnioittaa ja arvostaa. Toimintatapoja ja työprosesseja tulee jatkuvasti parantaa. Ongelmia tulee ratkoa systemaattisesti. Taloyhtiöllä ja sen johdolla tulee olla visio ja tavoitteet, ja taloyhtiöstrategia on paras työkalu tähän. Taloyhtiöstrategia on julkinen toimintasuunnitelma siitä, millainen taloyhtiö halutaan olla, mitä asioita tullaan tekemään ja mitkä asiat ja arvot ovat yhtiössä tärkeitä. Olennaisinta on taloyhtiön elinkaari ja asukkaiden tahtotila siitä, pyritäänkö kiinteistössä parantamaan tai ylläpitämään kuntoa vai käytetäänkö se loppuun.

Kiinteistöliiton korjausbarometrin ja oman kokemukseni mukaan taloyhtiöiden strateginen johtaminen on kovin vähäistä. Taloyhtiön johto voi merkittävästi optimoida eli parantaa ja sujuvoittaa toimintaa, kun se kuuntelee taloyhtiön asukkaita, selvittää tahtotilaa asukaskyselyllä sekä tarkastelee kuntoa, taloutta ja tulevaisuuden näkymiä.

Kun taloyhtiöstrategia on viety riittävän konkreettiselle tasolle määriteltyine tavoitteineen, sitä on helppo ymmärtää ja toteuttaa. Strategia onkin Taloyhtiön hyvä hallintotapa – suosituksen ensimmäisellä sijalla. Hyväksytyn taloyhtiöstrategian avulla taloyhtiön toiminnassa ja hallituksen työskentelyssä voidaan vähentää turhaa työtä, turhia selvityksiä, turhia kustannuksia ja näin ollen keskittyä olennaiseen.

Käytännössä strategia on taloyhtiön pidemmän ajan toimintasuunnitelma. Näin toimintaan saadaan suunnitelmallisuutta, tehokkuutta ja ennakoitavuutta. Strategian avulla kirkastetaan taloyhtiön tavoitetila eli visio 5–10 vuoden päähän, taloyhtiön toiminta-ajatus eli missio ja asukkaiden näkökulma eli arvot. Strategiatyöhön kannattaa panostaa ja käyttää tarvittaessa asiantuntija-apua.

Jos strategian laadinnassa on käytettävissä voimassa oleva kuntoarvio tai riittävät selvitykset sekä tiedot yhtiön taloudesta ja lainoista, laadinta sujuu ketterästi. Leanin keskeisimmät periaatteet, jatkuva parantaminen ja yhdessä kehittäminen, toteutuvat parhaimmillaan strategiatyössä. Strategian laadinta on yhtiön yhteinen hanke, ja sen hyväksynnän jälkeen taloyhtiöllä on yhteinen tavoite, strategiset linjaukset ja konkreettiset teot tavoitteiden saavuttamiseksi. Ehkä myös avoimuus, yhteishenki ja taloyhtiön arvokin paranee!

Taloyhtiöstrategia prosessin kulku pääpiirteissään

1. Aloite, strategiamyönteinen lähtötilanne.
2. Hallituksen päätös strategiatyön käynnistämisestä.
3. Viestitään asukkaille ja osakkaille strategiatyön merkityksestä ja tarpeellisuudesta.
4. Hallitus/johto kartoittaa taloyhtiön lähtötilanteen, teknisen ja taloudellisen tilan. SWOT analyysi auttaa johtoa kartoittamaan taloyhtiön nykytilan, mahdollisuudet, uhat, heikkoudet ja vahvuudet.
5. Tehdään osakas- ja asukaskysely. Sähköisesti toteutettuna kyselyyn on helppo vastata ja vastauksia on helppo käsitellä.
6. Hallitus/johto laatii taloyhtiölle pitkän tähtäimen tavoitteet ja toimintasuunnitelman nykytilan arvioinnin, kartoituksen ja asukkaiden tahtotilan eli kyselyn pohjalta.
7. Yhtiökokous päättää strategiasta, esim. visio, missio, arvot, strategiset linjaukset.
8. Hallitus/johto seuraa strategian toteutumista ja tarvittaessa päivittää asiakirjaa.

Visio ilman toimintaa on unelma. Toiminta ilman visiota on painajainen.
– Japanilainen sananlasku

Meri Visanti
Kiinteistöala ja Lean asiantuntija/konsultti
Hallitusammattilainen AKHA
Meri Consultare