Iida Hakamaa
GDPR eli yleinen tietosuoja-asetus on pakottanut taloyhtiöt tarkastelemaan perinteisiä käytäntöjään ja varmistamaan, että ne vastaavat nykyisen tietosuojalainsäädännön vaatimuksia ja että henkilötietoja käsitellään asetuksen edellyttämällä tavalla.
Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia tietoja, joista asukas voidaan tunnistaa suoraan tai välillisesti. Tällaisia ovat esimerkiksi nimi, osoite ja puhelinnumero, kuten myös asiakirjoissa ja pysäköintipaikkaluetteloissa näkyvät nimet. Lisäksi sähköisten avainten käytöstä muodostuvat lokitiedot sekä kameravalvonnan tallenteet ovat henkilötietoja, jos henkilö voidaan tunnistaa niiden perusteella.
Henkilötietojen vastaanottaminen tai säilyttäminen ei kuitenkaan automaattisesti tee niistä salassa pidettäviä tietoja. Henkilötietojen käsittely ja mahdollinen julkaiseminen edellyttävät tasapainottelua yksittäisen asukkaan oikeuksien ja taloyhtiön kaikkien asukkaiden yhteisen edun välillä. Tämän on perustuttava johonkin GDPR:n eli yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisista käsittelyperusteista.
Artikkeli on tilaajille
Suomen Kiinteistölehden tilaajana saat lukuoikeuden kaikkiin artikkeleihin. Sinun tarvitsee vain luoda käyttäjätunnus ja kirjautua sisään! Oletko Kiinteistöliiton jäsen? Ota etu käyttöösi tästä
Iida Hakamaa
Kirjoittaja on lakimies Asianajotoimisto Kuhanen, Asikainen ja Kanerva Oy:ssä.
Kameravalvonta yleistyy taloyhtiöissä, mutta harva pysähtyy miettimään, mitä valvontakameran asentaminen ja tallenteiden käsittely oikeastaan tarkoittaa. Tallenteisiin pääsy tulee rajata vain niihin henkilöihin, joilla on siihen työtehtäviensä perusteella oikeus.
Tilaajille
Taloyhtiön on oltava tarkkana asukasluetteloiden ja henkilörekisterien kanssa. Tietoa ei kannata kerätä tarpeettomasti eikä sitä saa jakaa ulkopuolisille. Viranomaisille tietoja saa luovuttaa viranomaistehtävien suorittamiseksi.
Taloyhtiön toiminnan sujuvuuden kannalta tärkeä kysymys liittyy tiedon omistajuuteen. Kuka oikeasti hallitsee taloyhtiön asiakirjoja, sopimuksia ja kunnossapitoon liittyvää dataa? Vastaus tähän kysymykseen määrittää, kuinka haastavaa on esimerkiksi vaihtaa isännöitsijää.
SokoPro
Taloyhtiöille tarkoitettu digipalvelu tuo kaikki yhtiön asiakirjat, ilmoitukset ja toiminnot yhteen paikkaan. Tietojen keskittäminen helpottaa huomattavasti taloyhtiön sisäistä asiointia ja viestintää.
PHM Group
Haluatko kommentoida artikkelia? Luo tunnus ja kirjaudu sisään.
Luo tunnus Kirjaudu sisään