Sopimukset ovat keskeisiä taloyhtiön johtamisvälineitä – Sopimuksien osapuoliakin on hyvä aika-ajoin tarkastella

Liian usein kuulee, että asunto-osakeyhtiön hallituksen jäsenet eivät tiedä mitä isännöintisopimus taikka huoltosopimus eli yhtiön keskeisten palveluntuottajien sopimukset sisältävät tai ovat niitä koskaan nähneetkään. Sopimuksien sisällöistäkään ei ole puhuttu. Tämän seurauksena on aivan selvää, ettei vastausta myöskään ole siihen, vastaako joskus aikoinaan sovittu palvelusopimus sitä tasoa, jota nykypäivänä odotetaan.  On mahdotonta johtaa hallituksena taloyhtiön toimintaa, ellei tiedä mihin ja minkä tasoisiin sopimuksiin yhtiö on aikanaan sitoutunut. Sopimuksien laatimisesta ovat saattaneet sopia henkilöt, jotka ovat jo aikaa sitten väistyneet hallituksen vastuista.

Maailma ympärillä sekä osakkaiden tarpeetkin taloyhtiössä ovat saattaneet muuttuvan maailman myötä muuttua moneen kertaan sillä välin. Pahin tilanne on se, että ”luullaan”, että ollaan sovittu tietystä tasosta tai palveluista, mutta sopimus sanoo toista. Siitä seuraa näkemyseroja yhtiössä. Reklamaatioherkkyys kasvaa. Hallituksen aika menee ns. valituskierrettä katkoessa, isännöitsijä saa valituksia erilaisista aiheista ja palvelutuotannon osatekijöistä, joita yhtiö ei ole edes palvelutuottajaltaan tilannut. Kukaan ei oikein aktiivisesti ratkaise asiaa. Tai ei ymmärrä ratkaista asiaa. Isännöitsijä olettaa, että hallitus tietää, millä sopimuksella keskinäinen suhde on olemassa eikä tule huomioineeksi, että ihmiset ovat saattaneet vaihtua vuosien mittaan moneen kertaan ympäriltä. Hallituksen jäsenet olettavat, että isännöintitoimisto lähettää vain laskun eikä siltikään viitsi hoitaa tehtäviään.

Jokaisen hallituskauden alussa tulisi hallituksen ja isännöitsijän käydä läpi keskeiset sopimukset, joiden perusteella yhtiön hallitus kuitenkin päätöksiään tekee. Sen pitää olla aivan normaalia vuosikellon mukaista rutiiniasioiden hallintaa. Hyvän viestintäsuosituksen mukaisesti myös on fiksua sopia kunkin hallituskauden alussa, kuinka viestintä yhtiössä hoidetaan ja mitä siitä sovitaan yhdessä. On tärkeää pitää asunto-osakeyhtiön näkökulmana sitä, että kaikkien osakkaiden ja asukkaiden tietotarpeet pyritään jo ennalta arvioimaan ja huomioimaan. Yhteinen suunnitelma ja sopiminen viestinnästä on samalla tavalla kuin sopimuksien läpikäyminen yhteisen tahtotilan tarpeellista määrittelyä.

On olemassa aivan selkeä ratkaisuehdotus. Jokaisen yhtiökokouksen jälkeen on hallituksen ensimmäisen varsinaisen kokouksen esityslistalle hyvä laittaa rutiinipykälinä isännöintisopimus, huoltosopimus, muut keskeiset sopimukset, toimittaa ne ennalta tutustuttavaksi esityslistan liitteenä ja kokouksessa käydä vielä läpi keskeiset asiat. Väitän, että yhteistyö hallituksien kanssa lähtee käyntiin aivan eri lähtökohdista, kun silloin kun kukin tahoillaan vain luulee kuinka asioiden tulisi olla. Älä siis elä luulojen ja oletuksien varassa tilanteessa, jossa sinulla on käytettävissä ihan oikeaa tietoakin. Hallituksella on oikeus – suorastaan velvollisuus – nämä asiat itselleen selvittää. Asioiden läpikäymisen jälkeenkin on etenemispolkuja. Sopimukset voidaan päivittää nykytilaa ja tarpeita vastaavaksi yhdessä hallituksen ja isännöitsijän kesken. Entäpä jos näkemykset eivät enää kohtaa tai yhteinen ambitionne ei enää ole samalla taajuudella? Hallituksen tehtävä on myös tehdä arvio keskuudessaan siitä, että lähtee hakemaan taloyhtiölle uutta isännöintikumppania. Sellaista, jolla saattaa olla aivan erilainen tahtotila viedä taloyhtiönne aivan uudelle tasolle. Uudet näkökulmat yleensä tuovat uudenlaisen twistin palveluvalikoimaan ja koko taloyhtiö syttyy ihan eri tavoin kehittämään taloudellista toimintaa yhtiössä, yhteisöllisyyttä sekä ennen kaikkea palvelut saadaan sille tasolle, kuin ne halutaan saada. Kyvykäs isännöitsijä vie taloyhtiön hallituksen toiminnan strategiselle tasolle omalla ammattitaidollaan. Vai tyydytkö siihen mitä saat vaikka et saa mitä haluat?

Joskus meille suomalaisille sopisi oikein hyvin sellainen lause hyvin moneenkin tilanteeseen, että puhukaa toisillenne. Se on ilmaista eikä maksa mitään ja aina voit vastavuoroisesti oppia vuorovaikutuksessa jotain uutta. Haastan myös kysymään epätietoisuuden hetkellä, vähemmän luulemaan ja olettamaan.