Taloyhtiön arki on parhaimmillaan huomaamatonta. Vesi virtaa, ilma vaihtuu, lumet aurataan ja pihan kulkuväylät pysyvät turvallisina. Usein nämä asiat tuntuvat itsestäänselvyyksiltä – kunnes jokin menee pieleen. Silloin huomataan, kuinka tärkeää huolto todella on.
Hallituksen näkökulmasta huollon onnistuminen ei ole sattumaa. Se on seurausta selkeistä sopimuksista, avoimesta keskustelusta ja siitä, että kaikki osapuolet tietävät, mitä on sovittu ja mitä odotetaan. Miksi huoltosopimusten säännöllinen tarkastelu ja kolmikantayhteistyö ovat taloyhtiön paras vakuutus?
Sopimukset eivät päivity itsestään – ja taloyhtiö muuttuu koko ajan
Yksi suurimmista väärinkäsitysten lähteistä on oletus siitä, että huolto “hoitaa kaiken”. Totuus on, että huolto hoitaa vain sen, mikä on sovittu ja kirjattu sopimukseen. Ja jos sopimus on vanha, puutteellinen tai epäselvä, syntyy helposti tilanteita, joissa odotukset ja todellisuus eivät kohtaa. Taloyhtiöllä on paljon erilaisia muitakin sopimuksia, joilla taloyhtiön teknistä elinkaarta ylläpidetään muun muassa kattohuoltosopimukset, kattokourujen puhdistukset, viheralueiden hoitosopimukset, parvekelasien pesusopimukset, iv-suodattimien vaihtosopimukset ja niin edelleen. Taloyhtiöiden sopimuksien sisällöt siis vaihtelevat, sen myötä myös saatava palvelu ja hinta.
Lisäksi taloyhtiö ei ole staattinen. Hallitukset vaihtuvat, asukkaat vaihtuvat ja asukasrakenne muuttuu. Se, mikä oli järkevää viisi tai kymmenen vuotta sitten, ei välttämättä enää palvele nykyisiä tarpeita.
Esimerkiksi:
- – lapsiperheiden määrä kasvaa → pihan turvallisuus ja leikkialueiden kunto korostuvat
- – ikääntyneiden määrä lisääntyy → kulkuväylien kunnossapito ja esteettömyys nousevat tärkeiksi
- – vuokralaisten määrä kasvaa → huollon reagointinopeus ja selkeä viestintä korostuvat
Siksi huoltosopimusta ei voi ajatella “kerran tehty, aina voimassa” -asiakirjana. Se on elävä dokumentti, joka tarvitsee säännöllistä päivitystä.
Kolmikanta on taloyhtiön selkäranka – kuin kolmijalkainen tuoli
Taloyhtiön huollon onnistuminen perustuu kolmen toimijan saumattomaan yhteistyöhön: hallitukseen, isännöitsijään ja huoltoon. Tätä kokonaisuutta voi hyvin verrata kolmijalkaiseen tuoliin.
Kolmijalkaisen tuolin idea on yksinkertainen: jos yksikin jalka on heikko, epätasainen tai katkennut, koko tuoli horjuu tai kaatuu.
Sama pätee taloyhtiön huoltoon:
- – Hallituksen jalka määrittää suunnan, tavoitteet ja palvelutason.
- – Isännöitsijän jalka huolehtii sopimuksista, valvonnasta ja käytännön toteutuksesta.
- – Huollon jalka tekee sovitut työt ja raportoi havainnoistaan.
Kun kaikki kolme jalkaa ovat kunnossa ja tukevasti paikoillaan, taloyhtiön arki on vakaalla pohjalla. Mutta jos jokin jalka pettää – esimerkiksi viestintä katkeaa, sopimukset ovat epäselviä tai huolto ei saa tarvittavia ohjeita – koko kokonaisuus alkaa horjua.
Kolmijalkainen tuoli ei pysy pystyssä sattumalta. Eikä pysy taloyhtiön huoltokaan.
