Markan suutari

Taloyhtiöt tarvitsevat laajasti erilaisia palveluja. Hallituksella on haastava tehtävä miettiä, miten kukin palvelu kannattaa hankkia. Ihan pieniä juttuja ei kannata määrämuotoisesti kilpailuttaa, koska kilpailuttamiseen käytettävä aika ja vaiva ovat jostain muusta pois, jolloin kokonaiskustannukset nousevat kilpailuttamisella saatavaa hyötyä kalliimmaksi. Selkeissä tapauksissa kannattaa pyytää hinta-arvio parilta tutulta tekijältä tai suoraan antaa työ sille luottokumppanille, joka on sen valmis nopeasti tekemään.

Osa palveluja on kaikille tuttuja, joten niiden laatuvaatimukset on helppo määritellä. Silloin palveluja osataan verrata monipuolisesti, eikä juututa vain hintaan. Osataan suhteuttaa taloyhtiön tarpeet, palvelutarjoajan tuote ja hinta toisiinsa. Ymmärretään, mitä lisäpanostuksella mahdollisesti saadaan.

Palvelujen ja niistä saatujen tarjousten vertaileminen koetaan usein hankalaksi. Jotkut palvelut ovat luonteeltaan monimutkaisia. Esimerkiksi vakuutustarjousten vertailu vaatii ihan omaa ammattitaitoaan, että osaa arvioida taloyhtiön tarpeet suhteessa vakuutusehtoihin, vakuutusyhtiön toimintatapoihin ja vakuutusten kustannuksiin. Onneksi apuna ovat vakuutusmeklarit, jotka purkavat tarjoukset hallitukselle ymmärrettävään muotoon.

Monet taloyhtiöiden hankkeet ovat niin pieniä, että niiden suunnitteluun ei olla valmiita panostamaan, vaan palvelu haluttaisiin tilata kevyen tilannekuvauksen tai työselvityksen varassa. Tällöin toimeksianto usein jää epäselväksi. Palveluntarjoaja joutuu joko lisäämään hinta-arvioonsa ylimääräistä yllätysten varalta tai ottamaan riskin, että työ osoittautuukin arvioitua hankalammaksi. Näistä tilanteista syntyvät usein katkerimmat riidat taloyhtiöiden ja urakoitsijoiden välillä. Pieniin hankkeisiin on kaikkiaan vaikeampi saada tekijöitä kuin suuriin. Kun vielä huomioidaan urakoitsijan riskit, voi olla, että ei saada kuin yksi tarjous ja sekin paljon taloyhtiön odotuksia kalliimpi. Kannattaa ehkä paketoida useampia hankkeita yhteen ja panostaa niiden suunnitteluun vähän enemmän, jotta niistä tulisi selkeämpiä ja kiinnostavampia.

Monia palveluja tarvitaan vain harvoin taloyhtiön elinkaaren aikana. Siten hankinnasta päättävällä hallituksella ei ehkä ole omakohtaista kokemusta niistä. Tarjousasiakirjoista on usein vaikea erottaa, miten eri tarjoajien palvelut lopulta eroavat toisistaan. Tällöin helpoimmaksi valintakriteeriksi jää hinta. Kannattaa miettiä tarkkaan, jos joku yksittäinen tarjous on merkittävästi muita halvempi. Halvalle hinnalle pitää löytyä hyväksyttävä selvitys. Mitä yrityksessä on keksitty, että pystyvät tuottamaan palvelun muita edullisemmin? Vai tyytyvätkö kilpailijoitaan huonompaan katteeseen – miksi? Onko taloyhtiönne onnekkaasti juuri sopiva asiakas heille (esim. sopivan kokoinen täyteurakka sopivaan aikaan isompien hankkeiden välissä)? Onko kyse epätoivoisesta pakosta saada kassavirtaa vai halusta vallata markkinoita?

Jos palveluntarjoajien arviointi on kovin vaikeaa, kannattaa purkaa palvelu osiin. Arvioidaan mitä tarvitaan, että palvelu voidaan tuottaa ja mitä nämä osatekijät tuottajalle maksavat? Mikä on yhteiskunnallisten velvoitteiden osuus kustannuksista, hoidetaanhan verot ja vakuutukset? Onko palvelu työvoimavaltaista, mistä työvoima saadaan, onko se osaavaa ja tehokasta, millainen palkkataso ja työajat alalla on? Mikä osuus materiaaleilla on kustannuksista, onko materiaaleja eritasoisia, voiko yritys vaikuttaa materiaalien menekkiin, mistä materiaalit hankitaan? Voiko hyvällä työnjohdolla ja logistiikalla vähentää hukka-aikoja? Ajeleeko toinen yritys toiminta-aluetta ristiin rastiin, samalla kun toinen hyödyntää paikkatietoa ja toiminnanohjausjärjestelmää minimoidakseen siirtymät?

Ammattitaitoinen isännöinti ja isännöinnin käyttämät eri alojen asiantuntijat ovat onneksi taloyhtiöiden hallitusten apuna avaamassa näitä kysymyksiä ja antamassa suosituksia hankittavista palveluista ja niiden tuottajista. Hyvällä isännöinnillä on laaja palveluverkosto, josta löytyy sopivia tekijöitä eri tarpeisiin.

Kannattaa muistaa, että markan suutari ei tee kolmen markan paikkaa, vaan kolmen markan vahingon.