Taloyhtiö – kannusta osakkaat yhtiökokoukseen vaikuttamaan!

Noin kolmasosassa taloyhtiöistä on osakkaiden näkemyksen mukaan toistuvia ristiriitoja ja erimielisyyksiä osakkaiden kesken, kertoo oikeusministeriön taannoinen kysely. Ongelmat ovat usein seurausta puutteellisista tiedoista ja väärinkäsityksistä. Taloyhtiön hallituksen ja isännöitsijän avoin ja ennakoiva yhtiökokoukseen liittyvä viestintä kannustaa osakkaita osallistumaan yhtiökokoukseen sekä auttaa välttämään monia turhia epäilyjä ja erimielisyyksiä.

Oikeusministeriön, Kiinteistöliiton ja Isännöintiliiton julkaisema tuore Viestintäsuositus taloyhtiöille kiinnittää huomiota myös yhtiökokousviestintään. Viestintäsuositus kannustaa taloyhtiöiden hallituksia ja isännöitsijöitä toimimaan tavalla, jolla mahdollisimman suuri osuus osakkaista saadaan osallistumaan yhtiökokoukseen ja käyttämään heille kuuluvaa päätösvaltaa omassa taloyhtiössään.

– Hyvä yhtiökokousviestintä on avointa ja ennakoivaa. Kun mahdollisimman suuri osa osakkaista pääsee vaikuttamaan yhtiökokouksen valmistelussa ja osallistuu päätöksentekoon yhtiökokouksessa, luottamus lisääntyy ja ristiriidat vähenevät taloyhtiöissä, sanoo Kiinteistöliiton apulaispäälakimies Kristel Pynnönen.

Tärkeimmät päätökset tehdään yhtiökokouksessa

Ylintä päätösvaltaa taloyhtiöissä käyttävät osakkaat. Yhtiökokouksessa päätetään muun muassa taloyhtiön talousarviosta ja yhtiövastikkeesta, taloyhtiön hallituksesta sekä tilin- ja toiminnantarkastajista. Yhtiökokous myöntää tili- ja vastuuvapauden hallitukselle ja isännöitsijälle sekä vahvistaa tilinpäätöksen. Päätöksentekoon liittyen on osakkailla laaja kyselyoikeus ja he voivat esittää kysymyksiä tilinpäätöksestä, taloudellisesta tilanteesta ja muista kokouksessa käsiteltävistä asioista. Taloyhtiön hallituksella ja isännöitsijällä on velvollisuus vastata kysymyksiin.

Kristel Pynnönen korostaa osallistumisen merkitystä taloyhtiöiden arjen sujuvuuteen. Osakkaiden osallistuminen yhtiökokoukseen varmistaa, että he saavat käyttöönsä oikeat tiedot, mahdollisuuden esittää kysymyksiä ja vaikuttaa päätöksentekoon.

– Se, että osakkaiden näkemyksiä kuullaan mahdollisimman laajasti yhtiökokouksessa päätöksiä tehtäessä, on sekä yhtiön että osakkaan kannalta parempi vaihtoehto kuin tehtyjen päätösten moittiminen jälkikäteen, Kristel Pynnönen huomauttaa.

Viestintäsuosituksen keinot osakkaiden äänen kuulumisen varmistamiseksi yhtiökokouksissa ovat helposti toteutettavia. Esimerkiksi yhtiökokouksen ajankohta voidaan tiedottaa osakkaille hyvissä ajoin jo ennen virallisen kokouskutsun lähettämistä. Samalla osakkaille voidaan kertoa ajankohta, jolloin heidän tulee esittää haluamansa yhtiökokouksen päätösvaltaan kuuluva asia hallitukselle, jotta se saadaan kokoukseen käsiteltäväksi. Yhtiökokousasioista voidaan viestiä osakkaille ennakoiden ja heille voidaan varata mahdollisuus esittää jo ennen kokousta kysymyksiä hallitukselle ja isännöitsijälle yhtiökokoukseen liittyvistä asioista.