Strategia on taloyhtiöissä tärkeä johtamisen väline

Suomen kansallisomaisuudesta on sijoitettu rakennuksiin noin 60 %. Taloyhtiöt ovat suurien haasteiden edessä. Rakennuskanta ikääntyy ja korjausrakentaminen moninkertaistuu. Väestö ikääntyy nopeasti ja kotona asutaan entistä pidempään. Osakkaiden ja asukkaiden toiveet ja tarpeet pitäisi pystyä tunnistamaan ja huomioimaan asumistoiveiden osalta samalla kun kiinteistön elinkaaren hallintaa tulisi viedä menestyksellisesti ja päämäärätietoisesti eteenpäin asunto-osakeyhtiössä.

Taloyhtiön johtaminen on ensisijaisesti pitkäjänteistä suunnittelua taloyhtiön toiminnan ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi, ja sen on huomioitava kiinteistön koko elinkaari sekä kestävä kehitys. Taloyhtiön hallinnon ja osakkaiden vastuulla on toimia niin, että kiinteistön arvo säilyy tai jopa nousee. Toiminnan tulee olla sellaista, että asunnoissa on viihtyisä ja mukava asua. Tämä tarkoittaa sitä, että taloyhtiön on kyettävä jatkuvasti tuottamaan osakkaiden ja asukkaiden tarvitsemia asumispalveluita tehokkaasti, taloudellisesti ja suunnitelmallisesti. Siksi strategian merkitys myös taloyhtiöissä on merkittävässä ja tärkeässä roolissa.

Strategian ja etenkin strategian määrätietoisen toteuttamisen avulla asunto-osakeyhtiö voi hallita toimintaympäristöään. Hallinta tarkoittaa tässä yhteydessä toimintaympäristön muutoksiin sopeutumista, ympäristön muokkaamista ja siihen vaikuttamista sekä oman toimintaympäristön valintaa. Taloyhtiön toimielimiin kuuluvat yhtiökokous, hallitus ja isännöinti. On huomioitavaa, että nämä edellä mainitut osapuolet ovat yhdessä vastuussa siitä, millainen elinkaari kullakin asunto-osakeyhtiöllä on. Miten koko asunto-osakeyhtiö saadaan mukaan tähän jatkuvaan strategiseen ajattelumalliin? Miten ihmisille luodaan edellytykset ja kyvyt, halu ja taito osallistua strategialähtöiseen toimintaan? Entä mikä on eri toimijoiden rooli strategian toimeenpanossa asunto-osakeyhtiössä?

Aikaisemmin yritysten toiminnasta tuttu strateginen johtaminen ja suunnittelu ovat leviämässä asunto-osakeyhtiöiden (taloyhtiö) toimintaan. Vaikka asunto-osakeyhtiöiden tavoitteena ei ole tehdä voittoa, on sen tavoitteena kuitenkin tuottaa palveluita asukkaille ja osakkaille. Jotta yhtiö voisi onnistua tehtävässään ja tavoitteissaan – asumispalveluiden järjestämisessä ja asunto-omistuksen arvon ylläpitämisessä tai jopa kehittämisessä – on tiedettävä, mikä on yhtiön nykytilanne sekä, mitä asukkaat ja osakkaat yhtiöltä haluavat ja tarvitsevat. Ilman käsitystä nykytilanteesta yhtiö ei voi suunnitella tulevaisuuden tavoitteita ja keinoja niihin pääsemiseksi. Tätä varten on strategia. Strategia on yksi yhtiön tehokkaan johtamisen edellytys. Strategia luo pohjan yhtiön päätöksenteolle sekä antaa kuvan taloyhtiön kiinteistönhoidon ja ylläpidon arvoista ja toimii näin ollen ohjaavana voimana taloyhtiön toiminnassa.

Taloyhtiön strategiaprosessi on eri osapuolia osallistava, monivaiheinen prosessi. Prosessiin osallistuvat kaikki taloyhtiön toimijat ja toimielimet: omistajat, asukkaat, yhtiökokous, hallitus ja isännöinti. Strategiaprosessi alkaa aloitteesta ja päätöksestä ryhtyä strategiatyöhön. Tämän jälkeen on kartoitettava asunto-osakeyhtiön nykytila eri näkökulmista. On ajateltava yhtiön taloudellista tilaa, rakenteellista ja teknistä tilaa sekä huomioitava sosiaalinen näkökulma. Turvallisuusnäkökulmaa ei myöskään sovi unohtaa. Nykytilanteen lisäksi on selvitettävä mitä asukkaat ja osakkaat haluavat ja tarvitsevat. Nykytilan ja tahtotilan selvittämisen jälkeen voidaan aloittaa varsinaisen strategian työstäminen. Strategia hyväksytään asunto-osakeyhtiön yhtiökokouksessa ja sen toteutumista seurataan. Strategiaa päivitetään ja sitä kehitetään jatkuvasti.

Strategia kiteyttää omistajien ja käyttäjien tavoitteet kiinteistön kehittämiseksi. Strategiasta ilmenee taloyhtiön tilanne sekä se, miten taloyhtiötä kehitetään ja johdetaan. Lisäksi siinä huomioidaan kiinteistön kunto ja korjaustarpeet. Strategia helpottaa taloyhtiön johtamista. Se toimii hallituksen ja isännöinnin apuna, sekä innostaa osakkaat päättämään yhdessä tavoitteet taloyhtiön ominaisuuksille ja sen käyttämille palveluille.

