Mitä tekee toiminnantarkastaja?

Toiminnantarkastaja varmistaa, että taloyhtiön hallinto on asianmukaisesti järjestetty ja yhtiön johto toiminut yhtiöjärjestyksen, asunto-osakeyhtiölain ja yhtiökokouksen päätösten mukaisesti.

Toiminnantarkastaja keskittyy yhtiökokouksen ja hallituksen päätösten laillisuuteen. Hän ei voi ottaa kantaa päätösten tarkoituksenmukaisuuteen. Jos ne on tehty lain ja yhtiöjärjestyksen mukaisesti, ei toiminnantarkastaja selvitä, onko esimerkiksi tietyn sopimuskumppanin valinta yhtiölle edullisinta. Hänen tehtävänään on kuitenkin tarkistaa, että yhtiökokouksen päätökset on toimeenpantu.

Taloyhtiön toiminnantarkastajalle ei ole ammatillista pätevyysvaatimusta. Hän voi olla esimerkiksi osakas, joka nauttii toisten osakkaiden luottamusta. Yhtiökokous asettaa  kriteerit toiminnantarkastajan osaamiselle ja kokemukselle. Toiminnantarkastajalla tulee silti olla sellainen talous- ja lakiasioiden tuntemus, kuin taloyhtiön toiminnan laatu ja laajuus edellyttävät. Lisäksi hänen on hyvä tuntea perusasiat asunto-osakeyhtiölaista.

– Toiminnantarkastus on yleensä vuositarkastus, jos ei ole erityistä syytä tilikauden aikaisille tarkastustoimille. Niitä ei silti mikään kiellä, tarkastajan oman harkinnan mukaan, sanoo Kiinteistöliiton talous- ja veroasiantuntija Juho Järvinen. 

Tarkastajan tietolähteet 

Toiminnantarkastajalle tärkeä dokumentti on yhtiöjärjestys. Siihen on hyvä tutustua heti tarkastajaksi valinnan jälkeen.

Yhtiökokouksen päätöksiin kannattaa syventyä pöytäkirjoista jo tilikauden aikana.

Tärkeisiin sopimuksiin, kuten isännöinti-, kiinteistöhuolto-, siivous-, ja vakuutussopimuksiin, kannattaa myös tutustua jo tilikaudella.

Hallituksen pöytäkirjojen avulla toiminnantarkastaja saa käsityksen siitä, miten hallitus on hoitanut tehtäviään. Taloyhtiön ylin päätöksentekijä on yhtiökokous. Toiminnantarkastaja varmistaa yhtiökokousten pöytäkirjoista, että yhtiössä on toimittu lainmukaisesti.

Varsinkin taloyhtiössä asuva toiminnantarkastaja voi hyvin seurata tiedonkulkua yhtiössä, huoltoa ja kunnossapitoa, sekä havainnoida osakkaiden yhdenvertaisuuden toteutumista.

Toiminnantarkastajan kannattaa kirjata havaintonsa. Siten ja asiakirjoihin tutustumalla hän saa yleiskuvan yhtiön tilanteesta ja toiminnasta tilikaudella.

Taloyhtiön on asunto-osakeyhtiölain mukaan laadittava aina toimintakertomus. Se on sanallinen selvitys yhtiön taloudellisesta tilanteesta, tilikaudesta ja tulevaisuuden näkymistä ja helppolukuisena osakkaille tärkeä tietolähde. Toimintakertomuksesta toiminnantarkastaja pystyy havainnoimaan yhtiön tilikautta, vaikka hänellä ei olisi taloushallinnon koulutusta.

Toiminnantarkastuksessa on selvitettävä, onko toimintakertomuksessa annettu vähintään asunto-osakeyhtiölain vaatimat tiedot ja vastaavatko ne tarkastushavaintoja.

Toiminnantarkastuksen onnistuminen edellyttää toimivaa yhteistyötä hallituksen, isännöitsijän ja kirjanpitäjän kanssa. Jo tilikauden aikana sovitaan aineistojen luovutuksesta ja aikatauluista. Toiminnantarkastajan ei kannata kuormittaa yhteystahoja jatkuvilla yhteydenotoilla, ellei tilanne yhtiössä sitä vaadi (esimerkiksi epäselvyydet tai isot remontit).

Toiminnantarkastaja ei voi olla osa yhtiön hallintoa. Hänen ei kuulu osallistua hallituksen kokouksiin, paitsi hallituksen sitä pyytäessä.

Talouden ja tilinpäätöksen tarkastus

Hallinnon tarkastuksen lisäksi toiminnantarkastajan tehtäviin kuuluu taloyhtiön talouden ja tilinpäätöksen tarkastaminen.

