Kun taloyhtiölle tulee tarve ostaa kiinteistönhoitopalveluita tai vaihtaa huoltoyhtiötä, kiinteistönhoito on viisainta kilpailuttaa. Kilpailutusasiakirjat kannattaa laatia huolella, sillä se auttaa saamaan toivotunlaisia ja vertailukelpoisia tarjouksia. Seuraavassa on listattu 5 asiaa, jotka kannattaa mainita kiinteistönhoidon tarjouspyynnössä.
Tarjouspyyntöön tulee kirjata tarjousta pyytävän taloyhtiön perustiedot sekä yhteystiedot. Isännöitsijäntodistus on hyvä lisä tarjouspyyntöön, eli sekin kannattaa liittää mukaan.
Tarjouspyynnössä tulisi mainita, kuka kohteesta antaa lisätietoa, milloin ja missä. Lisäksi kannattaa kertoa, milloin tarjoajat pääsevät tutustumaan kohteeseen eli taloyhtiön tiloihin.
Tarjouspyyntöön on todella tärkeää kirjata selkeästi, millaista palvelua taloyhtiö haluaa ostaa. Tarjouspyynnössä on käytännössä oltava tarkka selostus ostettavasta palvelusta (esim. kiinteistönhuollon palvelukuvaukset).
Lisäksi kannattaa kirjata tiedot lisäpalveluista, joita halutaan mahdollisesti ostaa erillisveloituksella.
Tarjouspyyntöön kannattaa kirjata selkeä päivämäärä, johon mennessä tarjoukset on jätettävä. Vain tällä tavalla voidaan taata se, että taloyhtiö saa tarjoukset toivomassaan aikataulussa.
Jos palveluntarjoajien halutaan liittävän tarjouspyyntöön tiettyjä dokumentteja, esim. tilaajavastuulain vaatimat tiedot ja referenssit, tästä tulee olla maininta tarjouspyynnössä.
Taloyhtiön on päätettävä jo ennen tarjouspyynnön lähettämistä, millä kriteereillä tuleva kiinteistöpalveluyritys valitaan. Nämä kriteerit on hyvä kirjata tarjouspyyntöön, ja niitä on tietenkin noudatettava palveluntuottajan valinnassa.
Valintakriteerejä voivat olla esim. hinta, yrityksen kapasiteetti ja käytetyt laatumittarit.
Tarjouspyyntöön kannattaa kirjata taloyhtiön toive palvelun alkamisajankohdasta, jotta palveluntarjoajat voivat ottaa sen huomioon tarjousta laatiessaan.
Tarjouspyynnössä on hyvä eritellä myös muut taloyhtiön toiveet tulevan kiinteistönhoitosopimuksen suhteen (mm. juridiset ehdot, laatutavoitteet ja -mittarit).
Lisätietoa tarjouspyyntöön kirjattavista asioista, muista kilpailutusasiakirjoista ja kiinteistönhoidon ostamisesta löydät Kiinteistönhoidon osto-oppaasta.
Isännöitsijän valitsee taloyhtiön hallitus ja valinta tehdään enemmistöpäätöksenä. Joskus isännöitsijä halutaan kuitenkin syystä tai toisesta vaihtaa. Tällöin on hyvä ottaa huomioon irtisanomisaika ja sopimusehdot.
Talojen yläpohjien eristeet tulee asentaa oikealla tavalla ja huomioida myös savupiippujen edellyttämät toimenpiteet ennen eristystöihin ryhtymistä. Väärät ratkaisut piippujen läpivienneissä nostavat tulipalon riskiä suuresti, muistuttaa Tulisija- ja savupiippuyhdistys.
Osakkaalla on laaja muutostyöoikeus hallitsemassaan huoneistossa. Muutostöistä tulee kuitenkin tehdä ilmoitus hallitukselle tai isännöitsijälle, jos muutostyö vaikuttaa yhtiön tai toisen osakkaan omistamaan kiinteistön osaan. Mitä tehdä jos osakas aloittaa muutostyöt ilman ilmoitusta?
Tilaajille
Kodin paloturvallisuutta hoidetaan varautumalla ja tiedostamalla riskit. Toimivalla palovaroittimella ja alkusammutusvälineillä pääsee jo pitkälle. On hyvä myös perehtyä pelastussuunnitelmaan ja toimintaohjeisiin tulipalotilanteen varalle.
Safetum
Haluatko kommentoida artikkelia? Luo tunnus ja kirjaudu sisään.
Luo tunnus Kirjaudu sisään