On hyvä huomata, että rakentaminen ja rakennuksen kunnon ylläpitäminen vaativat kiinteistön omistajalta vastuun kantamista koko rakennuksen elinkaaren ajan. Liian usein vastuunkanto väljähtyy, kun asunto-osakeyhtiö on valmistunut ja tuudittaudutaan ajattelemaan, että rakennus on aina se juuri valmistunut -uusi ja tuore – jolle ei isompia kunnossapitotoimia tarvitse tehdä.

Taloyhtiön strategia kiteyttää omistajien ja käyttäjien tavoitteet kiinteistön kehittämiseksi. Siinä huomioidaan myös kiinteistön kunto ja korjaustarpeet. Lisäksi strategiassa selvitetään taloyhtiön nykyinen tilanne sekä miten yhtiötä tulee kehittää ja johtaa.

Strategia on hallituksen ja isännöinnin johtamisen työväline, joka helpottaa asunto-osakeyhtiön johtamista. Strategiatyössä osakkaat innostetaan päättämään yhdessä tavoitteet taloyhtiön ominaisuuksille ja sen käyttämille palveluille. Päätöksenteon avoimuus kasvaa, kun osakkaat osallistuvat yhteisen tavoitteen määrittelyyn. Pitkäjänteisyys lisääntyy ja poukkoileva toiminta vähenee tai poistuu jopa kokonaan.

Oma käytännön osoittamana näkökulmani on se, että strategian merkitys tai strateginen ymmärrys ei ole vielä sillä tasolla kuin sen pitäisi olla asunto-osakeyhtiöissä. Strategiatyö on vuorovaikutusta ja kommunikointia, joka edellyttää myös vahvaa johtamista ja johtajuutta asunto-osakeyhtiöissä. Strateginen johtaminen on siis muutakin kuin tärkeiden asioiden johtamista. Asunto-osakeyhtiön strategiatyössä yhtiön hallituksen valitseman isännöitsijän ja sekä yhtiökokouksen valitseman hallituksen rooli strategian viestijänä on kriittisen tärkeää. Menestyvän asunto-osakeyhtiön hallitukseen on saatava strategisesti ja pitkäjänteisesti ajattelevia rationaalisia kehittäjäsieluja ja heidän kumppaninaan tulee olla valmentavalla isännöintiotteella yhtiötä johtava henkilö. Tavoitteellisuus toiminnassa tulee olla koko ajan selkeä ja johdonmukainen.

Yhteenvetona voidaan todeta, että strategiatyö on saatava osaksi isännöinnin ja taloyhtiön päivittäistä toimintaa. Strategian toteuttaminen on haaste sekä isännöinnille että taloyhtiölle. On tärkeää aktivoida taloyhtiön hallitus ja koko taloyhtiö pohtimaan taloyhtiön tulevaisuutta.

Strategiaprosessin onnistumisen kannalta avoin viestintä ja tiedottaminen ovat olennaisia asioita. Eri osapuolten näkemysten huomioiminen on tärkeää ja siksi tuleekin mahdollistaa kaikkien osallistuminen prosessiin. On myös huomattava se, että strategia kehittyy ajan saatossa ja strategiatyö sen myötä.

Hyvässä strategiassa kiteytyy ymmärrys nykytilanteesta ja toimintaympäristön ja asukkaiden muutoksista. Tieto toimii rakennusaineena muodostaa tahtotila tulevasta sekä askelmerkeistä, kuinka tavoitteet saavutetaan. Strategia tulee nähdä ylpeydellä osana yhtiön virallisena asiakirjana, joka oheistetaan osaksi isännöitsijätodistuksen liitteistöä. Strategia on hyvä, kun taloyhtiön omat asukkaat ja osakkaat tunnistavat sen nimenomaan oman yhtiönsä strategiaksi ja tahtotilan ilmaisuksi. Taloyhtiön ulkopuoliselle lukijalle strategian tulisi onnistuessaan tuoda hyvän olon tunne ja vakuuttuminen siitä, että yhtiössä on johtaminen määrätietoisesti hoidettu ja siihen on olemassa yhtiökokouksen, ja sitä kautta yhtiön osakkaiden tahtotila huomioiden myös yhtiössä asuvat vuokralaiset.

Vanha sanonta ”tuurilla ne isotkin laivat seilaavat” tarkoittaa oikeastaan sitä, että ”hyvä tuuri” oikeastaan tehdään ja varmistetaan etukäteen. Huolellinen varustautuminen pahimman mahdollisen varalle on jokaisen laivanvarustamon tärkein tehtävä. Tämän päälle voi toivoa toki myös hyvää onnea matkaan. Strategia on päämäärätietoista johtamismallin rakentamista. Taloyhtiöt, joilla on strategia, ajautuvat harvemmin karikkoihin hallitsemattomasti. Puuttuuko taloyhtiöstäsi vielä strategia? Olisiko nyt oikea hetki ryhtyä valmistelemaan strategiaa? Innostu ja innosta muutkin mukaan!