Vuokraustoiminnan tietojen ja dokumenttien hallinta

Suoraan asuntosijoittamiseen kuuluu oleellisena osana asuntojen vuokraus. Sijoittajana toimiminen vaatii sijoituslaskelmien, lainapapereiden, kauppakirjojen ja taloyhtiöpapereiden lisäksi joukon tietoja ja dokumentteja, jotka ovat nimenomaan vuokraustoiminnan kannalta tärkeitä. Asuntojen määrän kasvaessa näiden täytyy olla hyvin hallinnassa, jotta monella sijoittajalla mahdollisesti oleva “passiivisen tulon” tai “taloudellisen riippumattomuuden” unelma ei muuttuisi painajaiseksi.

Omaan unelmaani kuuluu lisäksi paikasta riippumaton elämäntapa, jolloin dokumenttimapit eivät tule kysymykseenkään vaan kaikki pitää olla sähköisessä muodossa ja käytettävissä sekä kotitoimiston pöytäkoneella että mobiilisti kahvilassa vaikkapa iPad:llä. Itselläni kaikki dokumentit ovat sekä Applen iCloud -pilvipalvelussa että Evernotessa, jolla on oma pilvipalveluserverinsä, jonka kautta kaikki synkronoituu eri päätelaitteiden välillä. Jotkut käyttävät Dropboxia tai Google Drivea vastaavasti.

Asuntohakemus

Monilla isoilla vuokranantajilla ja välittäjillä on käytössään määrämuotoinen asuntohakemus, joka toimitetaan vuokranantajalle yleensä asuntonäytöllä. Itselläni ei tällaista ole käytössä enkä järjestä yleisiä näyttöjä. Sen sijaan minulla on prosessi, jonka mukaisesti etenen vuokralaiskandidaatin kohdalla. Prosessin osana on haastattelusapluuna, jonka käyn läpi vuokralaiskandidaatteja haastatellessani. Olen harkinnut asuntohakemuksen käyttöönottoa mutten ole siihen toistaiseksi päätynyt. Haastattelu antaa enemmän mahdollisuuksia täydentäville kysymyksille tilanteen mukaan ja koen tämän oleellisena vuokralaisvalinnan kannalta. Haastattelusta teen muistiinpanot, jotka tallennan Evernoteen. Viimeisimpänä työvälinehankintana on iPad Pro ja Apple Pencil, jotka mahdollistavat muistiinpanojen kirjoittamisen suoraan iPad:n näytölle sähköiseen muotoon.

Luottotietoraportti

Kun vuokralaisvalinta on tehty, luottotietoraportti on usein ensimmäinen vuokraukseen liittyvä virallinen dokumentti. Luottotietojen lisäksi siitä voi tarkistaa vuokralaiskandidaatin henkilötiedot ja siinä näkyy myös vuokralaisen nykyinen osoite. Tapauskohtaisesti vuokralainen voi toimittaa muita dokumentteja, joilla varmistetaan esimerkiksi hänen vuokranmaksukykyään.

Vuokrasopimus

Vuokralainen saa vuokrasopimusluonnoksen luettavakseen sähköpostilla. Samalla hän saa linkin nettisivuilleni, johon on koottu ohjeita vuokrasopimuksen lukemiseen, hyvään vuokratapaan ja asunnon normaalin kulumiseen liittyen. Sieltä löytyy myös linkki Vuokralaiset VKL ry:n nettisivuille, josta löytyy tietopaketti vuokralaisen käyttöön.

Käytän Visma Sign-palvelua kaikkien vuokrasopimusten sähköiseen allekirjoitukseen. Näin saan automaattisesti sähköisen dokumentin, jonka tallennan sekä sähköpostiini asuntokohtaiseen kansioon (iCloud) että Evernoteen, jonka käyttöliittymää käytän, mikäli tulee tarve tarkistaa jotain vuokrasopimuksesta. Lisäksi allekirjoittamaton versio on tallessa pilvessä, josta voin hakea sopimuksen pohjaksi aina uutta sopimusta samaan asuntoon tehdessäni riippumatta siitä, missä paikassa tai vaikkapa maassa olen sopimusta tekemässä.

Vuokrasopimuksesta poimittavat tiedot

Poimin vuokrasopimuksesta vuokralaisen yhteystiedot ja syntymäpäivän ja tallennan ne kontaktitietoihini, josta vuokralaisen syntymäpäivä siirtyy automaattisesti kalenteriohjelmaan. Kalenteriohjelmaan tallennan vuokran ja vuokranmaksupäivät 2 päivän viivellä, mitä sopimukseen on kirjattu. Kalenteriohjelmaan tallennan myös vuosittain toistuvan vuokrankorotusmuistutuksen 6 viikkoa ennen vuokrankorotusajankohtaa. Määräaikaisten sopimusten osalta tallennan muistutuksen 8 viikkoa ennen sopimuksen päättymistä. Kaikki nämä ovat tietysti sähköisiä ja synkronoituvat kaikkiin päätelaitteisiin.

