Kun taloyhtiölle tulee tarve ostaa kiinteistönhoitopalveluita tai vaihtaa huoltoyhtiötä, kiinteistönhoito on viisainta kilpailuttaa. Kilpailutusasiakirjat kannattaa laatia huolella, sillä se auttaa saamaan toivotunlaisia ja vertailukelpoisia tarjouksia. Seuraavassa on listattu 5 asiaa, jotka kannattaa mainita kiinteistönhoidon tarjouspyynnössä.
Tarjouspyyntöön tulee kirjata tarjousta pyytävän taloyhtiön perustiedot sekä yhteystiedot. Isännöitsijäntodistus on hyvä lisä tarjouspyyntöön, eli sekin kannattaa liittää mukaan.
Tarjouspyynnössä tulisi mainita, kuka kohteesta antaa lisätietoa, milloin ja missä. Lisäksi kannattaa kertoa, milloin tarjoajat pääsevät tutustumaan kohteeseen eli taloyhtiön tiloihin.
Tarjouspyyntöön on todella tärkeää kirjata selkeästi, millaista palvelua taloyhtiö haluaa ostaa. Tarjouspyynnössä on käytännössä oltava tarkka selostus ostettavasta palvelusta (esim. kiinteistönhuollon palvelukuvaukset).
Lisäksi kannattaa kirjata tiedot lisäpalveluista, joita halutaan mahdollisesti ostaa erillisveloituksella.
Tarjouspyyntöön kannattaa kirjata selkeä päivämäärä, johon mennessä tarjoukset on jätettävä. Vain tällä tavalla voidaan taata se, että taloyhtiö saa tarjoukset toivomassaan aikataulussa.
Jos palveluntarjoajien halutaan liittävän tarjouspyyntöön tiettyjä dokumentteja, esim. tilaajavastuulain vaatimat tiedot ja referenssit, tästä tulee olla maininta tarjouspyynnössä.
Taloyhtiön on päätettävä jo ennen tarjouspyynnön lähettämistä, millä kriteereillä tuleva kiinteistöpalveluyritys valitaan. Nämä kriteerit on hyvä kirjata tarjouspyyntöön, ja niitä on tietenkin noudatettava palveluntuottajan valinnassa.
Valintakriteerejä voivat olla esim. hinta, yrityksen kapasiteetti ja käytetyt laatumittarit.
Tarjouspyyntöön kannattaa kirjata taloyhtiön toive palvelun alkamisajankohdasta, jotta palveluntarjoajat voivat ottaa sen huomioon tarjousta laatiessaan.
Tarjouspyynnössä on hyvä eritellä myös muut taloyhtiön toiveet tulevan kiinteistönhoitosopimuksen suhteen (mm. juridiset ehdot, laatutavoitteet ja -mittarit).
Lisätietoa tarjouspyyntöön kirjattavista asioista, muista kilpailutusasiakirjoista ja kiinteistönhoidon ostamisesta löydät Kiinteistönhoidon osto-oppaasta.
Hyvin hoidetussa yhtiökokouksessa asiat käsitellään selkeästi ja ripeästi. Kokouksen sujuvuutta edesauttaa, kun se valmistellaan asianmukaisesti. Kokouksen puheenjohtaja voi toiminnallaan jouduttaa päätöksentekoa.
Vaikka taloyhtiön rakennus olisi suojeltu, sitä saa kunnostaa ja korjata. Remontissa tehtävien muutosten tulee kuitenkin olla hallittuja ja hankkeen luvanvaraisuus on hyvä tarkistaa. Korjaushanke kannattaa suunnitella huolellisesti.
Ajan tasalla oleva ja riittävän kattava vakuutus tuo turvaa paitsi kiinteistölle myös sen asukkaille ja taloyhtiön hallinnolle. Vakuutusyhtiöiden kilpailutuksessa ja vakuutusten vertailussa kannattaa kuitenkin olla tarkkana. Halpa vuosimaksu voi kääntyä vahingon sattuessa kalliiksi jälkilaskuksi.
Kaikki osakkaan vaatimat asiat tulee ottaa käsiteltäväksi, jos ne ovat yhtiökokousasioita. Tällaisia voivat olla esimerkiksi korjaushankkeisiin, yhtiön yhteisten tilojen käyttöön tai yhtiön taloudelliseen tilanteeseen liittyvät asiat.
Tilaajille
Haluatko kommentoida artikkelia? Luo tunnus ja kirjaudu sisään.
Luo tunnus Kirjaudu sisään