– Tässä on suuri merkitys sillä, onko taloyhtiössä myös tilintarkastaja. Toiminnantarkastajan ei tarvitse olla taloushallinnon ammattilainen. Hän voi turvautua tilintarkastajan ammattitaitoon. Tällöin hänelle tärkein tilinpäätösdokumentti on toimintakertomus. Tällöin toiminnantarkastaja ja tilintarkastaja täydentävät toisiaan, Juho Järvinen kertoo.

– Mikäli yhtiössä ei ole tilintarkastajaa, toiminnantarkastajan tulee kiinnittää tarkempaa huomiota myös tilinpäätöksen muihin osiin.

Toiminnantarkastaja tarkastaa kirjanpidon ja taloushallinnon yleisen järjestämisen ja tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen asianmukaisuuden. Hän varmistaa, että tilinpäätös pohjautuu tilikauden kirjanpitoon. Ensisijaisesti tarkastaja varmistaa, että tulot ja menot on merkitty oikein ja tilinpäätöksestä ilmenevät olennaisilta osin yhtiön tuotot, kulut, varat, velat ja oma pääoma.

Tärkeimpien tuottojen ja kulujen, kuten vastikkeiden ja lämmityskulujen, on oltava tilinpäätöksessä oikein jaksotettuja. Maksuhetkellä ei ole merkitystä, vaan oleellista on, mille tilikaudelle tulot ja kulut kuuluvat.

Vaikka toiminnantarkastaja ei olisi talousammattilainen, hänen on silti hyvä varmistaa, että tilinpäätös noudattaa kirjanpitolainsäädäntöä ja hyvää kirjanpitotapaa. Kirjanpitolautakunnan (KILA) yleisohjeeseen asunto-osakeyhtiöille ja raporttimalleihin kannattaa tutustua.

Tuloslaskelma

Tuloslaskelma esittää selkeästi tilikaudella saadut tulot ja menot. Toiminnantarkastaja pohtii, antaako laskelma osakkaille riittävästi tietoa tilikauden tuloksen muodostumisesta.

Taloyhtiö pyrkii yleensä saamaan tilikauden tuloksen mahdollisimman lähelle nollaa, sillä taloyhtiön tarkoitus ei ole tuottaa voittoa. Tuloslaskelmaa tarkastaessaan toiminnantarkastaja ensisijaisesti varmistaa, että tilikauden tulot ja menot ilmenevät tilinpäätöksestä oikein jaksotettuina.

Tilinpäätöksen järjestelykeinojen on oltava verolainsäädännön mukaisia. Näitä keinoja ovat esimerkiksi asuintalovaraus, korjauskulujen käsittely sekä rahastoinnit.

Juho Järvinen painottaa, että tuloslaskelmasta ja taseesta on oltava vertailutieto edellisestä vuodesta. Yhdessä vertailutiedon ja talousarviovertailun kanssa toiminnantarkastajan on helppo havainnoida muutoksia. Havainnot on hyvä kirjata myöhempää raportointia varten.

Hyvä toiminnantarkastuskertomus on selkeä ja informatiivinen.

Tarkastuskertomus 

Toiminnantarkastajan on annettava jokaiselta tilikaudelta päivätty ja allekirjoitettu toiminnantarkastuskertomus, jossa on selkeästi yksilöity kohteena oleva tilikausi. Tilintarkastaja ja toiminnantarkastaja antavat aina erilliset tarkastuskertomukset.

Toiminnantarkastuskertomuksessa on kerrottava, sisältääkö tilinpäätös vaadittavat tiedot. Lisäksi  toimintakertomuksessa on oltava sille asunto-osakeyhtiölaissa määrätyt tiedot.

Toiminnantarkastajan tulee huomauttaa kertomuksessaan, jos tarkastuksessa on ilmennyt, että hallitus, sen jäsen tai isännöitsijä on syyllistynyt tekoon tai laiminlyöntiin, josta voi seurata vahingonkorvausvelvollisuus.

Mikäli toiminnantarkastaja kokee, ettei voi antaa lausuntoa, on tästä ilmoitettava kertomuksessa.

Jos vakiomuotoinen kertomus ei ole mahdollinen, voidaan antaa ehdollinen tai kielteinen lausunto.

Ehdollinen lausunto annetaan, kun puhdasta puoltavaa lausuntoa ei voi antaa, mutta rajoittavat tekijät eivät ole niin merkittäviä, että edellyttäisivät kokonaan kielteistä lausuntoa.

Kielteinen lausunto annetaan, kun ehdollinen lausunto ei tuo riittävästi esiin tilinpäätöksen tai toimintakertomuksen harhaanjohtavuutta tai puutteellisuutta. 

