Vuokranantajan intressissä on saada vuokralaisehdokas kertomaan tietoja, joiden perusteella pystyisi arvioimaan, onko kyseessä hyvä vuokralainen. Lainsäädäntö asettaa kuitenkin tietyt rajat sille, millaisia tietoja vuokralaisehdokkaalta voi yleensäkään pyytää.
Henkilötietojen käsittelyyn tulee soveltaa yleislakina henkilötietolakia, kun yksityishenkilön harjoittama vuokraustoiminta ei ole enää pienimuotoista eli vuokranantajaan sovelletaan elinkeinotoimintaa koskevia säännöksiä. Yleensä toimintaa ei katsota enää pienimuotoiseksi, kun vuokrattavana on vähintään 4 asuntoa. Vaikka toiminta katsottaisiinkin pienimuotoiseksi, tulee myös tällöin ottaa huomioon vuokralaisen yksityisyydensuoja. Henkilötietolain mukaisesti henkilötietoja tulee käsitellä laillisesti, huolellisuutta ja hyvää tietojenkäsittelytapaa noudattaen. Henkilötietoja saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, jota varten ne on alun perin vuokralaiselta kerätty. Vuokralaisista kerätyt tiedot muodostavat henkilörekisterin, jonka johdosta mm. henkilötietojen riittävästä suojaamisesta on huolehdittava lain osoittamalla tavalla.
Henkilötietolakia täydentävänä ohjeistuksena on vuonna 2011 julkaistu tietosuojavaltuutetun hyväksymä vuokrauksen tietosuojaohje. Ohjeen tarkoituksena olisi antaa tarkemmat suuntaviivat sille, mitä tietoja on perusteltua kerätä vuokralaiselta ja mitkä tiedot voidaan katsoa tarpeelliseksi varmentaessa vuokralaisen henkilöllisyys, maksukyky sekä huoneiston huolellinen hoito.
Vuokralaiselta saa kysyä huoneistoon asumaan tulevien henkilötiedot, eli käytännössä henkilötunnuksen, jota tarvitaan ensinnäkin henkilön yksilöinnin varmistamiseen. Henkilötunnuksen avulla vuokranantajan on suositeltavaa myös tarkastaa vuokralaisehdokkaan luottotiedot luottotietolain mukaisesti ennen vuokrasopimuksen allekirjoittamista. Tähän toimenpiteeseen ei tarvita erikseen vuokralaisen suostumusta. Mikäli luottotietoja tarkastetaan vasta sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen, tämä on mahdollista vain saamalla suostumus vuokralaiselta tai perinnän suunnittelua varten. Henkilötunnusta ei ole katsottu tarpeellisiksi pyytää huoneistoon muuttavilta lapsilta, vaan heidän osaltaan syntymävuosi on katsottu riittäväksi tiedoksi.
Rikosrekisterimerkinnät ovat salassa pidettäviä tietoja, eikä niitä saa luovuttaa kuin tietyissä rikosrekisterilain osoittamissa tilanteissa. Vuokranantajalla ei ole mahdollisuutta saada tietoa vuokralaisehdokkaan mahdollisista rikosrekisterimerkinnöistä.
Mahdollista on kysyä myös vuokrasuhteesta vastuullisina olevien henkilöiden tulot. Ohjeen mukaisesti sallittua on kysyä myös palkkakuittia tai todistusta esimerkiksi eläkkeen tai ansiosidonnaisen työttömyyskorvauksen määrästä, jolla pyritään varmistumaan vuokralaisen maksukyvystä. Ohjeen mukaisesti nämä palkkatodistukset olisi kuitenkin mahdollista pyytää vuokralaiselta vasta lopullisen päätöksenteon tueksi, jolla käytännössä varmennettaisiin se, että vuokralaisehdokkaan ilmoittamat palkkatiedot pitävät paikkansa.
Ohjeessa esitetyn kannan mukaisesti muiden kuin edellä mainittujen tietojen kerääminen olisi sallittua, mikäli vuokralaisehdokas näitä tietoja tai asiakirjoja oma-aloitteisesti esittää. Näin ollen esimerkiksi edellisen vuokranantajan näkemys vuokralaisen kyvyistä huolehtia vuokranmaksusta ja huoneiston huolellisesta hoidosta jäisi sen varaan, että vuokralainen oma-aloitteisesti tarjoaisi suosituskirjettä edelliseltä vuokranantajalta. Näkemyksemme mukaisesti vuokranantajalla kuitenkin on oikeus pyytää tällaista suosituskirjettä vuokralaisehdokkaalta, sillä kyseessä on kuitenkin merkittävän omaisuuden käyttöoikeuden luovuttaminen ja suositusten pyytäminen on mahdollista jo monessa muussakin toiminnassa, kuten työnhaussa. Tämä suosituskirje toimii samalla myös valttikorttina hyvälle vuokralaiselle uuden asunnon etsinnässä. Suosittelemmekin vuokranantajia ottamaan käyttöön suosituskirjeen laatimisen pois lähteville vuokralaisille ja tällä keinoin tuomaan vuokramarkkinoille laajemmin käyttöön toivotun uudistuksen. Mallia suosituskirjeen laatimiseen saa esimerkiksi Suomen Vuokranantajien jäsensivuilta.
Keskustelu vuokralaisehdokkaan kanssa ei ole tietenkään kiellettyä ja suosittelemmekin kysymysten kautta johdattelemaan vuokralaista kertomaan itse omasta tilanteestaan ja asunnon tarpeesta. Asiattomien, vuokrasuhteeseen liittymättömien seikkojen kysyminen ei tietenkään ole hyväksyttävää. Esimerkiksi uskontoon tai seksuaaliseen suuntautumiseen liittyvät seikat eivät vaikuta vuokralaisen kykyyn hoitaa velvoitteensa vuokralaisena, eikä tällaisten kysymysten esittäminen ole perusteltua.
Tiia Tukiainen
Kirjoittaja on Suomen Vuokranantajien lakimies.
Taloyhtiön on oltava tarkkana asukasluetteloiden ja henkilörekisterien kanssa. Tietoa ei kannata kerätä tarpeettomasti eikä sitä saa jakaa ulkopuolisille. Viranomaisille tietoja saa luovuttaa viranomaistehtävien suorittamiseksi.
Maanmittauslaitoksen ylläpitämän sähköisen huoneistotietojärjestelmän ensimmäinen vaihe on loppusuoralla, mutta kehitystyö jatkuu. Seuraavassa vaiheessa tavoitteena on saada taloyhtiöiden tekniset tiedot sekä taloustiedot järjestelmään. Nämä tiedot on siirrettävä kesäkuun loppuun 2026 mennessä.
Huoneistotietojärjestelmän jatkokehityshankkeen myötä järjestelmän tietosisältö laajenee. Taloyhtiöillä on vastaisuudessa velvollisuus ilmoittaa järjestelmään kunnossapito- ja muutostyötietoja sekä taloyhtiölaina- ja vastiketietoja.
Tilaajille
Espoolainen taloyhtiö joutui ongelmiin sähköautojen latausjärjestelmän hankintaprosessissa, koska latauslaitteet eivät olleet vaatimusten mukaisia. Aikaa ja reklamaatioita tarvittiin siihenkin, että urakoitsija ja latureiden toimittaja saivat laitteet toimimaan suunnitellusti.
Haluatko kommentoida artikkelia? Luo tunnus ja kirjaudu sisään.
Luo tunnus Kirjaudu sisään