Tätä kirjoittaessani keksin, että tästä eteenpäin lisään vuokrasopimukseen vuokralaisen yhdyshenkilön yhteystietoineen hätätapauksia varten. Minulla on kerran vuokralainen kuollut asuntoon ja läheisten löytämiseen meni aikaa. Eräs vuokralainen piileskeli haastemiestä äitinsä asunnolla ja äidin yhteystietojen avulla asiat olisi saatu nopeammin järjestykseen.

Kotivakuutustodistus tai vakuutuskirja

Välillä vuokralaiset todistavat kotivakuutuksen ottamisen lähettämällä minulle sähköisen kopion vakuutuskirjasta tai maksukuitista, välillä vakuutustodistus tulee vakuutusyhtiöstä vuokralaisen pyynnöstä sähköpostilla. Tämä dokumentti tallentuu sähköiseen asuntokohtaiseen kansiooni. Edellisen kappaleen ikävän kuolemantapauksen yhteydessä vakuutusyhtiö ei ollut asuntoa silloin täyden valtakirjan palvelulla hoitaneen välittäjän tiedossa. Silloin kotivakuutuskirja löytyi asunnosta, kun kalmankäsittelijä lajitteli vuokralaisen omaisuutta.

Asunnon tarkastusdokumentit

Minulla on asunnoista valokuvat ja ne ovat myös tarvittaessa vuokralaisen käytössä perusmateriaalina. Vuokrasuhteen alkaessa käydään läpi ja kirjataan kaikki tiedossa olevat asunnon viat ja puutteet sekä sovitaan tarvittaessa korjauksista. Lisäksi ohjeistan vuokralaista ottamaan valokuvat kaikista havaitsemistaan vioista ja lähettämään ne minulle. Tarkastuslistoista huolimatta usein käy niin, että joitain vikoja vuokralainen huomaa vasta asuntoa kalustaessaan tai ensimmäisten asumispäivien aikana.

Vuokrasuhteen alussa käyn läpi normaalin kulumisen periaatteet vuokralaisen kanssa. Myös tukkoisten viemärien sekä vuotavien hanojen tai wc-istuimen ilmoittamisesta keskustellaan. Tavoitteena on madaltaa vuokralaisen kynnystä ilmoittaa vioista heti asumisen aikana. Vuokrasuhteen päättyessä käydään läpi vastaava tarkistus. Mikäli vuokralainen vaihtuu lennosta, kerron lähtevälle vuokralaiselle, että uuden vuokralaisen hyväksyntä siivoukselle vapauttaa vakuuden.

Suomen Vuokranantajien jäsenillä on käytössään “Huoneiston alku- ja lopputarkastuspöytäkirja” -lomakepohja. Itselläni on lisäksi kattava tarkistuslista, jossa jokainen yksityiskohta on listattu tilakohtaisesti. Pintojen tarkastamisen lisäksi listallani on asioita, kuten esim. keittiön levyjen toiminta, uunin valo, liesituulettimen suodatin, keittiön ovien ja laatikoiden aukeaminen jne. Tätä listaa en toistaiseksi ole antanut vuokralaisille ja käytän sitä tapauskohtaisesti.

Vuokrankorotuskirje

Minulla on käytäntö, että informoin vuokralaista kirjallisesti (siis sähköisesti) vuokrankorotuksesta, mikäli sellaisen päätän tehdä. Vuokrankorotuskirjeessä selitän vuokrasopimuksessa olevan vuokrankorotusperusteen mukaisesti, miten korotus määrittyy. Lisäksi kerron perustelut, miksi olen päätynyt vuokraa korottamaan. Kaikille vuokralaisille ei aina ole itsestään selvää, kuka ja kuinka paljon maksaa esimerkiksi asuntoon taloyhtiön remontin yhteydessä uusitut ikkunat ja asennettu parvekkeen lasitus. Korotusilmoitus tallentuu sähköiseen kansioon seuraavaa kertaa varten.

Ajattele asuntosijoittamista liiketoimintana ensimmäisestä asunnosta lähtien

Asuntosijoittamisesta puhutaan usein, että se tuo “passiivista tuloa”. Tarkkaan ottaen suora asuntosijoittaminen ja vuokranantajana toimiminen eivät koskaan ole täysin passiivista. Välillä tulee kuukausia, jolloin vuokrat napsahtavat tilille, josta vastikkeet ja lainanlyhennykset katoavat automaattisesti ja välttämättömiä työtehtäviä ei ole ollenkaan tai niitä on hyvin vähän. Vuokralaisen vaihtuessa tai asuntoa remontoidessa tehtäviä on paljon enemmän. Työmäärää voi joka tapauksessa vähentää tehostamalla omaa toimintaansa. Ohjeeni onkin jokaiselle asuntosijoittamisen alkutaipaleella olevalle lähestyä sijoitustoimintaa liiketoimintana harrastamismentaliteetin sijaan. Prosesseja ja työkaluja on helpompi kehittää, kun asuntoja on yksi tai muutama. Tämä on tärkeää myös, jos asuntosijoittaminen tapahtuu palkkatyön ohessa. Kun tiedot ovat järjestyksessä ja rutiinit selkeinä, jää aikaa vaikkapa asuntosijoitustaitojen jatko-opiskelulle ja asuntosalkun kasvattaminen onnistuu helpommin.