Laatu ja säästö eivät kulje käsi kädessä
Taloyhtiön huolto on investointi kiinteistön arvoon, turvallisuuteen ja asumisviihtyvyyteen. Laadukas huolto maksaa, mutta se myös ehkäisee kalliita vahinkoja. Halvin vaihtoehto ei yleensä ole paras – eikä se pitkällä aikavälillä edes säästä rahaa.
Hallituksen tehtävä on tehdä tietoinen päätös siitä, millaista palvelutasoa taloyhtiö haluaa. On rehellistä todeta, että:
- – jos halutaan laatua, se maksaa
- – jos halutaan säästöjä, se näkyy palvelutasossa
Tärkeintä on, että valinnat tehdään tietoisesti, ei vahingossa.
Jos hallitus epäröi, onko yhtiön huolto toimiva, on viisasta keskustella ensin isännöitsijän kanssa ja tiedustella isännöitsijän näkemystä asiaan. Isännöitsijän ja huollon välillä on aina paljon yhteistyötä, jopa viikkotasolla, joka ei näy asukkaille eikä osakkaille, eikä aina hallituksellekaan. Arjessa tapahtuu paljon asioita, joita huolto ja isännöitsijä ratkoo taustalla arjen sujumiseksi. Huolto on myös isännöitsijän erittäin tärkeä kumppani.
Selkeä sopimus on taloyhtiön paras turva
Hyvä huoltosopimus on kuin käyttöohje taloyhtiön arkeen. Sen tulee kertoa:
- – mitä huolto tekee
- – milloin se tekee
- – kuka vastaa mistäkin
- – miten laatua valvotaan
- – miten hinnat tarkistetaan
- – keihin ollaan yhteydessä eri tilanteissa
Kun sopimus on selkeä, väärinkäsityksille ei jää tilaa. Ja kun sopimus on ajan tasalla, se palvelee myös tulevia hallituksia ja asukkaita.
Todettakoon myös, että kun arjessa kaikki sujuu, sopimus on usein sellainen, ettei sitä tarvitse arjessa jatkuvasti lukea eikä esille nostaa. Osapuolten sitoutuneisuus hoitaa asiat asiakkaan toivomalla tavalla on kuitenkin aina se päällimmäinen arjen sujumisen tae.
Avoin keskustelu ehkäisee ongelmat ennen kuin ne syntyvät
Yhtiön johdon toive on, että asukkaat ja osakkaat kertovat havainnoistaan ja palautteestaan viipymättä. Mitä nopeammin tieto kulkee, sitä nopeammin siihen voidaan reagoida.
Avoin keskustelu huollon, isännöinnin ja hallituksen välillä on paras tapa varmistaa, että:
- – palvelut vastaavat tarpeita
- – ongelmat eivät kasaannu
- – sopimukset pysyvät ajan tasalla
- – taloyhtiön arki sujuu
Pitkäaikainen tyytymättömyys ei korjaannu itsestään. Mutta avoin keskustelu korjaa paljon.
Lopuksi: huolto on taloyhtiön sydän – pidetään siitä huolta
Huoltoyhtiöt tekevät arvokasta työtä, mutta paras lopputulos syntyy vain silloin, kun yhteistyö on avointa, säännöllistä ja selkeästi dokumentoitua.
Taloyhtiön hallituksen tehtävä on varmistaa, että taloyhtiö saa juuri ne palvelut, joita se tarvitsee – ja että ne toteutuvat sovitulla tavalla. Siksi sopimuksista, palvelutasosta ja tarpeista on tärkeää puhua ääneen, säännöllisesti ja ennakoivasti.
Kun huolto toimii, taloyhtiö toimii. Ja kun taloyhtiö toimii, asuminen on turvallista, sujuvaa ja viihtyisää. Kas onni on, kun taloyhtiötä on kohdannut huoltoyhtiöonni. On löytynyt hyvä huoltoyhtiö ja tuttu huoltomies kohteessa piipahtaessaan huomaamattomasti huolehtii myös iloa kohtaamisissa talon asukkaille ja osakkaille, jotka hän jo on oppinut tuntemaan. Tuttua ja turvallista. Kasvollista palvelua.
Haluatko kommentoida blogia? Luo tunnus ja kirjaudu sisään.
Luo tunnus Kirjaudu sisään