Raportointi hallitukselle

Tilintarkastaja voi antaa hallitukselle erillisen tarkastuspöytäkirjan. Siinä voi olla huomautuksia, joita ei esitetä tilintarkastuskertomuksessa. Pöytäkirja on tilintarkastuslain mukaan viipymättä käsiteltävä hallituksessa ja säilytettävä luotettavalla tavalla.

Toiminnantarkastajalle ei asunto-osakeyhtiölaissa ole vastaavia säädöksiä, mutta hän voi antaa hallitukselle toiminnantarkastusmuistion. Se annetaan vain hallitukselle ja isännöitsijälle ja voi sisältää lieviä huomautuksia, joita ei mainita toiminnantarkastuskertomuksessa. Asunto-osakeyhtiölaissa ei säädetä muistion käsittelystä, mutta on suotavaa käsitellä sitä kuten tilintarkastajan tilintarkastuspöytäkirjaa.

Toiminnantarkastajana ei voi toimia:

  • taloyhtiön hallituksen jäsen tai isännöitsijä, näiden puoliso, veli, sisar tai tällaiseen suoraan ylenevässä tai alenevassa sukulaisuussuhteessa oleva
  • oikeushenkilö
  • alaikäinen tai henkilö, jolle on määrätty edunvalvoja
  • konkurssissa tai liiketoimintakiellossa oleva
  • yhtiön kirjanpidosta tai varojen hoidosta vastaava
  • henkilö, jolla on rahalaina, vakuus tai vastaava etuus yhtiöltä tai sen johtoon kuuluvalta.

 Rekisterimerkinnät

Toiminnantarkastaja tarkistaa, että taloyhtiön tiedot kaupparekisterissä ovat ajan tasalla ja mahdolliset yhtiöjärjestyksen, osakepääoman tai osakelukumäärien muutokset on rekisteröity.

Hän tarkistaa kaupparekisterin tietojen avulla, että yhtiön nimi, y-tunnus ja tilikausi on merkitty oikein tilinpäätösaineistoon.

Verkkokurssilla lisää tietoa

Tämä artikkeli perustuu Kiinteistöliiton jäsensivuilta löytyvään Toiminnantarkastuksen perusteet -verkkokurssiin. Kurssin on laatinut Kiinteistöliiton talous- ja veroasiantuntija Juho Järvinen. Kurssi sisältää runsaasti videoita sekä käytännön toiminnantarkastusta helpottavia muistiopohjia ja malleja. Kurssi sisältyy Kiinteistöliiton jäsenmaksuun.

Tilaa uutiskirjeemme

Kiinteistölehden suosittu uutiskirje tuo kiinteistöalan uutiset sinulle!

Tilaa uutiskirje

Katso myös nämä

26.4.2017

Toiminnantarkastus ja toiminnantarkastaja

Toiminnantarkastus korvaa aiemman osakkaiden tekemän tilintarkastuksen eli ns. maallikkotilintarkastuksen. Toiminnantarkastuksen suorittaa yhtiökokouksen valitsema toiminnantarkastaja.

15.4.2020

Kumpi valitaan – tilintarkastaja vai toiminnantarkastaja?

Kevät on taloyhtiöissä vilkasta yhtiökokousten aikaa, ja muiden asioiden lomassa myös otsikon kysymys askarruttaa hallituksen jäseniä ja osakkaita. Vastauksen kannalta ratkaiseva tekijä asunto-osakeyhtiössä on osakkeenomistajien hallinnassa olevien huoneistojen lukumäärä. Asunto-osakeyhtiön on valittava tilintarkastaja, jos osakashallinnassa olevia huoneistoja on vähintään 30.

7.5.2017

Kysymyksiä ja vastauksia yhtiökokouksista

Kiinteistöliiton lakimiehet ovat koonneet vastaukset alla oleviin kysymyksiin. Saako avopuoliso joka ei omista osakkeita, osallistua yhtiökokoukseen? Osakkeenomistaja saa käyttää oikeuttaan yhtiökokouksessa valtuutetun välityksellä.

9.1.2019

Vuoden 2018 lakipähkinät

Tähän artikkeliin on koottu kaikki Suomen Kiinteistölehdessä vuonna 2018 julkaistut lakipähkinät. Tilintarkastaja vai toiminnantarkastaja? Heinäkuussa 2010 muuttunut asunto-osakeyhtiölaki toi kokonaan uuden käsitteen asunto-osakeyhtiömaailmaan – toiminnantarkastus ja toiminnantarkastaja.

Olet lukenut 1/25 maksuttomasta artikkelista

Haluatko lukea rajattomasti artikkeleita? Luo tunnus, kirjaudu sisään tai tilaa Kiinteistölehti edullisesti!

Tilaa lehti